基本のプルダウンリスト[ドロップダウンリスト]の作成

解説記事内の画像はExcel 2019のものですが、操作方法は下記のバージョンで同じです。
  • Excel 2019, 2016, 2013, 2010
  • Office 365
Office 365は、バージョン1902と、バージョン1907で動作確認しています。
Excel 2019・2016・2013・2010 / Office 365用 練習ファイル
(data-validation-list-basic.xlsx  11.2KB)

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プルダウンリスト(ドロップダウンリスト)Excelでプルダウン!状況別ドロップダウンリストの作り方」では、プルダウンで表示される選択肢の数はどれ位か、後々選択肢を増やすかどうかの可能性を考えた上で、どのドロップダウンリストの作り方がオススメなのかをご紹介しています。

このページでご紹介するのは、

  • 後々、ブルダウンで表示される選択肢を増やす可能性が無い

場合の作り方。
基本のシンプルな作り方なので、プルダウンで表示される選択肢を、後から増やしたくなった場合には、やや変更に手間がかかってしまうのが弱点です。
ですが、プルダウンで表示される選択肢を増やす可能性が無いのであれば、操作が楽で、簡単に設定できるので、これからご紹介する、基本のシンプルな作り方が便利です。

ブルダウンで表示される選択肢を増やす もし、プルダウンで表示される選択肢を増やす可能性があるのであれば、「プルダウンする選択肢を簡単に増やせるドロップダウンリスト」の設定方法をおすすめします。

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プルダウンする選択肢の中身を準備

プルダウンリスト(ドロップダウンリスト) まずは、プルダウンする選択肢として表示させたいデータを、

選択肢の中身をセルに入力 どこでもいいので、セルに入力していきます。
ドロップダウンリストを使って入力する表とは別のシートに入力しておけば、邪魔にならないのでおすすめです。

ドロップダウンリストを設定する表と、ドロップダウンリストの中身が同じシート ドロップダウンリストを使って入力する表と、プルダウンする選択肢に表示されるデータを、同じシートに入力したい場合には、表の並べ替えなどが発生した時などのために、表とは1列以上空けておきます。

選択肢の中身を1列で入力 また、この選択肢用データは、1列または

選択肢の中身を1行で入力 1行で入力されていなければなりません。

選択肢の中身は複数列で入力してはいけない このように、複数列に入力すると、ドロップダウンリストとして設定できません

選択肢の中身を別シートに1列で入力 【練習用データを操作しながらご覧いただいている方へ】
このページの冒頭でダウンロードできる練習用データには、予め、ドロップダウンリストを設定する表とは別のシートに、選択肢用のデータを1列で入力してあります。

ドロップダウンリストの設定

プルダウンリストを設定したい箇所を範囲選択 ではここから、ドロップダウンリストの[▼]で、セルに入力できるよう設定していきます。
ドロップダウンリストを設定したいセルを範囲選択し、

[データの入力規則]ボタン [データ]タブ、[データツール]グループの[データの入力規則]ボタン(▼がある方ではなく、絵柄の方のボタン)をクリックします。

[設定]タブの[入力値の種類] [設定]タブの[入力値の種類]で[リスト]を選択します。

[元の値]にカーソルを入れる [元の値]欄でクリックすると、この欄に文字カーソルが入り、選択肢用のデータがどこにあるのかを指定する準備が整いました。

元データのあるシート見出しを選択 それでは、プルダウンする選択肢用のデータがどこにあるのかを、指定していきましょう。
今回は、選択肢用のデータは、別のシートに入力してあるので、選択肢用のデータがあるシート見出しをクリックするとシートが切り替わり、[元の値]欄に、そのシートの名前が入ります。
(ドロップダウンリストを設定する表と、選択肢用のデータが同じシートにある場合は、[元の値]欄にシートの名前は入りません。)

[元の値]欄の設定 選択肢用のデータが入力されているセルを範囲選択すると、[元の値]欄にその範囲が入ります。
この時、選択肢用のデータに見出し(今回の例ではA1番地のセル)がある場合には、見出しは含めずに範囲選択します。
見出しを含めて範囲選択すると、見出しも選択肢としてドロップダウンリストに表示されてしまうからです。

[元の値]の設定完了 これで、「○○シートの何番地から何番地までのセルのデータを、選択肢としてリスト表示してください」という設定となりました。
(ドロップダウンリストを設定する表と、選択肢用のデータが同じシートにある場合は、[元の値]欄にシートの名前は入らず、セル番地のみが入ります。)
指定した範囲に、自動的に絶対参照の$マークが付いたのは、

プルダウンリストを設定したい箇所 ドロップダウンリストを設定するどのセルにも、

選択肢の中身を1列で入力 必ず同じセル番地のデータを表示させるからです。

[OK]ボタン [OK]ボタンをクリックすれば、

設定完了 設定完了です!

ドロップダウンリストの[▼]をクリック ドロップダウンリストを設定した、いずれかのセルを選択し、[▼]をクリックすると、選択肢が表示されるのがわかります!

ドロップダウンリストは、[▼]で表示される選択肢から、好みのものをクリックするだけで入力できるとても便利なものですが、入力のことで是非知っておいていただきたいことがありますので、「Excelでプルダウン!状況別ドロップダウンリストの作り方」ページの「プルダウンするリストを使った入力とエラーメッセージ」の章も合わせてご覧ください。

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プルダウンする選択肢を増やす必要が出た場合には

このページでは、後々、ブルダウンで表示される選択肢を増やす可能性が無いことを前提に、おすすめの作り方をご紹介しているわけですが、意図せず選択肢を増やす必要が出てしまうこともあるでしょう。
その場合には、ドロップダウンリストを設定したときと同じ手順で、選択肢を増やす操作をしていきます。

選択肢となるデータを追加 まず、選択肢用のデータを追加します。
ですが、これだけでは、ドロップダウンリスト自体の選択肢は増えません

プルダウンリストの設定 ドロップダウンリストを設定するときに、「○○シートの何番地から何番地までのセルのデータを、選択肢としてリスト表示してください」と指定していたのに、選択肢用のデータ側に追加入力して、その範囲を変えてしまったからです。
ですので、このドロップダウンリスト側の設定も変更が必要になります。

プルダウンリストが設定してある箇所を範囲選択 ドロップダウンリストが設定してあるセルを範囲選択し、

[データの入力規則]ボタン [データ]タブ、[データツール]グループの[データの入力規則]ボタン(▼がある方ではなく、絵柄の方のボタン)をクリックします。

[元の値]の右端にあるボタン [設定]タブの[元の値]の右端にあるボタンをクリックすると、

[元の値]を上書きで変更できる状態 ダイアログボックスが小さくなります。
さらに、ダイアログボックスの[元の値]欄に指定されているものが反転し、上書きできる状態になります。
また、指定されている実際のセル範囲も、点線でグルグルと囲まれてアピールしてくるので、この状態のまま、

[元の値]の変更 選択肢用のデータがある範囲を、改めて範囲選択し直します。
この時も、選択肢用のデータに見出し(今回の例ではA1番地のセル)がある場合には、見出しは含めずに範囲選択します。
範囲選択し直したことで、[元の値]欄の指定も変更されました。

[元の値]の右端のボタン この欄の右端のボタンをクリックすると、

ダイアログボックスが元の大きさに戻った ダイアログボックスが元の大きさに戻るので、[OK]ボタンをクリックします。

プルダウンリストを設定しているセルを選択すると[▼]が表示される ドロップダウンリストが設定してある、いずれかのセルを選択し、[▼]をクリックすると、

プルダウンリストの選択肢が追加された ドロップダウンリストの選択肢が増えていることを確認できます!

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