ピボットテーブルの作り方

解説記事内の画像はExcel 2019のものですが、操作方法は下記のバージョンで同じです。
  • Excel 2019, 2016, 2013, 2010
  • Office 365
Office 365はバージョン1808、ビルド10730.20280で動作確認しています。

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管理人

【はじめに】
ピボットテーブルとは」では、ピボットテーブルが一体どういうもので、何が便利なのかを解説しています!
ピボットテーブルって何?という方は、まずは「ピボットテーブルとは」からご覧ください。

日々記録した大量のデータ このページでは、日々記録した大量のデータから、

ピボットテーブル ピボットテーブルを作る一連の作り方を、重要ポイントを押さえながら解説していきます!
難しくないので心配ご無用です!

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【重要ポイント1】集計したいデータはお作法を守っているか

ピボットテーブルは、Excelで大量のデータを扱うためのデータベース機能の1つです。
ですので、

ピボットテーブルで集計するデータは、「データベース作成のお作法」にのっとって、1行1件として入力されていなければならない

というのが大前提です。

1行1件として入力してあるデータ この大前提が守られていないと、ピボットテーブルがうまく動作しませんので、これがいまいちピンとこない方は、初めに「データベースとは?Excelデータベース作成のお作法」をご覧ください。

【重要ポイント2】集計したいデータはテーブル化が大吉

日々記録した大量のデータ ピボットテーブルで集計するデータは、テーブル化しておくのがおすすめ!

テーブルかどうかの見分け方 ピボットテーブルで集計したいデータが、「テーブル」になっているかどうかを確認するには、集計したいデータのうち、どれでもいいので、どれか1つのセルを選択します。

[テーブルツール]の[デザイン]タブ ピボットテーブルで集計したいデータのうち、どれか1つのセルを選択することで、リボンに[テーブルツール]の[デザイン]タブが表示されたら、テーブルになっています。
表示されなければ、テーブルにはなっていません。

テーブルかしていないデータ テーブル化しておかなくても、問題なくピボットテーブルで集計できるのですが、ピボットテーブル作成後にデータを新規で追加入力すると、増えた分をピボットテーブルの集計に反映させる操作が、ちょっとやりづらいんです。

日々記録した大量のデータ でも、テーブル化しておけば、データを新規追加しても、その増えた分を、ボタンを押すだけの簡単操作で集計に反映できるので、圧倒的に操作が楽なんです。

というわけで、集計したいデータがテーブルになっていないので、テーブル化したいという方は、下記のページを参考に、テーブル化してから先にお進みください。

このページでダウンロードできる練習用データは、あらかじめテーブル化してあります。

また、テーブル化はおすすめだけれど、絶対ではないので、「テーブル化したくないよ」という方は、テーブル化せずに操作を進めていただいて問題ありません

このページでは、テーブル化している場合と、テーブル化していない場合とで違いがある場合、どちらの場合についても解説しますので、ご安心ください。

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ピボットテーブルの作成

それでは、日々記録したデータを集計すべく、ピボットテーブルを作成していきましょう!

データ範囲のどれか1つのセルを選択 集計したいデータがある範囲のうち、どれでもいいので、どれか1つのセル選択します。
Excelのデータベース機能では、データが入力されているセルをすべて範囲選択しなくても、その範囲を自動で認識してくれるので、集計したいデータがある範囲のうち、どれか1つのセルを選択すれば、それでOKだからです。

[ピボットテーブル]ボタン [挿入]タブ、[テーブル]グループの[ピボットテーブル]ボタンをクリックします。

Excel 2010の[ピボットテーブル]ボタン 【Excel 2010】
[ピボットテーブル]ボタンが、絵柄の部分と[▼]の部分の二重構造になっているので、絵柄の部分をクリックします。

[テーブル/範囲]欄にテーブル名が表示 ダイアログボックスが表示され、集計したいデータがある範囲をExcelが自動認識し、[テーブル/範囲]欄に表示してくれます。
【テーブルの場合】
データをテーブル化している場合には、そのテーブルの名前が[テーブル/範囲]欄に表示されます。
ただ、テーブル化した時って、テーブルに自動で名前が付くので、自分でテーブルの名前を変更していない限り、テーブルの名前なんて意識してないんですよね(笑)。
ですので、「テーブルに変換してExcelデータベースを超便利に!」にのっとってテーブル化されていれば、ちゃんとその範囲を認識するので、テーブルの名前が表示されていることを確認すれば、それで大丈夫。

集計範囲の表示(テーブルの場合) また、この時、「この範囲のデータを使ってピボットテーブルを作りますよ」と、その範囲がグルグル動く点線で囲まれます。
【テーブルの場合】
テーブル化しているデータの場合は、グルグル動く点線の範囲に、先頭の見出し行が含まれません。
ピボットテーブルはデータベース機能なんだから、先頭の見出し行が含まれていないとダメなのでは?と心配になる方もいらっしゃると思います。
ですが、そもそもテーブル化するときに、先頭の見出し行を認識させていますので、この時はグルグル動く点線の範囲に、見出し行が含まれていなくとも問題ないんです。

[テーブル/範囲]欄にセル範囲が表示 【テーブルではない場合】
データをテーブル化していない場合には、集計対象となるデータ範囲が、自動的に認識されて[テーブル/範囲]欄に表示されます。
左の例なら、「Sheet1」の「セルA1からI2988まで」という意味。
もし違うなら、見出し行を含めた、集計にかけたいデータ範囲を指定し直すわけですが、「データベース作成のお作法」にのっとってデータが入力されていれば、ちゃんと認識されているはず。

集計範囲の表示(テーブルではない場合) また、この時、「この範囲のデータを使ってピボットテーブルを作りますよ」と、その範囲がグルグル動く点線で囲まれます。
【テーブルではない場合】
見出し行を含めた、データがある範囲が、グルグル動く点線で囲まれます。

ピボットテーブルを作る場所を指定 【テーブルの場合 & デーブルではない場合共通】
更にピボットテーブルを作る場所を指定します。
新しくワークシートを作り、そこで集計したい場合には[新規ワークシート]を、既にあるワークシートで集計したい場合には[既存のワークシート]を選択します。
「絶対にこのシートにピボットテーブルを作りたい!」みたいな特別な思いがなければ、通常は[新規ワークシート]を選択すればいいです。
ダイアログボックス右下の[OK]ボタンをクリックすると、

空のピボットテーブル 新しいシートができ、そこに、何やら枠で囲まれたものが表示されました!
この枠で囲まれたものが、空のピボットテーブルで、

[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウが表示された 更に画面右側に表示された[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウで、どのような集計をしたいのかを設定していきます。

項目を選択するだけで集計完了!

[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウ上部 作業ウインドウ上部の、チェック欄がある項目一覧は、

集計データの見出し 集計したいデータの見出しにあった項目の名前。

[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウ上部 この項目の名前を指定して、何ごとに集計したいのかを設定します。

[行]欄にチェックを付けた項目が入った どの商品が何個売れたのか知りたければ、「商品名」にチェックを付けると、作業ウィンドウの[行]欄に、チェックを付けた「商品名」という項目が入ります。

[値]欄にチェックを付けた項目が入った 更に「個数」にチェックを付けると、作業ウィンドウの[値]欄に、チェックを付けた「個数」が入り、自動的に「合計/個数」と表示されます。
「個数」は数字データなので、「合計を知りたいんじゃないかな」と、自動的にExcel様が気を利かせてくれたわけです。
たったこれだけの操作で、

ピボットテーブルに商品ごとの個数合計が表示された 先ほどまで空だったピボットテーブルに、商品ごとの個数合計が表示されました!
これは、

[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウの各エリア 作業ウィンドウで指定したとおり、左側に商品名が、そして、その右側にそれぞれの個数合計が

作業ウィンドウどおりになっているピボットテーブル 集計された結果です。

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ピボットテーブルへ項目を追加したり削除する

[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウどおりになっているピボットテーブル 今は「商品名」ごとに「個数」の合計が表示されているピボットテーブルですが、

  • ピボットテーブルから「個数」の合計を削除したい
  • 代わりに「金額」の合計を追加したい

というのであれば、

[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウの上部でチェックを付ける/外す 「個数」のチェックを外し、改めて「金額」にチェックを付けると、[値]欄でも「個数」が消え、チェックを付けた「金額」の項目が入り、自動的に「合計/金額」と表示されます。
「金額」は数字データなので、「合計を知りたいんじゃないかな」と、自動的にExcel様が気を利かせてくれたわけです。

作業ウィンドウの変更に連動してピボットテーブルが変わった すると、ピボットテーブルも、商品ごとの「個数」合計から、商品ごとの「金額」合計の集計表に早変わり!

ピボットテーブルへ項目を追加したり削除するには、
ピボットテーブル作業ウィンドウ上部で、項目にチェックを付けたり外したりするだけ。

作業ウィンドウの変更に連動してピボットテーブルが変わった 更に!
「商品」ごとに加えて、「支払い方法」でも分類して売上を確認したいな、というのであれば、「支払い方法」にチェックを付ければ、[行]欄に「支払い方法」が加わり、「商品名」と「支払い方法」の2つの項目になったため、

親子関係に集計されたピボットテーブル 集計表も、商品ごとの集計が、更に支払い方法でも細分化されて集計されました!

項目の位置移動(親子関係の入れ替え編)

作業ウィンドウの[行]欄を親子関係にした さて、現在、作業ウィンドウの[行]欄には、「商品名」の下に「支払い方法」という項目があるので、

親子関係に集計されたピボットテーブル 実際のピボットテーブルも、「商品名」ごとに、更に「支払い方法」で細分化されて集計されています。

作業ウィンドウの[行]欄で親子関係を入れ替える ここで、この上下関係を入れ替えるべく、「商品名」にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが黒い十字の形に変わったら、「支払い方法」の下までドラッグします。

ドラッグで親子関係を入れ替える 「支払い方法」の下に太い線が表示されると、「この位置に移動しますよ」という合図。
ドラッグをやめると、

ドラッグで親子関係の入れ替え完了 「商品名」と「支払い方法」の上下関係が入れ替わったので、

ピボットテーブルも親子関係が入れ替わった ピボットテーブルも上下関係が入れ替わり、「支払い方法」ごとに、更に「商品名」で細分化された集計に変わりました!

項目の位置移動(行と列の配置編)

さてさて、上下関係に細分化した集計表より、行と列の双方向に項目のある表の方が分かりやすいな、というのであれば、

作業ウィンドウで項目を[行]欄から[列]欄にドラッグ 「支払い方法」にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが黒い十字の形に変わったら、[列]欄にドラッグすると、

作業ウィンドウで項目を[列]欄に項目をレイアウト [行]欄に「商品名」、[列]欄に「支払い方法」の項目になったので、

クロス集計したピボットテーブル ピボットテーブルも行と列の双方向に項目のある集計表に変わりました!

ピボットテーブル作業ウィンドウ下部では、ドラッグで項目の配置を変えられる

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[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウ 使い方まとめ

作業ウィンドウ上部で項目にチェックを付けると、下部にレイアウトされる このように、ピボットテーブルでは項目の名前にチェックを付けることで、「何の項目ごとに、何を集計したいのか」を指定します。
通常、チェックを付けた項目内のデータが文字の場合は[行]欄に、チェックを付けた項目内のデータが数字の場合は[値]欄に自動的に入ります。

ピボットテーブルへ項目を追加したり削除するには、
ピボットテーブル作業ウィンドウ上部で、項目にチェックを付けたり外したりするだけ。

作業ウィンドウ下部でドラッグでレイアウト変更 そして、集計の対象になった項目を、ドラッグで好きな位置に動かし、表の体裁を変えることができます。

ピボットテーブル作業ウィンドウ下部では、ドラッグで項目の配置を変えられる

作業ウィンドウ下部の[行][列][値]欄 作業ウィンドウの[行]、[列]、[値]の位置関係は、

ピボットテーブルの位置関係 ピボットテーブルの位置関係とまったく同じ。

作業ウィンドウで集計したい項目を自由に変えることで、商品ごとの集計や、支払い方法ごとの集計など、様々な視点からの分析ができるというわけです!
「様々な視点からの分析」というところがいまいちピンとこない方は、「ピボットテーブルとは」をご覧ください。

ピボットテーブルの総計 そして、それぞれの総計も出してくれるのがいいところ。

さて、今回の例では、よくある日ごとや月ごとの集計を行いませんでした。
実はピボットテーブルのイメージが沸かない全く初期の段階で、日付がからむ集計を行うと、途端にややこしくなるから。
もうピボットテーブルの基本は大丈夫なので、今度はピボットテーブルでの日付の集計について見ていきましょう!

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