選択肢の追加・削除が簡単なプルダウン

B!
解説記事内の画像はExcel 2021のものですが、操作方法は下記のバージョンで同じです。
  • Excel 2021, 2019, 2016, 2013
  • Microsoft 365
Microsoft 365は、バージョン2110で動作確認しています。
練習ファイルのダウンロード
Excel 2021・2019・2016・2013 / Microsoft 365用
(data-validation-list-add.xlsx  11.3KB)

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このページでご紹介するのは、選択肢の追加・削除が簡単なプルダウン。
選択肢に表示させたいデータを入力したり、消したりするだけで選択肢の増減ができてしまうので、加えてプルダウン自体の設定変更も必要な「プルダウン作成[設定後に選択肢の追加・削除がなければコレ]」の方法と比べ、設置後がめちゃくちゃ楽です。

というわけで、このページでご紹介する方法は、

プルダウン設定後に、選択肢の追加・削除が簡単にできるようにしたい方におすすめ!

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選択肢の中身用データを作成

まずはプルダウンに表示させたい、選択肢の中身となるデータを、

1つずつセルに入力していきます。
入力する場所のおすすめは、プルダウンを設定する表とは別のシート
見た目がスッキリするのと、分かりやすいからです。

プルダウンを設定する表と同じシートに入力したい場合には、プルダウンを設定する表と、選択肢の中身用データを入力する箇所とは1列以上空けます
並べ替えの操作などで、お互いを巻き込まないためです。

プルダウンを設定する表と同じシートに入力した場合でも、別のシートに入力した場合でも、選択肢の中身用データは、1列または、

1行になるように入力します。

このように複数列に入力してしまうと設定できません。

また、次の章で、この選択肢の中身用データをテーブルに変換します。
テーブル」と聞いて、拒否反応を示す方が結構いらっしゃるんですが、めっちゃ簡単で腰抜かすので、まぁいいから、読み進めてください。

で、テーブルに変換するためには、見出しが必要なので、選択肢の中身用データの先頭は、必ず見出しにしてください

【練習用データを操作しながらご覧いただいている方】
「選択肢の中身」シートに、あらかじめ1列になるよう入力してあります。

選択肢の中身用データをテーブル化

プルダウン設定後に、選択肢として表示させたいデータを、増やしたり減らしたりしたくなったとき、プルダウンの設定自体は変更せずに、選択肢の中身用データを入力したり、消したりするだけで対応するためには、

選択肢の中身用データが入力されているセル範囲が広がったり狭くなったりしても、常にそのセル範囲をExcelに自動で認識してもらう必要があります。
そこで登場するのがテーブル
テーブルは、データが入力されているセル範囲が広がったり狭くなったりしても、常にその範囲を理解し、1つのかたまりとして認識してくれるので、選択肢の中身用データも、テーブル化して、範囲の変化をExcelが常に自動で理解してくれるようにしておきます。

選択肢の中身用データが入力されているセルならどれでもいいので、どれか1つのセル選択します。
今回の例では、選択肢の中身用データは、プルダウンを設定する表とは別のシートに入力してあります。

[ホーム]タブ、

[スタイル]グループにある、[テーブルとして書式設定]をクリックし、

一覧から、好みのものを選択します。
この一覧に表示される色合いは、その文書に設定されているテーマによって変わってくるので、この図と同じ色が表示されなくても、全く気にする必要はありません。
表示されている一覧の中から、好みのものを選択します。

選択肢の中身用データを入力した範囲が点線で囲まれ、ダイアログボックスが表示されます。
点線で囲まれた範囲が、見出しを含めた、選択肢の中身用データの範囲であることを確認します。

[先頭行をテーブルの見出しとして使用する]にチェックが付いていることを確認し、[OK]ボタンをクリックします。

選択肢の中身用データが入力されているセル範囲をテーブル化できました!
テーブル化した直後は、テーブル化した範囲が選択された状態になっていて、自動的に[テーブルデザイン]タブに切り替わっています。
テーブル名の欄に「テーブル○(○は数字)」となっていれば、その範囲がテーブルになり、そのテーブルの名前をExcelが自動的に付けてくれた証拠なので、テーブル化成功!
テーブル化したのに、テーブル一覧で選択した色にならず、設定前の色のままでも、テーブル名が確認できれば、テーブル化は成功しています。
テーブル化する際は、元々付いている色の方が優先されるからなので、そこは気にせず先に進んでいきましょう!
Excel 2013 [テーブルデザイン]タブは、[テーブルツール]の[デザイン]タブになります。

これがポイント!テーブルにセル範囲の名前をかぶせる

更に、この先の操作を超簡単にするため、自動的に付けられたテーブル名とは別に、様々な設定でオールマイティに使えるセル範囲の名前を、このテーブルにかぶせていきます
自動的に付けられたテーブル名だけでは、いざプルダウンの設定をするときに、INDIRECT関数を使わなければいけなくなるからです。
(大丈夫、これからする名前をかぶせる操作も、簡単すぎて腰抜かすので、拒否反応不要です。)

テーブル化した範囲のうち、見出しを除いた範囲を選択します。
プルダウンの選択肢として実際に表示させたい範囲を選択するので、くどいですが見出しは含めずに範囲選択します。

今からするのは、セル範囲に名前を付ける操作。
先ほど確認したテーブル名とは別に、名前を付ける操作なので、使うのは数式バーの左端にある[名前ボックス]
くどいですが、使うのは名前ボックスなので、上の図をよく見てくれ。
見出しを含めずにテーブル範囲を選択していると、この名前ボックスにも、テーブルの名前が表示されます。
図では「テーブル1」となっていますが、数字は、その文書の状況によって別の数字になっていたりします。

この名前ボックスでクリックすると、テーブルの名前が反転するので、反転した状態のまま、

好みの名前を入力し、名前ボックス内で点滅している文字カーソルが消えるまで、キーボードのEnterキーで入力を確定します。

Enterキーで確定すると、テーブル名の表示に戻ってしまいますが、ちゃんと名前は付いているので、問題ありません。
これで準備完了です!

プルダウンの設定

【練習用データを操作しながらご覧いただいている方】
「Sheet1」に切り替えておきます。

早速プルダウンの設定に入りましょう!
まずはプルダウンを設定したいセルを範囲選択します。

[データ]タブ、[データツール]グループにある、[データの入力規則]ボタンのうち、絵柄がある方のボタン([▼]じゃない方)をクリックします。

表示されたダイアログボックスの[設定]タブを使います。
[入力値の種類]で「リスト」を選択。

[元の値]欄でクリックして、[元の値]欄に文字カーソルを入れます。

キーボード上部にあるF3キーを押すと、その文書に設定されている、セル範囲の名前の一覧が表示されるので、前の章で、選択肢の中身用データの範囲に付けた名前をクリックで選択し、[OK]ボタンをクリックします。

[元の値]欄に、「この名前の付いたセル範囲を、プルダウンの選択肢として表示してくださいね」という指定ができたので、右下の[OK]ボタンをクリックします。

プルダウンを設定することができました!

プルダウンを設定した、いずれかのセルを選択し、[▼]をクリックすると、選択肢が表示されます!
キーボードのEscキーを押すと、選択肢を折りたためます。

選択肢を追加するプルダウンの編集

プルダウン設定後に、選択肢を追加する必要が出たら、

まずは選択肢の中身用データを入力している箇所に、追加したいものを入力します。
今回の例では、プルダウンを設定した表とは別のシートに選択肢の中身用データを入力していたので、そこに追加入力します。
そして、プルダウンの表示は、ここに入力されている順番どおりに表示されるので、

最後尾に付け足したければ、最後尾に入力すればOK。
入力したら、入力した文字のところで点滅しているカーソルが消えるまでEnterキーを押して、入力を確定することをお忘れなく。
このように、入力するだけで、テーブルの範囲が自動的に拡張します。

既に入力されているものの間に割り込んで追加したければ、セルを挿入してから入力すれば、それでOK。
テーブルでセルの挿入を行おうとすると、セルではなくテーブル内に行を入れる操作になりますが、今回は1列しかないので、やっていることはセルの挿入と同じです。
この場合も、Excelはテーブル範囲の変化を自動で認識してくれます。
変更はたったこれだけ。

実際にプルダウンを確認してみましょう!
プルダウンが設定してある、いずれかのセルを選択し、[▼]をクリックすると、追加したものも含めて、選択肢として表示させたいものがちゃんと表示されていることが分かります!
そうです!
このページでご紹介しているプルダウンの設定方法と、「プルダウン作成[設定後に選択肢の追加・削除がなければコレ]」の違いは、選択肢の中身用データを追加した後、プルダウン自体の設定変更がいるかいらないか。
このページの方法なら、プルダウン自体の設定変更はいらないんです!

プルダウン側の設定変更がいらない理由

このページの方法では、選択肢の中身用データをテーブル化した上で、さらにそのテーブルに「セル範囲の名前」を付けています。
テーブルは元々、データが追加されたときに、それを自動で感知して、テーブル範囲を拡張するという特性を持っています。
ということは、そのテーブルにかぶせて付けた名前の範囲も、テーブル同様自動的に範囲を拡張してくれます。

そして、このプルダウンを設定するときの設定内容は、

「この名前の付いたセル範囲を、プルダウンの選択肢として表示してくださいね」という設定。
プルダウン側は、ただその範囲にあるものを表示すればいいだけの設定なので、プルダウン側の設定変更はいらないというわけです。

選択肢を減らすプルダウンの編集

プルダウン設定後に、選択肢を減らす必要が出たら、

まずは選択肢の中身用データを入力している箇所で、減らしたいセルを削除します。
今回の例では、プルダウンを設定した表とは別のシートに選択肢の中身用データを入力していたので、そこで操作します。
削除したいセルを選択します。(今回削除したいセルは2つなので、2つ一気に選択してもいいですし、1つずつセルを選択して、1つずつ削除しても、どちらでもいいです。)

選択したセルを削除する操作をします。
テーブルでセルの削除を行おうとすると、セルではなくテーブル内の行を削除する操作になりますが、今回は1列しかないので、やっていることはセルの削除と同じです。
この場合も、Excelはテーブル範囲の変化を自動で認識してくれます。

選択肢の中身用データを減らしたので、プルダウンの表示も、不要なものが減っています!

選択肢の中身用データを消すとき、セルの削除ではなく、キーボードのDeleteキーを使って、データだけを消すと、セル自体は残っているので、

プルダウンにも、データがない選択肢が表示されてしまいます。
というわけで、選択肢の中身用データを減らすときは、セルごと削除したというわけです。

そして!これは忘れず頭に置いておきたいのですが、プルダウンの選択肢を減らしたからといって、減らす前のプルダウンを使ってセルに入力したデータまで消えるわけではありません。
他のデータに変える必要があるかは、どうしたいのかを考えて、自分で決めます。

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