オートフィルタでデータ抽出

解説記事内の画像はExcel 2007のものですが、操作方法は下記のバージョンで同じです。
  • Excel 2007, 2010

データベース機能を使うためのお作法にのっとって、1行1件として貯め込んだ大量のデータ。
この中から[性別]が「男」のデータだけを見たい、とか、[会員種別]が「特別優待」になっているデータだけを見たい、などといった場合、いちいち該当のデータを目で探していくのはとっても大変!
串刺し集計の操作画像1

そこで便利なのが、オートフィルタ。
指定した条件に合うデータだけを抽出(ピックアップ)してくれる機能です!

串刺し集計の操作画像2 1行1件としてデータを貯め込んだリスト内のセルならどれでもいいので、どれか1つのセルを選択します。

[データ]タブ、[並べ替えとフィルタ]グループの[フィルタ]ボタンをクリックします。
串刺し集計の操作画像3

リストの先頭の各項目名に[▼]が付きました。
串刺し集計の操作画像4

串刺し集計の操作画像5 もし、[会員種別]が「特別優待」のデータだけを抽出したければ、[会員種別]の[▼]をクリックします。

左の図の枠内のように、[会員種別]の欄には「特別優待」「標準」「ライト」の3種類のデータが存在しますよ〜、と一覧になっています。
今回は「特別優待」のデータだけを抽出しますから、「特別優待」にだけチェックが付いている状態にしたいので、「特別優待」以外の種類のチェックをはずします。
その他の種類のチェックをはずす際、種類の数が多ければ多いほど、チェックをはずすのは面倒!

串刺し集計の操作画像6 そこで、まず「すべて選択」のチェックをはずすと、全種類のチェックがはずれます。

串刺し集計の操作画像7 あとは指定したいものだけにチェックを付ければ、種類の数が多くても、簡単に必要なものにだけチェックを付けることができます。

[OK]ボタンをクリックすれば、

大量のデータの中から、[会員種別]が「特別優待」のデータだけを抽出することができました!

串刺し集計の操作画像8 行番号を見ると、他のデータは隠れてしまっていることが分かります。
また[会員種別]でフィルタがかかっているので、[会員種別]の[▼]がフィルタのマーク付きの[▼]に変わっています。

串刺し集計の操作画像9 先程は「特別優待」という1種類にだけチェックをつけましたが、こんな風に複数の種類にチェックを付けることもできます。

左のように指定したなら、[会員種別]が「特別優待」または「ライト」になっているデータだけを抽出できる、というわけです。

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フィルタのクリア

串刺し集計の操作画像10 このフィルタがかかっている状態をクリアにして、全てのデータを表示させるためには、フィルタのマーク付きの[▼]をクリックし、[○○からフィルタをクリア]をクリックします。
「○○」はフィルタをかけている項目名の名前です。

複数の項目でフィルタをかけてもOK!

串刺し集計の操作画像11 先程は、[会員種別]という1つの項目だけでフィルタをかけたわけですが、もちろん、複数の項目でフィルタをかけることもできます!

左の図のように、[性別]で「男」、

串刺し集計の操作画像12 [会員種別]で「特別優待」を指定すれば、

全体のデータの中から、[性別]が「男」で、[会員種別]が「特別優待」になっているデータだけを抽出することができました!

串刺し集計の操作画像13 この後、フィルタをクリアして、全てのデータを表示させるためには、[性別]と[会員種別]の2つでフィルタをかけているわけですから、[性別]でフィルタをクリア、[会員種別]でもフィルタをクリアしなければなりません。

フィルタのマーク付きの[▼]をクリックし、[○○からフィルタをクリア]という操作を何回もするのは不便です。
そこで、[データ]タブ、[並べ替えとフィルタ]グループの[クリア]ボタンをクリックすれば、一気にフィルタをクリアして、すべてのデータを表示させることができますヨ。
串刺し集計の操作画像17

右クリックでフィルタ!

さて、[▼]をクリックして、チェックを付けて、データを抽出する・・・
簡単な操作ではあるのですが、手間が多いと感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか?

串刺し集計の操作画像14 そこで便利な方法が!

例えば[会員種別]が「特別優待」のデータを抽出したいなら、「特別優待」になっているセルならどれでもいいので選択します。

串刺し集計の操作画像15 選択したセルのところで右クリック、[フィルタ]−[選択したセルの値でフィルタ]をクリックすれば、簡単に抽出できます!

オートフィルタの解除

「フィルタをクリアして、すべてのデータを表示させる」のではなく、各項目についた[▼]を無くし、オートフィルタ自体を解除するには、[データ]タブ、[並べ替えとフィルタ]グループの[フィルタ]ボタンをクリックでOFFにします。
串刺し集計の操作画像16

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