IF関数の使い方 完璧マスター!

解説記事内の画像はExcel 2016のものですが、操作方法は下記のバージョンで同じです。
  • Excel 2016, 2013, 2010

「もし○○だったら、セルに××と表示させたい」
のように、条件に合っていたときと合わなかったときとで、セルに表示させるものを変えたいときに使うのが、IF関数
「イフ関数」と読みます。

IF関数の使い方 完璧マスター!01 今回は、各担当者ごとに、キャンペーン商品を何個売ったのか、その目標と実績をまとめた表を使って、IF関数を徹底解説します!

IF関数の使い方 完璧マスター!02 まずはD列の「販売会議」の欄。
この会社では、キャンペーン商品の販売個数が150個以下だった担当者は、販売会議に出席しなければなりません。
そこで、D列の「販売会議」の欄に、

「実績が150以下」だったら「要出席」、そうじゃなければ「任意」

と表示されるように設定してみます。

IF関数の使い方 完璧マスター!03 まずは条件によって「要出席」「任意」のどちらかを表示させたい欄の、先頭のセルを選択します。
今回それを表示させたい欄は、D4からD10番地までなので、その先頭であるD4番地を選択します。
D4番地は、「阿部さん」の結果を表示させる欄ですね。

IF関数の使い方 完璧マスター!04 D4番地を選択後、数式バーにある[関数の挿入]ボタンをクリックすると、

IF関数の使い方 完璧マスター!05 関数を指定するためのダイアログボックスが表示されます。
[関数の分類]で「すべて表示」を選択すると、すべての関数が[関数名]欄にABC順で表示されます。
今回はIF関数を使いたいので、一覧から「IF」をクリックで選択し、[OK]ボタンをクリックします。
ちなみに、この一覧から「IF」を選択する際、「IF」の頭文字である「I」のところまで、一瞬でスクロールする技を使うと便利です。

IF関数の使い方 完璧マスター!06 前のダイアログボックスで「IF」を選択して[OK]ボタンをクリックすると、このようなダイアログボックスが表示されます。
IF関数で設定するのは[論理式][真の場合][偽の場合]の3つ。

IF関数の使い方 完璧マスター!07 まずは[論理式]から。
この[論理式]には、「(もし)○○が××だったら」という、条件部分を設定します。

今回設定したい、

「実績が150以下」だったら「要出席」、そうじゃなければ「任意」

という処理のうち、条件部分は、

「実績が150以下」だったら

の部分です。
ですが、これをそのまま上記のように文章で入力したところでExcelさんは理解できないので、Excelさんが理解できる数式で表現します。

IF関数の使い方 完璧マスター!83 現在、IF関数によって表示を変えるべく設定しているのは、「阿部さん」の欄。
ということは、ここには

「阿部さんの実績」が「150以下」だったら

という条件を設定したいことになります。

IF関数の使い方 完璧マスター!08 「阿部さんの実績」はC4番地。

IF関数の使い方 完璧マスター!09 そこで、[論理式]に文字カーソルが入った状態で、

IF関数の使い方 完璧マスター!10 C4番地をクリックすると、[論理式]に「C4」と設定することができました。

そして、「以上」や「以下」を表すときには、「>」「<」といった記号と、「=」の記号を組み合わせて表現します。
これらの記号は半角で入力します。

> C4>150 C4番地のデータが150より大きい
>= C4>=150 C4番地のデータが150以上
< C4<150 C4番地のデータが150より小さい(未満)
<= C4<=150 C4番地のデータが150以下
= C4=150 C4番地のデータが150と等しい(同じ)
<> C4<>150 C4番地のデータが150と等しくない(同じじゃない)

となるので、

C4<=150

とすれば、「C4番地のデータが150以下」という表現になります。
では、早速これを入力していくことにしましょう。

IF関数の使い方 完璧マスター!11 [論理式]欄の「C4」の後ろに文字カーソルがある状態で、

IF関数の使い方 完璧マスター!12 残りの「 <=150 」を入力しますが、数式内の記号や数字は半角で入力しますので、日本語入力OFFの状態で、「 <=150 」を入力します。
これで、「阿部さんの実績(C4番地)が150以下だったら」という条件部分を設定することができました!

IF関数の使い方 完璧マスター!13 次は[真の場合]欄を設定したいので、[真の場合]欄に文字カーソルを移したいです。
現在は[論理式]欄に文字カーソルがありますが、そのまま

IF関数の使い方 完璧マスター!82 キーボードの[Tab]キーを押します。
[Tab]キーは、次の項目に移りたいときに使うキーです。

IF関数の使い方 完璧マスター!14 [真の場合]欄に文字カーソルを移すことができました!

IF関数の使い方 完璧マスター!15 もちろん、[真の場合]欄でクリックしても、文字カーソルを移すことができます。

IF関数の使い方 完璧マスター!16 さて、[真の場合]に設定するのは、[論理式]に設定した条件に該当していた場合に、なんと表示させたいか
今回は、条件に該当していた場合「要出席」と表示させたいわけですから、素直に「要出席」と入力します。
ですがここに、とてもとても大切なポイントが!

Excelでは、数式内に文字を設定する場合には、その文字の前後をダブルクォーテーションで囲むというお約束があります!
しかも、数式内の記号は半角で入力しますので、もちろんダブルクォーテーションも半角で入力します。
というわけで「 "要出席" 」と入力することになります。

IF関数の使い方 完璧マスター!80 半角のダブルクォーテーションは、日本語入力OFFの状態で、[Shift]キーを押したまま、図のキーを押すと入力できます。

IF関数の使い方 完璧マスター!17 入力の仕方は様々ですが、私の場合は、日本語入力OFFの状態で、文字の最初と最後にくる半角ダブルクォーテーションを予め2つとも入力してしまい、

IF関数の使い方 完璧マスター!81 キーボードの[←]キーで、

IF関数の使い方 完璧マスター!18 文字カーソルを2つのダブルクォーテーションの間に動かし、

IF関数の使い方 完璧マスター!19 日本語入力をONにして、残りの文字を入力しています。
もちろん、最初のダブルクォーテーションを入力、文字を入力、最後のダブルクォーテーションを入力、という風に順番に入力していっても構いません。

IF関数の使い方 完璧マスター!20 これで、[論理式]と[真の場合]の設定が終わったので、

「阿部さんの実績が150以下」だったら「要出席」、

のところまで設定することができました。

IF関数の使い方 完璧マスター!21 次は[偽の場合]欄を設定したいので、[偽の場合]欄に文字カーソルを移したいです。
現在は[真の場合]欄に文字カーソルがあるので、そのまま

IF関数の使い方 完璧マスター!82 キーボードの[Tab]キーを押します。
[Tab]キーは、次の項目に移りたいときに使うキーです。

IF関数の使い方 完璧マスター!22 すると、[偽の場合]欄に文字カーソルを移すことができました!

IF関数の使い方 完璧マスター!23 もちろん、[偽の場合]欄でクリックしても、文字カーソルを移すことができます。

IF関数の使い方 完璧マスター!24 さて、[偽の場合]に設定するのは、[論理式]に設定した条件に当てはまらなかった場合に、なんと表示させたいか
今回は、条件に当てはまらないときには「任意」と表示させたいわけですが、数式内に文字を設定する場合には、その文字の前後を半角ダブルクォーテーションで囲むというお約束がありました。
というわけで「 "任意" 」と入力することになります。

IF関数の使い方 完璧マスター!80 半角のダブルクォーテーションは、日本語入力OFFの状態で、[Shift]キーを押したまま、図のキーを押すと入力できます。

IF関数の使い方 完璧マスター!25 入力の仕方は様々ですが、再び私が入力する場合をご紹介すると、日本語入力OFFの状態で、予め最初と最後のダブルクォーテーションを2つとも入力してしまい、

IF関数の使い方 完璧マスター!81 キーボードの[←]キーで、

IF関数の使い方 完璧マスター!26 文字カーソルを2つのダブルクォーテーションの間に動かし、

IF関数の使い方 完璧マスター!27 日本語入力をONにして、残りの文字を入力しています。
もちろん、最初のダブルクォーテーションを入力、文字を入力、最後のダブルクォーテーションを入力、という風に順番に入力していっても構いません。

IF関数の使い方 完璧マスター!28 これで、[論理式][真の場合][偽の場合]、すべての設定が終わったので、

「阿部さんの実績が150以下」だったら「要出席」、そうじゃなければ「任意」

とすることができました。

IF関数の使い方 完璧マスター!29 最後に、ダイアログボックス右下の[OK]ボタンをクリックすると、

IF関数の使い方 完璧マスター!30 阿部さんの実績によって、「要出席」と「任意」の文字が切り替わるように設定できました!
今は実績が150以下になっていて、設定した条件に合っているので、条件に合っているときに表示されるようにした「要出席」と表示されています!

IF関数の使い方 完璧マスター!31 残りのセルにも同様の数式を設定したいので、オートフィルで数式をコピーします。
オートフィルで数式をコピーって、どういう意味?という方は、IF関数よりもそっちの方が超大切なので、このまま先に進まず、まずは「数式がずれる!数式のコピーに欠かせない相対参照の仕組み」をご覧ください。

IF関数をセリフで覚える

IF関数の使い方 完璧マスター!28 その関数が動作を行うために必要な情報を「引数(ひきすう)」と言います。
先ほど、このように[論理式][真の場合][偽の場合]と、3つの欄を設定したので、IF関数には引数が3つあることになります。

IF関数の使い方 完璧マスター!32 ここで、その設定をしたばかりのD4番地を選択して数式バーを見てみると、この設定によって入力した具体的な数式を確認することができます。

IF関数の使い方 完璧マスター!33 IF関数の数式では、引数をこのように表し、各引数はカンマで区切られていることが分かります。
これらの引数を[論理式]とか[真の場合]とか、小難しい名前で覚えるのは苦痛でしかないので、いっそのことセリフで覚えてしまいましょう!

IF関数の使い方 完璧マスター!34 「もし、○○が××だったら、こうしたい、そうじゃなければこうしたい」と覚えれば楽チンです!

IF関数の使い方 完璧マスター!35 現在、阿部さんの実績は「143」。
「実績が150以下だったら」という条件を満たしているので、IF関数を設定したD4番地には「要出席」と表示されています。

IF関数の使い方 完璧マスター!36 ここで試しに、阿部さんの実績を「190」に変更してみることにしましょう。
阿部さんの実績が入力されているC4番地を選択し、「190」と入力。
セルの中に文字カーソルが点滅している状態では「まだこのセルに入力しますよ」という意味なので、文字カーソルが表示されなくなるまでキーボードの[Enter]キーで確定すると、

IF関数の使い方 完璧マスター!37 阿部さんの実績を「190」に変更したことで、「実績が150以下だったら」という条件に当てはまらなくなったので、IF関数を設定したD4番地が、条件に合っていないときに表示される「任意」に、自動的に変わりました!
これがIF関数の醍醐味です!

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条件にセル同士の比較を設定する

先ほどは、セルに入力されているデータが「150」以下だったらというように、「150」という一定のボーダーラインを条件に設定しました。

IF関数の使い方 完璧マスター!38 今度は、E列の「目標達成」欄に、

「実績が目標以上」だったら、「達成」、そうじゃなければ「未達成」

と表示されるように設定してみます。

IF関数の使い方 完璧マスター!39 「実績」も「目標」も、それぞれセルに入力されているデータなので、今度の条件設定はセル同士を比較するものになります。

IF関数の使い方 完璧マスター!40 まずは条件によって「達成」「未達成」のどちらかを表示させたい欄の、先頭のセルを選択します。
今回それを表示させたい欄は、E4からE10番地までなので、その先頭であるE4番地を選択します。
E4番地は、「阿部さん」の結果を表示させる欄ですね。

IF関数の使い方 完璧マスター!41 E4番地を選択後、数式バーにある[関数の挿入]ボタンをクリックすると、

IF関数の使い方 完璧マスター!42 関数を指定するためのダイアログボックスが表示されます。
最初の時と同じように[関数の分類]で「すべて表示」を選択してもいいですし、先ほど使ったばかりなので[最近使った関数]を選択すると手っ取り早く関数を選べます。
今回もIF関数を使いたいので、一覧から「IF」をクリックで選択し、[OK]ボタンをクリックします。

IF関数の使い方 完璧マスター!07 表示されたダイアログボックスで、IF関数の引数を設定していきましょう。
まずは[論理式]から。
[論理式]は、

もし○○が××だったら、こうしたい、そうじゃなければこうしたい

の、「○○が××だったら」という、条件を設定する欄でした。

今回の条件は、

「実績」が「目標」以上だったら

です。

IF関数の使い方 完璧マスター!43 現在、IF関数によって表示を変えるべく設定しているのは、「阿部さん」の欄。
ということは、ここには

「阿部さんの実績」が「阿部さんの目標」以上だったら

という条件を設定したいことになります。

IF関数の使い方 完璧マスター!44 「阿部さんの実績」はC4番地。
そして、「阿部さんの目標」はB4番地。

そして、「以上」はどのような記号で表現するのか、表を振り返ってみましょう。
これらの記号は半角で入力します。

> C4>B4 C4番地のデータがB4番地のデータより大きい
>= C4>=B4 C4番地のデータがB4番地のデータ以上
< C4<B4 C4番地のデータがB4番地のデータより小さい(未満)
<= C4<=B4 C4番地のデータがB4番地のデータ以下
= C4=150 C4番地のデータがB4番地のデータと等しい(同じ)
<> C4<>B4 C4番地のデータがB4番地のデータと等しくない(同じじゃない)

となるので、

C4>=B4

とすれば、「C4番地のデータがB4番地のデータ以上」という表現になります。

IF関数の使い方 完璧マスター!09 そこで、[論理式]に文字カーソルが入った状態で、

IF関数の使い方 完璧マスター!45 C4番地をクリックすると、[論理式]に「C4」と設定することができました。

IF関数の使い方 完璧マスター!11 [論理式]欄の「C4」の後ろに文字カーソルがある状態で、

IF関数の使い方 完璧マスター!46 >= を入力しますが、数式内の記号は半角で入力しますので、日本語入力OFFの状態で、>=を入力します。
更に、記号の後ろに文字カーソルがある状態で、

IF関数の使い方 完璧マスター!47 「阿部さんの目標」であるB4番地をクリックすると、「以上」を表す記号の後ろに「B4」と設定することができました。

IF関数の使い方 完璧マスター!48 これで、「C4番地がB4番地以上だったら」、つまり、「阿部さんの実績が、阿部さんの目標以上だったら」という条件部分を設定することができました!

IF関数の使い方 完璧マスター!49 次は[真の場合]欄を設定したいので、[真の場合]欄に文字カーソルを移したいです。
現在は[論理式]欄に文字カーソルがありますが、そのまま

IF関数の使い方 完璧マスター!82 キーボードの[Tab]キーを押します。
[Tab]キーは、次の項目に移りたいときに使うキーです。

IF関数の使い方 完璧マスター!50 [真の場合]欄に文字カーソルを移すことができました。

IF関数の使い方 完璧マスター!51 もちろん、[真の場合]欄でクリックしても、文字カーソルを移すことができます。

IF関数の使い方 完璧マスター!52 さて、[真の場合]に設定するのは、

もし○○が××だったら、こうしたい、そうじゃなければこうしたい

の、条件に合っていた場合のこうしたい
今回は、条件に合っていた場合「達成」と表示させたいので、「達成」と入力すればいいわけですが、ここに大切なポイントがありました。

Excelでは、数式内に文字を設定する場合には、その文字の前後をダブルクォーテーションで囲むというお約束がありました。
しかも、数式内の記号は半角で入力しますので、もちろんダブルクォーテーションも半角で入力します。
というわけで「 "達成" 」と入力することになります。

IF関数の使い方 完璧マスター!80 半角のダブルクォーテーションは、日本語入力OFFの状態で、[Shift]キーを押したまま、図のキーを押すと入力できました。

IF関数の使い方 完璧マスター!53 入力の仕方は様々ですが、私が入力する場合を繰り返しご紹介しておくと、日本語入力OFFの状態で、予め最初と最後のダブルクォーテーションを2つとも入力してしまった後、

IF関数の使い方 完璧マスター!81 キーボードの[←]キーで、

IF関数の使い方 完璧マスター!54 文字カーソルを2つのダブルクォーテーションの間に動かし、

IF関数の使い方 完璧マスター!55 日本語入力をONにして、残りの文字を入力しています。
もちろん、最初のダブルクォーテーションを入力、文字を入力、最後のダブルクォーテーションを入力、という風に順番に入力していっても構いません。

IF関数の使い方 完璧マスター!56 これで、[論理式]と[真の場合]の設定が終わったので、

「阿部さんの実績が目標以上」だったら「達成」、

のところまで設定することができました。

IF関数の使い方 完璧マスター!57 次は[偽の場合]欄を設定していきましょう。
[偽の場合]欄に文字カーソルを移します。

IF関数の使い方 完璧マスター!58 さて、[偽の場合]に設定するのは、

もし○○が××だったら、こうしたい、そうじゃなければこうしたい

の、「そうじゃなければこうしたい」の部分。
今回は、条件に当てはまらないときには「未達成」と表示させたいです。
更に、数式内に文字を設定する場合には、その文字の前後を半角ダブルクォーテーションで囲むというお約束もちゃんと守り、「 "未達成" 」と入力します。

IF関数の使い方 完璧マスター!59 これで、[論理式][真の場合][偽の場合]、すべての設定が終わったので、

「阿部さんの実績が目標以上」だったら「達成」、そうじゃなければ「未達成」

という設定をすることができました!

IF関数の使い方 完璧マスター!60 最後に、ダイアログボックス右下の[OK]ボタンをクリックすると、

IF関数の使い方 完璧マスター!61 阿部さんの実績と目標を比較して、「達成」と「未達成」の文字が切り替わるように設定できました!
今は実績が目標以上になっているので、条件に合っていた場合の「達成」と表示されています!

IF関数の使い方 完璧マスター!62 残りのセルにも同様の数式を設定したいので、オートフィルで数式をコピーします。
オートフィルで数式をコピーって、どういう意味?という方は、IF関数よりもそっちの方が超大切なので、このまま先に進まず、まずは「数式がずれる!数式のコピーに欠かせない相対参照の仕組み」をご覧ください。

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IF関数のセリフ、もうOKですか?

IF関数の使い方 完璧マスター!59 IF関数には、[論理式][真の場合][偽の場合]という3つの引数(ひきすう)があり、先ほどはこのように設定しました。

IF関数の使い方 完璧マスター!64 また、数式を設定したE4番地を選択して数式バーを見てみると、この設定によって入力した具体的な数式を確認することができました。

IF関数の使い方 完璧マスター!65 IF関数の数式では、引数はこのように表され、各引数はカンマで区切られています。
でも[論理式]とか[真の場合]とか、小難しい名前で覚えるのは大変なので、やっぱりセリフで覚えるのが楽チン。
IF関数のセリフ、もうOKでしょうか?

IF関数の使い方 完璧マスター!66 「もし、○○が××だったら、こうしたい、そうじゃなければこうしたい」と覚えます!

IF関数の使い方 完璧マスター!63 現在、阿部さんの実績は「190」。
そして目標は「170」。
「実績が目標以上だったら」という条件を満たしているので、IF関数を設定したE4番地には「達成」と表示されています。

IF関数の使い方 完璧マスター!67 ここで試しに、阿部さんの実績を「100」に変更してみることにしましょう。
阿部さんの実績が入力されているC4番地を選択し、「100」と入力。
セルの中に文字カーソルが点滅している状態では「まだこのセルに入力しますよ」という意味なので、文字カーソルが表示されなくなるまでキーボードの[Enter]キーで確定すると、

IF関数の使い方 完璧マスター!68 阿部さんの実績を「100」に変更したことで、「実績が目標以上だったら」という条件に当てはまらなくなったので、IF関数を設定したE4番地が自動的に「未達成」に変わりました!

IF関数の使い方 完璧マスター!69 更に、「実績が150以下だったら要出席、そうじゃなければ任意」という1つ目のIF関数を設定した「販売会議」欄では、「100」に変更したことで、逆に条件を満たすようになったので、「要出席」に変わったことが分かります!
IF関数 最高!

ダブルクォーテーションで囲むのは、あくまでも「文字」

IF関数の使い方 完璧マスター!59 さて、今回、[真の場合][偽の場合]にはいずれも文字を設定したため、

数式内に文字を設定する場合には、その文字の前後を半角ダブルクォーテーションで囲む

というお約束にのっとり、

IF関数の使い方 完璧マスター!70 「達成」と「未達成」の文字の前後を半角ダブルクォーテーションで囲みました。

IF関数の使い方 完璧マスター!71 ですが、もし条件に合っているかどうかで表示させたいものが、文字ではなく数字の場合には、数字は文字ではないのでダブルクォーテーションで囲む必要はありません。

IF関数でやらかしがちな失敗 その1

さて、このIF関数、勝手に表示を切り分けてくれるので、それはそれは活用度の高い関数です。
ですが、IF関数って苦手という方がいらっしゃるのも事実。
そんな方に多い失敗が、主語を忘れる

IF関数の[論理式]には、「○○が××だったら」の部分を指定するわけですが、そのうちの「○○が」を忘れてしまうんです。

IF関数の使い方 完璧マスター!72 例えば、本来なら
C4<=150
と設定しなければいけないところを、

IF関数の使い方 完璧マスター!73 主語を忘れて、
<=150
という風に、主語を入れずに設定してしまうわけです。
どうしても「以上」とか「以下」とかそういった記号に気を取られてしまって、いきなり記号から入力してしまう例を本当に良く見かけます。
もし、主語を忘れて[論理式]を設定していた場合、最後の[OK]ボタンをクリックすると、

IF関数の使い方 完璧マスター!74 【Excel 2016・2013】
このようなメッセージが表示されてしまいます。
[OK]ボタンをクリックすると、

IF関数の使い方 完璧マスター!84 【Excel 2010】
このようなメッセージが表示されてしまいます。
[OK]ボタンをクリックすると、

IF関数の使い方 完璧マスター!75 数式バーに表示されている数式の、該当部分に文字カーソルが点滅するので、ここで直接修正してもいいですし、良く分からなければ、[関数の挿入]ボタンをクリックすると、

IF関数の使い方 完璧マスター!76 再び設定時のダイアログボックスが表示されるので、ここで論理式を消して、もう一度設定し直しても構いません。

IF関数でやらかしがちな失敗 その2

そして、2つ目のやらかしがちな失敗としては、「以上」と「より大きい」、「以下」と「より小さい(未満)」の違いを軽視してしまう、ということが挙げられます。

IF関数の使い方 完璧マスター!77 例えば、
「実績が150以下」だったら「要出席」、そうじゃなければ「任意」
とした場合、「150」ジャストは含まれるので、条件に該当していると判断され、「要出席」と表示されます。

IF関数の使い方 完璧マスター!78 でも、
「実績が150より小さかったら」、「要出席」、そうじゃなければ「任意」
とした場合、「150」ジャストは含まれないので、条件に該当していないと判断され、「任意」と表示されます。

IF関数は白黒はっきりさせる関数ですから、その条件を設定する側の人間があいまいではいけません。
「この数字ジャストは、どっちに含ませたいのか」ということをしっかり考えて、「以上」と「より大きい」、「以下」と「より小さい(未満)」を使い分けます。

IF関数 まとめ

IF関数の使い方 完璧マスター!79 さぁ、ここまででIF関数の基本をがっちりご紹介しました!
IF関数の引数はこのようにセリフで覚えてしまえばよかったですね。

そして、下記はとっても大切なポイントです!

  • 数式内に文字を設定する場合には、その文字の前後をダブルクォーテーションで囲む
  • 数式内では、数字や記号は半角で入力する
  • [論理式]の「○○が××だったら」で、主語の「○○が」を忘れない

実は、IF関数を完璧に使いこなすためには、あともうちょっとだけ知識が必要なんです!
続きは「IF関数で空白(空欄)を表現」をご覧ください!

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