IF関数の使い方[初心者さんのためのIF関数の基本]

解説記事内の画像はExcel 2019のものですが、操作方法は下記のバージョンで同じです。
  • Excel 2019, 2016, 2013, 2010
  • Office 365
Office 365は、バージョン1908と、バージョン2005で動作確認しています。

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IF関数とは、

この条件に合っていたら、これ表示、そうじゃなければ これ表示

と、条件に合っているか、合っていないかで、表示させるものを変える関数。
「イフかんすう」と読みます。

IF関数の数式はこのようになりますが、このページでは、初心者の方がIF関数をスラスラ使えるよう、これをもっとかみ砕いて解説してまいります!

=IF(論理式,値が真の場合,値が偽の場合)

論理式条件を指定
値が真の場合条件に合っていた場合に表示したいものを指定
値が偽の場合条件に合わなかった場合に表示したいものを指定

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IF関数の基本の使い方

販売個数の目標と実績をまとめた表 この表は、各担当者ごとに、キャンペーン商品を何個売ったのか、その目標と実績をまとめたものです。

表のD列「販売会議」の欄 この会社では、キャンペーン商品の販売実績が150個以下だった担当者は、販売会議に出席しなければなりません。
そこで、D列の「販売会議」の欄に、

実績が150以下」だったら「要出席」、そうじゃなければ「任意

と表示されるように設定してみます。

IF関数を設定したい欄の先頭のセルを選択 まずは条件によって「要出席」「任意」のどちらかを表示させたい欄の、先頭のセルD4番地をを選択します。
D4番地は、「阿部さん」の結果を表示させる欄ですね。

[関数の挿入]ボタンをクリック D4番地を選択後、数式バーにある[関数の挿入]ボタンをクリックすると、

[関数の挿入]ダイアログボックスで「IF」を選択 関数を指定するためのダイアログボックスが表示されます。
[関数の分類]で「すべて表示」を選択すると、すべての関数が[関数名]欄にABC順で表示されます。
今回はIF関数を使いたいので、一覧から「IF」をクリックで選択し、[OK]ボタンをクリックします。
ちなみに、この一覧から「IF」を選択する際、「IF」の頭文字である「I」のところまで、一瞬でスクロールする技を使うと便利です。

IF関数の引数[論理式][値が真の場合][値が偽の場合] 更に表示されたダイアログボックスで、IF関数の設定をしていきます。
IF関数で設定するのは[論理式][値が真の場合][値が偽の場合]の3つ。
【Excel 2013・2010】
Excel 2013と2010では、[論理式][真の場合][偽の場合]となります。
[真の場合]と[偽の場合]は、Excel 2016以降の[値が真の場合]と[値が偽の場合]と同じです。
このページでは[値が真の場合]と[値が偽の場合]の名前で解説していきますが、使い方は同じです。

[論理式] まずは[論理式]から。
この[論理式]には、「(もし)●●が××だったら」という、条件部分を設定します。
今回設定したい、

「実績が150以下」だったら「要出席」、そうじゃなければ「任意」

という処理のうち、条件部分は、

「実績が150以下」だったら

の部分です。

今、数式を設定しているのは、「阿部さん」の欄 そして今、数式を設定しているのは、「阿部さん」の欄。

阿部さんの実績(C4番地)が判断の基準となるセル ですので、

「阿部さんの実績」が「150以下」だったら

という条件を設定したいことになります。
「阿部さんの実績」はC4番地にあるので、

「C4番地」が「150以下」だったら

と指定したい。
ところがExcelって、こういう文章を理解できないので、Excelが理解できる「数式」という形で指定する必要があるんです。

そこで問題になってくるのが、「以上」や「以下」という表現。
これらは、「>」「<」といった記号と、「=」の記号を組み合わせて表現します。

> C4>150 C4番地のデータが150より大きい
>= C4>=150 C4番地のデータが150以上
< C4<150 C4番地のデータが150より小さい(未満)
<= C4<=150 C4番地のデータが150以下
= C4=150 C4番地のデータが150と等しい(同じ)
<> C4<>150 C4番地のデータが150と等しくない(同じじゃない)

「以上」と「より大きい」、「以下」と「より小さい」の違いはとっても大切。
「150以下」と設定すれば、150ジャストは含まれることになりますし、「150より小さい」と設定すれば150ジャストは含まれません。
この違いを軽視してはいけませんヨ。

というわけで、「C4番地が150以下だったら」の文章を、Excelが理解できる数式で表すと、

C4<=150

となります!
それでは、この条件部分の数式を設定していきましょう!

[論理式]に文字カーソルがある 条件を設定する欄は[論理式]なので、[論理式]に文字カーソルがあることを確認し、

C4番地をクリックして[論理式]に「C4」と設定 C4番地をクリックすると、[論理式]に「C4」と設定することができました。

「<=150」を入力 続いて「150以下」を意味する「<=150」を入力しますが、Excelでは、数式内の記号と数字は半角で入力するというお約束があるんです。
日本語入力OFFで入力すると、半角で入力できます。

キーボードの[<]キー<」は、[Shift]キーを押したまま図のキーを、

キーボードの[=]キー=」は、[Shift]キーを押したまま、図のキーを押すと入力できます。

IF関数の条件設定 完了 これで、「阿部さんの実績(C4番地)が150以下だったら」という条件部分を設定することができました!

[論理式]欄に文字カーソルがある 次は[値が真の場合]欄を設定したいので、[値が真の場合]欄に文字カーソルを移したいです。
でも、現在は[論理式]欄に文字カーソルがあるので、そのまま、

キーボードの[Tab]キー キーボードの[Tab]キーを押します。
[Tab]キーは、次の項目に移りたいときに使うキーです。

[値が真の場合]欄でクリック また、[値が真の場合]欄でクリックしても、文字カーソルを[値が真の場合]欄に移せます。

[値が真の場合] [値が真の場合]欄に文字カーソルを移すことができました!
この[値が真の場合]に設定するのは、[論理式]に設定した条件に該当していた場合に、なんと表示させたいか
今回は、条件に該当していた場合「要出席」と表示させたいわけですから、「要出席」と入力することになります。
が!しかーし!

数式内の文字は、その前後をダブルクォーテーションで囲む Excelでは、数式内の文字は、その前後をダブルクォーテーションで囲むというお約束があるんです!
しかも、数式内の記号は半角で入力することもお約束ですので、ダブルクォーテーションも半角で入力します。
というわけで「 "要出席" 」と入力したいわけですが、入力方法に不安がある方も大丈夫。

ダブルクォーテーションのキー 半角ダブルクォーテーションは、日本語入力OFFの状態で、[Shift]キーを押したまま、図のキーを押すと入力できます。

ダブルクォーテーションを予め2つとも入力 入力の仕方は様々ですが、私の場合は、日本語入力OFFの状態で、文字の最初と最後にくる半角ダブルクォーテーションを予め2つとも入力してしまい、

キーボードの[←]キー その後、キーボードの[←]キーで、

文字カーソルを2つのダブルクォーテーションの間に動かす 文字カーソルを2つのダブルクォーテーションの間に動かし、

残りの文字を入力 日本語入力をONにして、残りの文字を入力しています。
もちろん、最初のダブルクォーテーションを入力、文字を入力、最後のダブルクォーテーションを入力、という風に順番に入力していっても構いません。

[論理式]と[値が真の場合]の設定 完了 これで、[論理式]と[値が真の場合]の設定が終わったので、

「阿部さんの実績(C4番地)が150以下」だったら「要出席」、

のところまで設定することができました。

[値が真の場合]欄に文字カーソルがある 次は[値が偽の場合]欄を設定したいので、[値が偽の場合]欄に文字カーソルを移したいです。
でも、現在は[値が真の場合]欄に文字カーソルがあるので、そのまま、

キーボードの[Tab]キー キーボードの[Tab]キーを押します。
[Tab]キーは、次の項目に移りたいときに使うキーです。

[値が偽の場合]欄でクリック また、[値が偽の場合]欄でクリックしても、文字カーソルを[値が偽の場合]欄に移せます。

[値が偽の場合]欄に文字カーソルを移した [値が偽の場合]欄に文字カーソルを移すことができました!
この[値が偽の場合]に設定するのは、[論理式]に設定した条件に該当しなかった場合に、なんと表示させたいか
今回は、条件に該当しなかった場合「任意」と表示させたいわけですから、「任意」と入力することになります。
が!しかーし!

先ほどのお約束、お忘れではないですね?

  • 数式内の記号は半角で入力
  • 数式内の文字は、その前後をダブルクォーテーションで囲む

でしたので、

数式内の文字は、その前後を半角ダブルクォーテーションで囲む"任意" 」と、文字の前後を半角ダブルクォーテーションで囲んで入力することになります。
この入力の仕方を、再びご紹介しておくと、

ダブルクォーテーションのキー 半角ダブルクォーテーションは、日本語入力OFFの状態で、[Shift]キーを押したまま、図のキーを押すと入力できます。

ダブルクォーテーションを予め2つとも入力 入力の仕方は様々ですが、私の場合は、日本語入力OFFの状態で、文字の最初と最後にくる半角ダブルクォーテーションを予め2つとも入力してしまい、

キーボードの[←]キー その後、キーボードの[←]キーで、

文字カーソルを2つのダブルクォーテーションの間に動かす 文字カーソルを2つのダブルクォーテーションの間に動かし、

残りの文字を入力 日本語入力をONにして、残りの文字を入力しています。
もちろん、最初のダブルクォーテーションを入力、文字を入力、最後のダブルクォーテーションを入力、という風に順番に入力していっても構いません。

[論理式][値が真の場合][値が偽の場合]すべて設定完了 これで、[論理式][値が真の場合][値が偽の場合]、すべての設定が終わったので、

「阿部さんの実績(C4番地)が150以下」だったら「要出席」、そうじゃなければ「任意」

とすることができました。

[OK]ボタン 最後に、ダイアログボックス右下の[OK]ボタンをクリックすると、

IF関数の設定完了 IF関数が阿部さんの実績を判断して、「要出席」か「任意」の文字を自動で表示するよう設定できました!
今、阿部さんの実績は150以下になっていて、設定した条件に合っているので、「要出席」が結果表示されています!

オートフィルで数式をコピー 残りのセルにも同様の数式を設定したいので、オートフィルで数式をコピーします。
オートフィルで数式をコピーって、どういう意味?」という方は、IF関数よりもそっちの方が超大切なので、このまま先に進まず、まずは「数式をコピー!「ずれる」を極める」をご覧ください。

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IF関数の覚え方は「セリフ」で

IF関数の引数[論理式][値が真の場合][値が偽の場合] その関数が動作を行うために必要な情報を「引数(ひきすう)」と言います。
IF関数では、[論理式][値が真の場合][値が偽の場合]の3つの欄を設定したので、IF関数には引数が3つあることになります。

セルを選択してIF関数の数式を確認 先ほどIF関数を設定したD4番地を選択して数式バーを見ると、設定した数式の内容を確認できます。

数式の各引数はカンマで区切られている 数式の各引数は、カンマで区切られています。
この数式をキーボードで手入力しても、IF関数を設定できるのですが、分かりやすく設定するために、このページではダイアログボックスを使った方法で、IF関数を設定しています。
そして、こうした引数を[論理式]とか[値が真の場合]とか、小難しい名前で覚えるのは苦痛でしかないので、いっそのことセリフで覚えてしまいましょう!

もし、●●が××だったら、これ表示、そうじゃなければこれ表示 「もし、●●が××だったら、これ表示、そうじゃなければ これ表示」と覚えれば楽チンです!

自動的に表示が変わるのがIF関数

高島さんのIF関数の判定 現在、高島さんの実績は「98」。
「実績が150以下だったら」という条件を満たしているので、IF関数を設定したD10番地には「要出席」と表示されています。

高島さんの実績を変更 ここで試しに、高島さんの実績を「160」に変更してみることにしましょう。
高島さんの実績が入力されているC10番地を選択し、「160」と入力。
セルの中に文字カーソルが点滅している状態では「まだこのセルに入力しますよ」という意味なので、文字カーソルが表示されなくなるまでキーボードの[Enter]キーで確定すると、

IF関数の判定結果が変わった 高島さんの実績を「160」に変更したことで、「実績が150以下だったら」という条件に当てはまらなくなったので、IF関数を設定していたD10番地が、条件に合っていないときに表示される「任意」に、自動的に変わりました!
これがIF関数の醍醐味です!

IF関数の修正

D4番地に設定したIF関数IF関数の基本の使い方」の章でD4番地に設定したIF関数は、

「阿部さんの実績(C4番地)が150以下」だったら、「要出席」、そうじゃなければ「任意」

という数式でした。
この数式の「150」の部分を、「目標」に修正して、

「阿部さんの実績(C4番地)が阿部さんの目標(B4番地)以下」だったら、「要出席」、そうじゃなければ「任意」

に変更してみましょう。

[関数の挿入]ボタン すでに設定してある数式を修正したい場合には、数式を修正したいセルを選択し、[関数の挿入]ボタンをクリックします。

[論理式]欄のすべての文字が選択されている ダイアログボックスが表示され、各引数欄には、既に設定してある内容が表示されます。
今回修正したいのは、[論理式]欄の「150」の部分なのですが、現在は[論理式]欄のすべての文字が選択されている状態なので、文字を消そうとキーボードの[BackSpace]キーなどを押してしまうと、選択されている文字すべてが消えてしまいます。

マウスポインターが「I」の形でクリック そこで、「150」の後ろで、マウスポインターが「I」の形でクリックすると、

文字カーソルが「150」の後ろに入る 文字カーソルが「150」の後ろに入るので、キーボードの[BackSpace]キーをポンッポンッと押して、

「150」を消す 「150」を消します。
「=」の後ろに文字カーソルがあることを確認して、

数式を「B4」に修正 阿部さんの目標のセルであるB4番地をクリックすれば、文字カーソルのある位置にB4と設定することができました。
これで、

「阿部さんの実績(C4番地)」が「阿部さんの目標(B4番地)以下」だったら、

という修正ができたので、最後にダイアログボックス右下の[OK]ボタンをクリックします。

数式の修正で判定結果が変わった 修正前は条件に該当していたので「要出席」だったのですが、修正後は条件に該当しなくなったので「任意」に変わりました!

オートフィルで数式をコピー 残りのセルはまだ修正前の数式のままなので、修正した数式にすべく、オートフィルで数式をコピーします。

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ダブルクォーテーションで囲むのは、あくまでも「文字」

[値が真の場合]と[値が偽の場合] さて、今回、[値が真の場合]と[値が偽の場合]にはいずれも文字を設定したため、

数式内に文字を設定する場合には、その文字の前後を半角ダブルクォーテーションで囲む

というお約束にのっとり、

数式内の文字の前後を半角ダブルクォーテーションで囲んた 「要出席」と「任意」の文字の前後を半角ダブルクォーテーションで囲みました。

数字はダブルクォーテーションで囲む必要はない ですが、もし条件に合っているかどうかで表示させたいものが、文字ではなく数字の場合には、数字は文字ではないので、ダブルクォーテーションで囲む必要はありません。

IF関数でよくある失敗

さて、このIF関数、自動的に表示を変えてくれるので、それはそれは使う頻度の高い関数です。
ですが、IF関数って苦手という方がいらっしゃるのも事実。
そんな方に多い失敗が、主語を忘れる

IF関数の[論理式]には、「●●が××だったら」の部分を指定するわけですが、そのうちの「●●が」を忘れてしまうんです。

[論理式]の正しい設定 例えば、本来なら
C4<=B4
と設定しなければいけないところを、

[論理式]に主語がない 主語を忘れて、
<=B4
と、主語を入れずに設定してしまうわけです。
どうしても「以上」とか「以下」とかそういった記号に気を取られてしまって、いきなり記号から入力してしまう例を本当に良く見かけます。
もし、主語を忘れて[論理式]を設定していた場合、最後の[OK]ボタンをクリックすると、

数式のエラーメッセージ 【Excel 2019・2016・2013 / Office 365】
このようなメッセージが表示されてしまいます。
[OK]ボタンをクリックすると、

数式のエラーメッセージ 【Excel 2010】
このようなメッセージが表示されてしまいます。
[OK]ボタンをクリックすると、

数式バーで数式を直接編集 数式バーに表示されている数式の、該当部分で文字カーソルが点滅するので、ここで直接、主語にあたるものを入力後、キーボードの[Enter]キーを押して数式を確定してもいいですし、良く分からなければ、

[関数の挿入]ボタンをクリック [関数の挿入]ボタンをクリックすると、

[関数の挿入]ボタンをクリック 再び設定時のダイアログボックスが表示されるので、「IF関数の修正」の章の要領で主語を指定し、正しい数式に直します。

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IF関数 まとめ

IF関数を覚えるセリフ「もし ●●が××だったら、これ表示、そうじゃなければ これ表示」 さぁ、ここまででIF関数の基本をがっちりご紹介しました!
IF関数はセリフで覚えてしまえばよかったですね。

もし ●●が××だったら、これ表示、そうじゃなければ これ表示

そして、とっても大切なポイントはこれ!

  • 数式内では、数字や記号は半角で入力する
  • 数式内に文字を設定する場合には、その文字の前後をダブルクォーテーションで囲む
  • [論理式]の「○○が××だったら」で、主語の「○○が」を忘れない

実は、IF関数を完璧に使いこなすためには、あともうちょっとだけ知識が必要なんです!
続きは「IF関数で使う「空白」代表的パターンを制覇!」をご覧ください!

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