（旧版）Excel住所録の作り方【STEP 1：Excel 住所録の仕組みづくり】

まずは1行目の各セルに、住所録の「項目名」を入力します。
この時、「氏名」の項目以外に、「姓」と「名」の項目も作っておくと、住所録完成後、この住所録を使って、Wordではがき・ラベルの宛名印刷や、文書への差し込み印刷をする時に何かと重宝します。
また、住所は「住所1」と「住所2」という風に分けておくことで、これまたこの住所録を使って、Wordではがき・ラベルの宛名印刷や、文書への差し込み印刷をする時に、見栄えが整えやすいという利点があります。
そして、今回の住所録改訂版の、最初の改良点となるのが、青い丸印の部分！
「No」の項目を作っておくと、やってしまってから気付く、ある「並べ替え時の不満」を予め防止することができます。
また、「住所1」と「住所2」以外に、「住所A」と「住所B」の項目を作ること。
これらの項目を作る理由は、後ほどご説明します。
特に住所に関しては、「住所A」と「住所B」、そして「住所1」と「住所2」は、4項目とも必ず必要です。
どれかが欠けると、今回の住所録改訂版の改良点の大きなポイントが無くなってしまうので、4項目とも作ります。

「日本語入力をオンにし忘れてうっかり入力」といったことを防ぐために、選択したセルによって、日本語入力のオン／オフが自動で切り替わるように設定します。
「氏名」「姓」「名」「住所A」「住所B」「住所2」の欄は、日本語入力がオンの、「ひらがな」入力モードで入力したい欄なので、これらのセルを選択すると、自動でそう切り替わるように設定してみます。
ちなみに、「住所1」の欄は、手入力するセルではありませんので、選択しなくて大丈夫です。
そして、設定は、1件目のデータを入力するセルだけでOK。（理由は後でご説明します。）
1件目のデータを入力する行の、「氏名」「姓」「名」「住所A」「住所B」「住所2」のセルを選択します。

［データ］タブ、［データツール］グループの［データの入力規則］ボタンをクリックします。
この時、ボタンは絵柄の部分と［▼］の部分の、2層構造になっているので、絵柄の方のボタン（［▼］じゃない方のボタン）をクリックします。

今度は、「No」と「電話番号」のセル。
これらのセルは、漢字などに変換する必要が無い、数字を入力するセルなので、日本語入力はオフがいいです。
というわけで、1件目のデータを入力する行の、「No」と「電話番号」のセルを選択し、

先ほど同様、［データ］タブ、［データツール］グループの［データの入力規則］ボタンをクリックします。
この時も、ボタンは絵柄の部分と［▼］の部分の、2層構造になっているので、絵柄の方のボタン（［▼］じゃない方のボタン）をクリックします。

これ位かな〜という、何となくの幅で大丈夫です。
そして、実際のデータを入力した後など、列幅が足りないなと思った時に、いつでも広げてください。

また、「住所A」には、県・市・町の名前まで、「住所B」には、番地を入力しますので、だいたいそれ位の列幅にします。
そして「住所1」には、「住所A」と「住所B」のデータをくっつけたものを、後で数式を使って表示させます。
というわけで、「住所1」は、「住所A」の列幅と「住所B」の列幅を合わせた位の幅にしておきます。
もちろん、「何となくこれ位かな」の目分量で大丈夫ですヨ。

「住所2」には、マンション名などの建物名を入力しますので、だいたいそれ位の列幅にします。

表示されたダイアログボックスの左側で［詳細設定］を選択し、その右側に表示された［Enter］キーを押した後のセルの移動方向の設定を「右」に変更します。
最後にダイアログボックス右下の［OK］ボタンをクリックします。

「フリガナ」、「姓」、「名」、「郵便番号」欄への入力は、後でExcelの機能を使って埋めますので、入力する必要はありません。

その郵便番号に該当する住所に変換できます。
この「住所A」欄には、郵便番号で変換できた部分だけを入力し、残りの住所は次の欄に入力します。

「住所B」欄には、「住所A」の残りを入力しますが、マンション名などの建物名は「住所2」欄に入力します。
ここで大切なポイント！
住所録データの英数字は半角で入力するのがオススメです。
特にここまでで入力した「住所A」「住所B」、そしてこの後に入力する「住所2」欄のデータを使ってWordのはがき宛名印刷をする際に、半角で入力された数字なら、自動的に漢数字に変換できるからなんです。

「住所1」欄には、住所録完成後、後々Wordではがき宛名印刷を行った時に綺麗なレイアウトになるよう、「住所A」と「住所B」のデータをくっつけたものを表示させますが、その設定は後で行いますので、今は何も入力せずに先に進みます。

「住所2」欄には、マンション名などの建物名を入力します。
もちろん、建物名が無ければ、この欄に入力する必要はありません。

電話番号は普通に入力します。

「連名敬称」欄の設定は後で行いますので、今は何も入力しません。

B2番地に入力された「氏名」のデータを元に、フリガナが表示されるよう、PHONETIC関数を設定します。
設定方法が分からない方は「ふりがなを表示！PHONETIC関数」をご覧ください。

C2番地にフリガナを表示させることができました！
C2番地を選択した状態で数式バーを見ると、設定した数式の中身を確認できます。

今回設定した数式は、このようになります。

1件目の「郵便番号」欄であるF2番地を選択し、［関数の挿入］ボタンをクリック。
ここから、ASC関数とPHONETIC関数の設定をします。
設定の方法は、「関数で住所を郵便番号に変換！」で詳しくご紹介していますが、

このセルに設定する数式は、このようになります。

「住所A」のデータを元に、ASC関数とPHONETIC関数を使って、「郵便番号」を表示させることができました。

「住所1」には、「＆」を使って、「住所A」と「住所B」のデータをくっつけたものを表示させます。

というわけで、1件目の「住所1」欄であるI2番地には、1件目の「住所A」欄であるG2番地のデータと、1件目の「住所B」欄であるH2番地のデータをくっつけて表示させたいわけですから、

「住所A」と「住所B」のデータをくっつけたものを表示させることができました。

「連名敬称」欄には、IF関数を使って、「連名」が入力されていないときには空白（何も表示されない）に、「連名」が入力されているときには、自動的に「様」が表示されるようにしていきます。

というわけで、IF関数と、IF関数で空白を表現することを組み合わせて、数式はこのようになります。

「連名」が空白の場合は空白に、

「連名」が空白じゃない場合には、「様」が表示されるように設定できました！

「姓」と「名」欄には、まだ何も設定していませんが、これは住所録に全データを入力し終わった後、あっという間に全ての欄を埋める方法があるので、今は何もしなくてOKです。