プルダウン作成[設定後に選択肢の追加・削除がなければコレ]

B!
解説記事内の画像はExcel 2021のものですが、操作方法は下記のバージョンで同じです。
  • Excel 2021, 2019, 2016, 2013
  • Microsoft 365
Microsoft 365は、バージョン2109で動作確認しています。
練習ファイルのダウンロード
Excel 2021・2019・2016・2013 / Microsoft 365用
(data-validation-list-basic.xlsx  11.3KB)

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このページでご紹介するのは、「これを知らないと何もできん!」という、プルダウンの最も基本的な設定方法。
他の3つの方法は、この操作をベースにした応用編と言っても過言ではありません。

このページでご紹介する方法の特徴は、

プルダウン設定後に、選択肢の追加・削除の予定がない場合におすすめ!

ということ。
プルダウン設定後に、選択肢の追加・削除があっても対応できますが方法3の選択肢の追加が簡単なプルダウンリストより少し手間がかかるからです。
でも、プルダウンの最も基本的な設定方法なので、初心者の方には、この方法はぜひマスターしていただきたいです!

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選択肢の中身用データを作成

まずはプルダウンに表示させたい、選択肢の中身となるデータを、

1つずつセルに入力していきます。
入力する場所のおすすめは、プルダウンを設定する表とは別のシート
見た目がスッキリするのと、分かりやすいからです。

プルダウンを設定する表と同じシートに入力したい場合には、プルダウンを設定する表と、選択肢の中身用データを入力する箇所とは1列以上空けます
並べ替えの操作などで、お互いを巻き込まないためです。

プルダウンを設定する表と同じシートに入力した場合でも、別のシートに入力した場合でも、選択肢の中身用データは、1列または、

1行になるように入力します。

このように複数列に入力してしまうと設定できません。

また、このページでご紹介する方法の場合、選択肢の中身用データの先頭に、見出しは不要なんですが、方法3の選択肢の追加が簡単なプルダウンリストでは必須なので、統一して見出しは作るもんだと思っていた方が楽に覚えられます。

【練習用データを操作しながらご覧いただいている方】
「選択肢の中身」シートに、あらかじめ1列になるよう入力してあります。

プルダウンの設定

【練習用データを操作しながらご覧いただいている方】
「Sheet1」に切り替えておきます。

前の章で準備ができたので、早速プルダウンの設定に入りましょう!
まずはプルダウンを設定したいセルを範囲選択します。

[データ]タブ、[データツール]グループにある、[データの入力規則]ボタンのうち、絵柄がある方のボタン([▼]じゃない方)をクリックします。

表示されたダイアログボックスの[設定]タブを使います。
[入力値の種類]で「リスト」を選択。

[元の値]欄でクリックして、[元の値]欄に文字カーソルを入れます。

[元の値]欄には、選択肢の中身用データが入力されているセル範囲を指定します。
今回、選択肢の中身用データは別のシートに入力されているので、まずはその中身があるシート見出しをクリックすると、ダイアログボックスにそのシートの名前が表示されます。
(プルダウンを設定する表と、選択肢の中身用データが同じシートに入力されている場合には、この操作は不要なので、次の操作に移ります。)

続いて、選択肢の中身用データが入力されているセルを範囲選択します。
範囲選択するのは、あくまでも選択肢として表示させたいデータのみなので、見出しは含めません
見出しを含めて範囲選択してしまうと、プルダウンにも、選択肢の1つとして見出しが表示されてしまいます。

これで、「[選択肢の中身]シートのA2からA5番地までのデータを、プルダウンの選択肢としてリスト表示してください」という設定となりました。
(プルダウンを設定する表と、選択肢の中身用データが同じシートにある場合は、[元の値]欄にシートの名前は入らず、セル番地のみが入ります。)
指定した範囲に、自動的に絶対参照の$マークが付いたのは、

プルダウンを設定するどのセルにも、

ズレることなく、必ず同じセル番地のデータを表示させるからです。

[OK]ボタンをクリックすれば、

プルダウンを設定することができました!

プルダウンを設定した、いずれかのセルを選択し、[▼]をクリックすると、選択肢が表示されます!
キーボードのEscキーを押すと、選択肢を折りたためます。

選択肢を追加するプルダウンの編集

プルダウン設定後に、選択肢を追加する必要が出たら、

まずは選択肢の中身用データを入力している箇所に、追加したいものを入力します。
今回の例では、プルダウンを設定した表とは別のシートに選択肢の中身用データを入力していたので、そこに追加入力します。
そして、プルダウンの表示は、ここに入力されている順番どおりに表示されるので、

既に入力されているものの間に割り込んで追加したければ、セルを挿入してから入力すれば、それでOK。

最後尾に追加入力しても良し。

ただし、選択肢の中身用データを追加しただけではダメなんです!
選択肢の中身用データを追加する際、元からあるデータに割り込むように追加したものは、Excelが自動認識して追加してくれますが、最後尾に追加したものは、プルダウンには表示されません。
あくまでも、Excelが自動認識してくれたものはラッキーで、基本的には、ここでご紹介している方法では、選択肢の中身用データを入力している範囲が変わったら、プルダウンの設定も変更する、と覚えておいた方が吉です。

というわけで、プルダウンの設定も変更しましょう。
プルダウンが設定してあるセルを範囲選択し、

[データ]タブ、[データツール]グループにある、[データの入力規則]ボタンのうち、絵柄がある方のボタン([▼]じゃない方)をクリックします。

表示されたダイアログボックスの[設定]タブ、[元の値]欄の右端にある、図のボタンをクリックすると、

ダイアログボックスが小さくなり、選択肢の中身用データが別のシートに入力されている場合には、そのシートに切り替わります。
そして、[元の値]欄に入力されているセル範囲の記載が、すべて選択された状態になります。
この状態であれば、範囲を上書きで変更できますので、

選択肢の中身用データが入力されているセルを、改めて範囲選択し直します。
この時、範囲選択したいセルの上に、ダイアログボックスが重なって選択できない場合には、ダイアログボックスを避けてから範囲選択します。

[元の値]欄の設定変更ができたので、再び、ダイアログボックス右端のボタンをクリックすると、

ダイアログボックスが元の大きさに戻ります。
[OK]ボタンをクリックします。

プルダウンを設定した、いずれかのセルを選択し、[▼]をクリックすると、最後尾に追加したものも含め、選択肢として表示させたいものが、すべて表示されていることが分かります!

選択肢を減らすプルダウンの編集

プルダウン設定後に、選択肢を減らす必要が出たら、

まずは選択肢の中身用データを入力している箇所で、減らしたいセルを削除します。
今回の例では、プルダウンを設定した表とは別のシートに選択肢の中身用データを入力していたので、そこで操作します。
削除したいセルを選択します。(今回削除したいセルは2つなので、2つ一気に選択してもいいですし、1つずつセルを選択して、1つずつ削除しても、どちらでもいいです。)

選択したセルを削除する操作をします。

選択肢の中身用データを減らしたので、プルダウンの表示も、不要なものが減っています!

選択肢の中身用データを消すとき、セルの削除ではなく、Deleteキーを使って、データだけを消すと、

プルダウンにも、データがない選択肢として表示されてしまうので、選択肢の中身用データを減らすときは、セルごと削除したというわけです。

そして!これは忘れず頭に置いておきたいのですが、プルダウンの選択肢を減らしたからといって、減らす前のプルダウンを使ってセルに入力したデータまで消えるわけではありません。
他のデータに変える必要があるかは、どうしたいのかを考えて、自分で決めます。

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