プルダウンする選択肢を簡単に増やせるドロップダウンリスト

解説記事内の画像はExcel 2019のものですが、操作方法は下記のバージョンで同じです。
  • Excel 2019, 2016, 2013, 2010
  • Office 365
Office 365は、バージョン1902と、バージョン1907で動作確認しています。
Excel 2019・2016・2013・2010 / Office 365用 練習ファイル
(data-validation-list-add.xlsx  11.2KB)

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プルダウンリスト(ドロップダウンリスト)Excelでプルダウン!状況別ドロップダウンリストの作り方」では、プルダウンで表示される選択肢の数はどれ位か、後々選択肢を増やすかどうかの可能性を考えた上で、どのドロップダウンリストの作り方がオススメなのかをご紹介しています。

ブルダウンで表示される選択肢を増やす このページでご紹介するのは、

  • 後々、ブルダウンで表示される選択肢を増やす可能性がある

場合の作り方。
基本のプルダウンリスト[ドロップダウンリスト]の作成」ページでご紹介している基本の作り方でも、後々選択肢を増やすことができるのですが、ちょっと手間なんですね。
なので、選択肢を増やす可能性があるのなら、このページでご紹介している方法がおすすめです!

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プルダウンする選択肢の中身を準備

プルダウンリスト(ドロップダウンリスト) まずは、プルダウンする選択肢として表示させたいデータを、

選択肢の中身をセルに入力 どこでもいいので、セルに入力していきます。
ドロップダウンリストを使って入力する表とは別のシートに入力しておけば、邪魔にならないのでおすすめです。

ドロップダウンリストを設定する表と、ドロップダウンリストの中身が同じシート ドロップダウンリストを使って入力する表と、プルダウンする選択肢に表示されるデータを、同じシートに入力したい場合には、表の並べ替えなどが発生した時などのために、表とは1列以上空けておきます。

選択肢の中身は見出し 今後の操作を分かりやすくするため、プルダウンする選択肢用データの先頭は、そのデータが何かを示す見出し(項目名)にしておきます。

選択肢の中身を1列で入力 また、この選択肢用データは、1列で入力されていなければなりません。

選択肢の中身を1行で入力基本のプルダウンリスト[ドロップダウンリスト]の作成」でご紹介している作り方では、このように1行で入力されていてもOKなのですが、このページでご紹介している方法では、このように1行で入力されていると設定できません

選択肢の中身は複数列で入力してはいけない また、このように、複数列に入力していても、ドロップダウンリストとして設定できません

選択肢の中身を別シートに1列で入力 【練習用データを操作しながらご覧いただいている方へ】
このページの冒頭でダウンロードできる練習用データには、予め、ドロップダウンリストを設定する表とは別のシートに、選択肢用のデータを1列で入力してあります。

プルダウンする選択肢用データをテーブル化

選択肢の中身のうち1つのセルを選択 プルダウンする選択肢用のデータを入力したら、これをテーブル化します。
「テーブルって何?」という方は、Excel使いさんなのに、テーブル使いさんでないのはとっても損なので、ぜひ「テーブルとは」をご覧ください。
それでは早速、テーブル化していきましょう。
プルダウンする選択肢用のデータが入力されているセルならどれでもいいので、どれか1つのセルを選択します。

[ホーム]タブ [ホーム]タブ、

[テーブルとして書式設定] [スタイル]グループの[テーブルとして書式設定]をクリックし、

[テーブルとして書式設定]の一覧 一覧から好みのものを選択します。
ちなみに、この一覧は、操作している文書に設定されているテーマによって、色が変わってきますので、必ずしもこの図と同じ色ではありません。

[テーブルとして書式設定]ダイアログボックス すると、プルダウンする選択肢用のデータすべてが、見出し(この例だとA1番地)も含めて自動認識され、その範囲がダイアログボックスに表示されます。
[先頭行をテーブルの見出しとして使用する]にチェックが付いていることを確認し、[OK]ボタンをクリックすると、

テーブル化完了 プルダウンする選択肢用のデータをテーブル化することができました!

テーブル化したプルダウン用データに名前をつける

更に、今テーブル化したばかりの、プルダウンする選択肢用データの範囲に、名前をつけていきます。

名前をつけたい範囲を選択 名前をつけるのは、あくまでも、プルダウンで表示させたい部分だけ。
ですので、見出し(この例だとA1番地)を除いた、データ部分のみを範囲選択します。

[名前ボックス] [名前ボックス]には、現在のテーブルの名前が表示されていますが、この上に更に名前をかぶせていきましょう。
[名前ボックス]でクリックし、

[名前ボックス]に名前を入力 [名前ボックス]に好みの名前を入力して、文字カーソルが消えるまで[Enter]キーで入力を確定します。

名前ではなくテーブル名が表示される セルに名前をつけると、普段ならその名前がこのボックスに表示されますが、今回のようにテーブルにかぶせて名前をつけた場合には、その名前が消え、テーブル名が表示されます。
でも、ちゃんと名前は設定されていますので、心配する必要はありません。

ドロップダウンリストの設定

プルダウンリストを設定する範囲を選択 ではここから、ドロップダウンリストの[▼]で、セルに入力できるよう設定していきます。
ドロップダウンリストを設定したいセルを範囲選択し、

[データの入力規則]ボタン [データ]タブ、[データツール]グループの[データの入力規則]ボタン(▼がある方ではなく、絵柄の方のボタン)をクリックします。

[入力値の種類]で[リスト]を選択 [設定]タブの[入力値の種類]で[リスト]を選択します。

[元の値]欄 [元の値]でクリックすると、この欄に文字カーソルが入り、プルダウンする選択肢用のデータがどこにあるのかを指定する準備が整いました。
キーボードの[F3]キーをポンッと押すと、

名前を選択 この文書に定義された名前が一覧表示されます。
ドロップダウンリストの選択肢用につけた名前をクリックで選択すると、

[元の値]欄に名前を設定 [元の値]欄に、選択した名前が入りました。
これで、「○○という名前が付いた範囲を、選択肢としてリスト表示してください」という設定ができたので、[OK]ボタンをクリックします。

プルダウンリスト設定完了 ドロップダウンリストを設定することができました!

ドロップダウンリストの[▼]をクリック ドロップダウンリストを設定した、いずれかのセルを選択し、[▼]をクリックすると、選択肢が表示されるのがわかります!

ドロップダウンリストは、[▼]で表示される選択肢から、好みのものをクリックするだけで入力できるとても便利なものですが、入力のことで是非知っておいていただきたいことがありますので、「Excelでプルダウン!状況別ドロップダウンリストの作り方」ページの「プルダウンするリストを使った入力とエラーメッセージ」の章も合わせてご覧ください。

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プルダウンする選択肢を増やす必要が出た場合には

ブルダウンで表示される選択肢を増やす プルダウンで表示される選択肢を増やしたくなったら、

選択肢の中身を入力してある箇所にデータを追加 操作は簡単!
選択肢用のデータを、セルに追加で入力するだけ。

プルダウンリストの選択肢が増えた 選択肢用のデータを追加しただけで、設定してあるドロップダウンリストの選択肢も増えていることが分かります!

[元の値]欄に名前を設定 もともと、ドロップダウンリストを設定するときに、「○○という名前が付いた範囲を、選択肢としてリスト表示してください」という設定にしていました。

自動的にテーブルの範囲が広がった その名前の範囲を、予めテーブル化していたことが今回のポイント。
テーブルには、もともと自動で範囲を伸ばしてくれる長所があるので、データを追加するだけで、自動的にテーブルの範囲が広がります。
ということは、そのテーブルの上にかぶせるように付けた名前の範囲も、自動的に広がっているわけです。

プルダウンリストの選択肢が増えた そして、その名前がついた範囲が、ただ素直にドロップダウンリストに表示されるため、ドロップダウンリストの選択肢が追加された状態で表示された、というわけです。

今回ご紹介したこの方法なら、プルダウンする選択肢を増やしたくなっても、ただデータを追加するだけでよく、他に設定変更もいらないので、とっても気軽です!

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