テーブルに変換してExcelデータベースを超便利に!

解説記事内の画像はExcel 2019のものですが、操作方法は下記のバージョンで同じです。
  • Excel 2019, 2016, 2013, 2010
  • Office 365
Office 365はバージョン1803、ビルド9126.2315で動作確認しています。

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テーブルとは」では、テーブルとは一体何なのか、何が便利なのかをご説明しました。
このページでは、データベース作成のお作法にのっとって貯めたデータを、実際にテーブルに変換する方法をご説明します!

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テーブル化の大前提

データベース テーブルに変換するデータは、大前提として、データベース作成のお作法にのっとって貯められたデータである必要があります。

そして、それらのデータをテーブルに変換するには、2つの方法があります。
自分が操作しやすい方法を選べばいいので、どちらの方法を使っても問題ありません。
ちなみに私の場合は、テーブル化した後の見た目を選べるという理由から、最初にご紹介している[テーブルとして書式設定]の方を使っています。

方法1:テーブルとして書式設定

データベース内のどれか1つのセルを選択 まずは1つ目の方法で、テーブルに変換してみましょう。
テーブルに変換したいデータがあるセルならどれでもいいので、どれか1つのセルを選択します。
Excelのデータベース機能では、貯め込まれたデータをすべて範囲選択しなくても、その範囲を自動で認識してくれるので、テーブル化したいデータ範囲のうち、どれか1つのセルを選べばそれでOKだからです。

[ホーム]タブ [ホーム]タブ、

[テーブルとして書式設定] [スタイル]グループにある、[テーブルとして書式設定]をクリックすると、

テーブルの書式一覧 どんな見た目のテーブルにするのか、一覧が表示されます。
ちなみに、この一覧は、操作している文書に設定されているテーマによって、色が変わってきますので、必ずしもこの図と同じにはなりません。
好みのものをクリックすると、

テーブル化したいデータ範囲を指定 テーブル化したいデータがある範囲をExcelが自動認識し、ダイアログボックスに表示してくれます。
もし違うなら、見出し行を含めた、テーブル化したいデータ範囲を指定し直すわけですが、「データベース作成のお作法」にのっとってデータが入力されていれば、ちゃんと認識されているはず。

[先頭行をテーブルの見出しとして使用する] 更に、[先頭行をテーブルの見出しとして使用する]にチェックが付いていることを確認し、[OK]ボタンをクリックすると、

テーブルに変換完了 テーブルに変換することができました!

練習用データを操作しながらご覧頂いている方は、次の操作のために、[元に戻す]ボタンで、テーブルに変換する前の状態に戻しておきます。

方法2:[テーブル]ボタン

2つ目の方法も、押すボタンが違うだけで、基本操作は同じです。

データベース内のどれか1つのセルを選択 テーブルに変換したいデータがあるセルならどれでもいいので、どれか1つのセルを選択します。
Excelのデータベース機能では、貯め込まれたデータをすべて範囲選択しなくても、その範囲を自動で認識してくれるので、テーブル化したいデータ範囲のうち、どれか1つのセルを選べばそれでOKだからです。

[テーブル]ボタン [挿入]タブ、[テーブル]グループにある、[テーブル]ボタンをクリックすると、

テーブル化したいデータ範囲を指定 テーブル化したいデータがある範囲をExcelが自動認識し、ダイアログボックスに表示してくれます。
もし違うなら、見出し行を含めた、テーブル化したいデータ範囲を指定し直すわけですが、「データベース作成のお作法」にのっとってデータが入力されていれば、ちゃんと認識されているはず。

[先頭行をテーブルの見出しとして使用する] 更に、[先頭行をテーブルの見出しとして使用する]にチェックが付いていることを確認し、[OK]ボタンをクリックすると、

テーブルに変換完了 テーブルに変換することができました!
この方法を使った場合は、テーブルの見た目はExcelおまかせになります。
(もちろん、あとから好みの見た目に変えることもできます。)

自分で設定した書式が優先

変換前にセルに書式設定されている場合 テーブルに変換する前に、セルの色などの書式を設定していた場合、

自分で設定した書式の方が優先される テーブルに変換後も、自分で設定した書式の方が優先されるので、統一感のあるテーブルにしたい場合には、特に見出しなどに色を付けない状態でテーブル化した方が良いかもしれません。

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