（旧版）Excel住所録の作り方【STEP 3：Excel 住所録管理を便利に】

「（旧版）STEP1：住所録の仕組みづくり」、「（旧版）STEP2：住所録に入力」に続いて、STEP3では住所録管理を便利に、使いやすくすべく、様々な工夫を加えます。
この工夫でググッと使い勝手が良くなります！

それでは、入力のポイントなどがメッセージとして表示されるよう、設定に入っていきます。
まずは「No」の欄から。
データが入力されているセルだけを手早く選択するため、「No」列の見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような黒い矢印に変わったらクリックすると、

「No」列のデータ部分のみを範囲選択することができました。
この方法は、テーブル列のデータ部分だけを選択する方法なので、「No」列のデータ部分だけが選択され、「No」という項目名のセル（今回の例ではA1番地）は選択されていないことが分かります。

この時、もし「No」列のデータ部分のみが選択されるのではなく、同じ列のテーブル外のセルも選択されている場合には、「テーブル内の列の選択」ではなく、「ワークシートの列の選択」の操作をしています。
これ以上操作を続けても失敗するだけなので、まずは焦らず「巨大テーブルでも安心！テーブルの選択」をご覧ください。

「テーブルならではの選択方法」で、「No」列のデータ部分のみを範囲選択したら、

範囲選択する際にクリックを2回してしまい、「No」列のデータ部分だけではなく、「No」という項目名のセル（今回の例ではA1番地）まで範囲選択してしまっています。

このようなダイアログボックスが表示されます。
［入力時メッセージ］タブの［タイトル］欄と［メッセージ］欄に、好みのメッセージを入力します。
［タイトル］欄には、ポイントを手短に入力した方が、メッセージとしては分かりやすくなります。
今回は図のように入力しました。
［OK］ボタンをクリックします。

この設定をした、いずれかのセルが選択されると、このようにメッセージが表示されます。
［タイトル］欄に設定したメッセージが太字で表示されるので、ポイントとなる言葉を手短に入力して、伝わりやすくしたわけです。

続いて「氏名」の欄。
先ほどの操作を、「氏名」の欄でも繰り返して、設定します。
データが入力されているセルだけを手早く選択するため、「氏名」列の見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような黒い矢印に変わったらクリックすると、

「氏名」列のデータ部分のみを範囲選択することができました。
この方法は、テーブル列のデータ部分だけを選択する方法なので、「氏名」列のデータ部分だけが選択され、「氏名」という項目名のセル（今回の例ではB1番地）は選択されていないことが分かります。

この時、もし「氏名」列のデータ部分のみが選択されるのではなく、同じ列のテーブル外のセルも選択されている場合には、「テーブル内の列の選択」ではなく、「ワークシートの列の選択」の操作をしています。
これ以上操作を続けても失敗するだけなので、まずは焦らず「巨大テーブルでも安心！テーブルの選択」をご覧ください。

「テーブルならではの選択方法」で、「氏名」列のデータ部分のみを範囲選択したら、

［入力時メッセージ］タブの［タイトル］欄と［メッセージ］欄に、好みのメッセージを入力します。
今回は図のように入力しました。
［OK］ボタンをクリックします。

この設定をしたいずれかのセルが選択されると、メッセージが表示されるように設定できました！

同様にして、「フリガナ」欄にはこのような設定をします。
もちろん、［タイトル］［メッセージ］はお好みで変えてください。

「姓」と「名」欄は、同じメッセージを表示させることにします。

メッセージが同じでいい場合には、一緒に選択してしまって構いません。
まずは「姓」列の見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような黒い矢印に変わったらクリックして、「姓」列のデータ部分のみを範囲選択します。

続いて、「名」列の見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような黒い矢印に変わったら、［Shift］キーを押したままクリックすると、

最初に選択した「姓」列から、たった今クリックした「名」列までのデータ部分のみを、一気に範囲選択することができました！
［Shift］キーを使った、ワークシートの列の選択を、テーブル内の列の選択に応用したわけです。

そして、メッセージの中身は、「姓」と「名」を区切り位置指定ウィザードで生成した場合には、このような設定で、

「姓」と「名」を関数を組み合わせて生成した場合には、このような設定にすると分かりやすいと思います。

「郵便番号」欄にはこのような設定をしました。

「住所A」欄にはこのような設定をしました。

「住所B」欄にはこのような設定をしました。

「住所1」欄にはこのような設定をしました。

「住所2」欄には、このような設定をしました。

「電話番号」欄にはこのような設定をしました。

連名ありの住所録を作成している場合には、「連名」欄と「連名敬称」欄にも、入力時メッセージを設定します。

「連名」欄にはこのような設定をしました。

「連名敬称」欄にはこのような設定をしました。

右クリックで表示されたメニューで［非表示］をクリックすると、

この住所録は横に長いので、表の横幅が用紙をまたいで印刷されないように、設定が必要です。
また、件数が多くて複数ページの印刷となった場合のために、項目行である1行目が全ページに印刷されるように、そして、ページ数も印刷されるように設定していきましょう！

表示されたダイアログボックスで、まずは［ページ］タブから設定していくことにしましょう。
今回はA4用紙に印刷することにしたいので、［用紙サイズ］で［A4］を選択します。
また、この住所録は横に長いので、用紙も横に使って印刷すべく、［印刷の向き］で［横］を選択します。

同じく［ページ］タブで設定を続けます。
この住所録は、かなり横に長いので、A4用紙を横に使ったとしても、横幅が収まりきらないです。
そこで、縮小して印刷されるようにしたいわけですが、どれ位の縮小率にすればいいかなんて、自分で考えるのは大変なので、縮小率はExcelさんにお任せします。
［拡大縮小印刷］で［次のページ数に合わせて印刷］を選択し、［横］を「1」に設定します。
更に［縦］に予め入力されていた数字を消し、［縦］欄を空欄にします。
縮小印刷の設定が、どうしてこうなるか分からない方は、是非「縮小印刷の％をエクセルに決めてもらう」をご覧ください。

続いて［余白］タブで余白を設定します。
余白に設定する数字はお好みですが、今回は、横に長い住所録を縮小して印刷する設定なので、［左］と［右］の余白を少なめに設定すると、縮小が少なく済みます。

［ヘッダー／フッター］タブで、お好みのヘッダー、フッターを設定します。
今回はフッターに、ページ数と総ページ数が表示されるように設定してみました。

［シート］タブで、印刷したどのページにも、住所録1行目にある項目行が印刷されるように設定します。
［タイトル行］欄でクリックして文字カーソルを入れたら、

どのページにも1行目が印刷されるよう、設定できました。
「$1：$1」は、「1行目から1行目まで」、つまり1行目を指定していますよという意味です。

「あいうえお順」にしたいので、［昇順］をクリックします。

［昇順］をクリックすれば、

データを探すときに使うのが［検索］欄。
この欄に、

データを探すときのキーワードを入力し、［OK］ボタンをクリックすると、

そして、それ以外のデータは、無くなってしまったのではなく、隠れているだけですよ、という合図で、行番号の表示が青くなっています。

すべてのデータを表示させたくなったら、現在は「住所A」で絞り込みが行われているわけですから、「ろうと」のマークに変わっている「住所A」のボタンをクリックします。

現在は絞り込みが行われている状態なので、［すべて選択］の部分が四角く塗りつぶされていますが、気にせずここをクリックすると、チェックを付けることができるので、チェックを付けたら［OK］ボタンをクリックします。

行番号の表示も、通常の状態に戻りました。

表示されたメニューの［検索］欄に、

検索のキーワードとなる「智」という文字を入力し、［OK］ボタンをクリックすれば、

すべてのデータを表示させたくなったら、現在は「氏名」で絞り込みが行われているわけですから、「ろうと」のマークに変わっている「氏名」のボタンをクリックし、［すべて選択］にチェックを付け、［OK］ボタンをクリックします。