差し込み印刷でラベルシール[Excel住所録からWordで宛名印刷]

Word 2021, 2019, 2016, 2013 Microsoft 365
Microsoft 365は、バージョン2110で動作確認しています。
解説記事内の画像はWord 2021のものです。

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Excel住所録データをWord宛名ラベルに差し込み印刷

WordとExcelにはそれぞれに得意分野があり、住所録のようにデータを貯め込むのはExcelが得意です。
そして、貯め込んだデータをラベル印刷するのはWordの役目。
このページでは、Excelで作った住所録のデータを、Wordの差し込み印刷機能を使って、ラベルシールに印刷する方法をご紹介していきます。
まだ住所録作ってないよ、という方は「エクセルで住所録作成」をご覧ください。

ラベルシール

そして、これがめちゃくちゃ大切!
これからご紹介するWordでの操作前に、ラベルシールを準備しておく必要があります!
というのも、操作の早い段階で、準備したラベルシールの型番を指定する必要があるからです。

それでは、これからスタートしていきますが、このページを見ながら操作している最中、困ったり、悩んだりすることがあったら、よくある戸惑いを一覧にした「差し込み印刷の宛名ラベル作成で困ったときには」をご覧ください。

目次

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Excel住所録の確認

Excel住所録ファイル

Wordで差し込み印刷の設定中、Excel住所録について指定する箇所があるのですが、そのときに「あれ?どうだったっけ?」とExcelの住所録を開くと、やれ読み取り専用がどうのとか、メッセージが出てきて、特に初心者の方にとっては不安にしかならないので、予め、Excel住所録を開いて、指定に必要なことを確認しておきましょう。

Excel住所録ファイル

Excelで作った住所録を開き、まずは住所録があるシートの名前を確認します。
忘れそうだったらメモります。

Excel住所録の見出し

次に、ラベルシールに宛名として印字したいのは、住所録の見出しのうち、どの項目なのかを考えます。
一般的には、郵便番号・住所・氏名が必要な項目となりますが、住所録によって、「住所」の項目に全ての住所が入力されているものもあれば、「住所1」「住所2」と2つに分かれて入力されているものもあります。
また、「氏名」となっていたり、「姓」「名」と項目が分かれていたりもします。
どの項目が必要なのかを決め、忘れそうだったらメモります。
ちなみに、当サイトの作り方で作成した住所録なら、「郵便番号」「住所1」「住所2」を使います。
人の名前は「氏名」を使っても、「姓」と「名」を使っても、どちらでも構いません。お好みで。

Excelの[閉じる]ボタン

確認が終わったら、Excel住所録は閉じておきます。
出しっ放しだと、何かの拍子でウィンドウを切り替えてしまって、混乱したりするので。

差し込み印刷ウィザードの起動

Wordを起動

それでは早速、ラベル印刷の設定をしていきましょう。
ラベル印刷はWordの役目なので、Wordを起動します。
くどいですが、起動するのはWordです。
Wordを起動し、真っさらな文書が表示されている状態にします。

Excel住所録の見出し

[差し込み文書]タブにある、[差し込み印刷の開始]ボタンをクリック、[差し込み印刷ウィザード]をクリックします。

差し込み印刷の作業ウィンドウ

画面の右側に、差し込み印刷の作業ウィンドウが表示されます。

Wordを起動

この作業ウィンドウの下部には、6つある手順のうち、何番目の指定をしているのかが分かるようになっています。
手順を先に進めたり、前に戻ったりするときは、ここを使います。

差し込み印刷ウィザード[1/6]文書の種類

[ラベル]を選択

今回はラベルを作りたいので[ラベル]を選択し、

作業ウィンドウの[次へ]

作業ウィンドウ下部の、[次へ]をクリックします。

差し込み印刷ウィザード[2/6]ラベルオプション

ラベルシールの大きさにピッタリ合う枠を、画面に準備していきます。

差し込み印刷ウィザードで[文書レイアウトの変更]を選択

ラベルの型番を指定することで、これから枠を作るのか、既に枠のできた文書を持っているのかを指定します。
今回は、ラベルの型番を指定することで、現在の真っさらな文書の中に、準備したラベル用紙にピッタリ合う枠を作りますので、[文書レイアウトの変更]が選択されていることを確認し、[ラベルオプション]をクリックします。

ラベルシールのパッケージ

これから、自分が準備したラベルのメーカーと型番を指定します。
メーカーや型番は、ラベルのパッケージに書いてあります。

[ラベルの製造元]と[製品番号]を選ぶ

[ラベルの製造元]でメーカーを選び、[製品番号]で型番を選んで、[OK]ボタンをクリックします。
もし自分が準備したラベルが、この一覧に無かった場合には、「ラベルシールや名刺用紙のサイズ登録」の方法でサイズを設定してください。

ラベルの枠が見えない

先ほどまで、まっさらだった文書を、ラベルにピッタリ合う枠が付いた文書に変更できたのですが、枠が見えない!という場合は、下記の操作をします。

表の編集に使う[レイアウト]タブ

Word 2021 / Microsoft 365
[レイアウト]タブをクリックします。
[レイアウト]タブが2つ表示されていますが、クリックするのは[テーブルデザイン]タブの隣にある[レイアウトタブ]です。

Word 2019での[表ツール]の[レイアウト]タブ

Word 2019, 2016, 2013
[表ツール]の[レイアウト]タブをクリックします。

[グリッド線の表示]ボタン

[グリッド線の表示]をクリックすると、

グリッド線を表示したのでラベルの枠が見えた

見えなかった枠が見えるようになります。
ラベルの枠は、「透明な線」でできた表という構造なので、透明な線を目に見えるようにしたというわけです。
もちろん、このように線が見えた状態でも、透明な線であることに変わりありませんから、印刷しても、この枠の線は印刷されません。

作業ウィンドウの[次へ]

作業ウィンドウ下部の[次へ]をクリックします。

差し込み印刷ウィザード[3/6]住所録の指定

差し込み印刷ウィザードで[既存のリストを使用]を選択

ラベルに印字する、宛名データ(住所録)は作成済みなのか、そうであれば、どこに保存されているのかを指定します。
[既存のリストを使用]が選択されていることを確認し、[参照]をクリックします。

宛名データ(住所録)の文書が保存されている場所を指定

表示されたダイアログボックスの左端や上端を使って、宛名データ(住所録)の文書が保存されている場所を指定し、

宛名データ(住所録)の文書を開く

宛名データ(住所録)の文書をクリックで選択したら、[開く]ボタンをクリックします。
この時、保存されている場所をちゃんと指定しているのに、宛名データ(住所録)の文書が表示されない!という方は、困ったこと一覧ページの「差し込むデータがあるExcel文書がダイアログボックスに表示されない」の章をご覧ください。

住所録があるシートを選択

指定した文書のどのシートに、印字したい宛名データがあるのかを指定します。
このページ冒頭の「Excel住所録の確認」の章で確認したシートを選択します。

シート名の後ろに$マークが付いてますが、これは気にしなくてOK。
この時、選ぼうとしているシート名の後ろに「_xlnm#Print_Titles」とあるものも表示されている場合には、「_xlnm#Print_Titles」が付いている方は選ばないようにします。
[OK]ボタンをクリックします。

住所録があるシートを選択

指定した文書の、指定したシートにある宛名データが、一覧になったダイアログボックスが表示されます。
もし、ラベルに印字したくない宛名データがある場合には、そのデータのチェックを外します。
[OK]ボタンをクリックします。

先頭の枠以外に<<Next Record>>と表示される

すると、画面に表示されている各枠内のうち、先頭の枠以外に、<<Next Record>>と表示されます。
これは、「次のデータを順に差し込みます」という指令なので、絶対に消さないようにします

差し込み印刷ウィザードにファイル名とシート名が表示された

また、作業ウィンドウには、先ほど指定した、どの文書のどのシートに宛名データがあるのかが表示されました。

作業ウィンドウの[次へ]

[次へ]をクリックします。

差し込み印刷ウィザード[4/6]差し込みフィールドの挿入

指定は先頭の枠内で行う

住所録のどの項目をラベルに印字するのかを指定します。
指定は、必ず先頭の枠内で行います。

先頭の枠内の1つ目の改行マークのところに文字カーソルがあることを確認

まずは郵便番号が印字されるように設定してみます。
先頭の枠内には、2つの改行マークがありますが、1つ目の改行マークのところに文字カーソルがあることを確認し、

差し込み印刷ウィザードの[差し込みフィールドの挿入]

作業ウィンドウの[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックス

ダイアログボックスが表示され、Excelで作った住所録の見出し項目が表示されます。
ここに表示される項目名は、手順3/6で指定したExcel住所録内の見出し項目なので、この図と同じじゃなくても、焦る必要はありません。
このダイアログボックスを使って、ラベルに必要な項目を指定していきます。

「郵便番号」を選択

まずは郵便番号。
私が指定したExcel住所録では、まんま「郵便番号」という見出しの名前なので、このダイアログボックスでも「郵便番号」を選択し、[挿入]ボタンをクリックします。

「郵便番号」フィールドを設定できた

文字カーソルの位置に、<<郵便番号>>という表記が入りました!
これは、指定したExcel住所録にある、「郵便番号」という欄にあるデータを、1件ずつ差し込んでね、という指令です。

ダイアログボックスが表示されたままだと文字カーソルが動かせない

さて郵便番号の下の行には、住所が印字されるようにしたいのですが、ダイアログボックスが表示されたままだと、文字カーソルが動かせないんです。
なので、[閉じる]ボタンをクリックして、一旦ダイアログボックスを閉じます。

郵便番号の行の下に文字カーソルを置く

住所を郵便番号の下の行に印字されるようにしたいので、まずは郵便番号の行の下にある、改行マークのところでクリックして、文字カーソルを置きます。

差し込み印刷ウィザードの[差し込みフィールドの挿入]

作業ウィンドウの[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

「住所1」を選択

次は住所が印字されるように指定します。
私が指定したExcel住所録では、住所は「住所1」と「住所2」に分かれているので、まずは「住所1」をクリックで選択し、[挿入]ボタンをクリックします。
ちなみに、このサイトで作り方をご紹介してるExcel住所録には、「住所A」と「住所B」という項目がありますが、これは「住所1」を作るための、作業専用の項目なので、印字には使わない前提です。

「住所1」フィールドを設定できた

文字カーソルの位置に、<<住所1>>という表記が入りました!
これは、指定したExcel住所録にある、「住所1」という欄にあるデータを、1件ずつ差し込んでね、という指令です。

ダイアログボックスが表示されたままだと文字カーソルが動かせない

続いて、「住所1」の下に、「住所2」が印字されるようにしたいのですが、「住所1」の下には改行マークがありません。
改行して文字カーソルが置けるようにしたいのですが、先ほど同様、ダイアログボックスが表示されたままだと改行できないので、まずはダイアログボックスを閉じます。
更に、<<住所1>>の後ろに文字カーソルがあることを確認し、Enterキーを押すと、改行したので「住所1」の下に文字カーソルを置けました。
あとはここまでの繰り返し。
必要な項目を指定していきます。

「氏名」ではなく「姓」「名」を設定

人の名前が、「氏名」ではなく、「姓」「名」に分かれている場合は、こういう指定になります。
「姓」「名」の間にスペースを入れたい場合は、もう少し後ろで解説していますので、このまま読み進めてください。

「〒」や「様」の設定

次に、ちょっとした付け足しを行います。
郵便番号の前には「〒」の記号がほしいです。

郵便番号のところに文字カーソルを置く

そこで、<<郵便番号>>となっているところだったらどこでもいいの、クリックして文字カーソルを置くと、文字カーソルを置いた箇所がグレーで表示されます。
「これは普通の文字とは違う、特殊なものが入っていますよ」という合図で、この部分を差し込みフィールドと言います。
このグレーのところで右クリック

[フィールドの編集]をクリック

[フィールドの編集]をクリックします。

[フィールド]ダイアログボックス

表示されたダイアログボックスの右上の部分を使って設定していきます。

[前に挿入する文字列]に「〒」を入力

[前に挿入する文字列]にチェックを付け、その隣に「〒」記号を入力します。
この記号は「ゆうびん」と入力して変換すればOK。
入力が終わったら[OK]ボタンをクリックします。

郵便番号の前に「〒」が印字される設定ができた

これで、住所録の「郵便番号」欄にあるデータの前に「〒」記号を付けて印字してね、という指定になりました。

氏名の後ろに「様」を設定

同じ要領で、氏名の後ろに「様」と印字されるように設定しましょう。
この時、氏名の後ろに付けたいからといって、氏名の後ろで右クリックしても[フィールドの編集]は表示されません。
あくまでも「氏名」に設定するので、<<氏名>>となっている差し込みフィールドにしっかりマウスポインターを合わせて右クリックします。
表示されたダイアログボックスでチェックを付けるのは、「に挿入する文字列」になります。
「様」だけを設定してもいいですし、氏名と様の間にスペースを入れるのが好みの場合は、「後に挿入する文字列」にチェックを付けた後、スペースと「様」を入力すればOK。
半角スペースがお好みなら日本語入力OFFで、全角スペースがお好みなら日本語入力ONでスペースを入力すれば良いです。

氏名の後ろに「様」を設定できた

これで、住所録の「氏名」欄にあるデータの後ろに、スペースと「様」という文字を付けて印字してね、という指定になりました。

また、「姓」と「名」で設置した場合、姓名の間にスペースを入れたければ、「姓」の「後に挿入する文字列」としてスペースを設定するか、「名」の「前に挿入する文字列」としてスペースを設定します。

ラベルシール内の書式設定

各フィールドに書式を設定

お好みで、フォントサイズや、中央揃えを設定していきます。
これは完全に好みの世界なので、設定したくなければ、設定しなくて構いません。
今回は、住所をほんの少しだけ大きめの文字にしてみました。
そして、「氏名」と「様」は、住所よりも更に大きな文字で、そしてラベルの中央に配置されるようにし、なおかつ、段落前の間隔を設定して、住所の行と少し空くようにしてみました。
フォントサイズや中央揃えなど、見栄えを整える操作は、いつも通りの操作方法と同じです。

先頭のラベルだけ書式設定できた

フォントサイズや、中央揃えなどを設定して、見栄えを整えました!

これを忘れると悲惨![すべてのラベルの更新]

先頭のラベルだけ設定完了

どの項目を、どんな風に印字したいのか、指定ができました!
でも、指定したのはあくまでも先頭の枠だけ。

作業ウィンドウの[すべてのラベルの更新]

そこで、作業ウィンドウの[すべてのラベルの更新]をクリックします。
[すべてのラベルの更新]ボタンは、作業ウィンドウの下のほうにありますが、中には隠れている方もいらっしゃるかも。
その場合は、作業ウィンドウの下部に[▼]があるので、マウスポインターを合わせると、隠れている下部が見えます!

2つ目以降の枠にも指定を行き渡らせることができた

[すべてのラベルの更新]をクリックしたことで、2つ目以降の枠にも、指定を行き渡らせることができました!

<<Next Record>>は絶対に消さないこと

そして!これがすごく大切!
1つ目の枠には無いけど、2つ目以降の枠にはある、<<Next Record>>は絶対に消してはいけません!
これがあるからこそ、住所録にある次のデータ、そのまた次のデータと、順番にラベルに印字することができるわけです。
もちろん、先頭の枠に<<Next Record>>がないのは、先頭だからですね。

2つ目以降の枠にも指定を行き渡らせることができた

今、作っているのは、ラベルの「型枠」です。
各ラベルのこの位置に、Excel住所録にある「郵便番号」を、この位置に「住所1」のデータを流し込めるようにと、型枠を作っています。
このイメージ、めっちゃ大切。

鯛焼きの型

鯛焼きでいうところのこれですね、型枠。

作業ウィンドウの[次へ]

今作っているのは型枠だよ、ということを意識できたら、作業ウィンドウ下部にある[次へ]をクリックします。

[次へ]は、作業ウィンドウの最下部にありますが、中には隠れている方もいらっしゃるかも。
その場合は、作業ウィンドウの下部に[▼]があるので、マウスポインターを合わせると、隠れている下部が見えます。

差し込み印刷ウィザード[5/6]ラベルシールのプレビュー

2つ目以降の枠にも指定を行き渡らせることができた

手順5/6では、今まで作ってきた「型枠」に、Excel住所録のデータを、1件1件流し込むと、こんな感じになりますよーという「たたき台」を画面で確認できます。

各フィールドに書式を設定

もし、文字を大きくしすぎちゃったとか、項目の指定が足りなかったなどの場合は、[戻る]をクリックして、手順4/6に戻り、設定し直します。
ここで大切なのは、

  • 手順4/6に戻って変更を行う場合は、必ず先頭の枠内で行う
  • 先頭の枠に行った変更を[すべてのラベルの更新]ボタンを押して、2つ目以降のラベルにも行き渡らせる

です。
いい感じに指定できたなと思うまで、手順4/6と、手順5/6を行き来しながら、調整を繰り返します

作業ウィンドウの[次へ]

自分が納得のいく調整ができたら、[次へ]をクリックして、手順6/6に進みます。

差し込み印刷ウィザード[6/6]まずは試し印刷

作成した型枠を使って印刷すると、実際のラベル用紙にきれいに収まるのか、まずは試し印刷をしておきましょう。
私の場合は、試し印刷で本番用の用紙を使うのはもったいないので、プリンターに普通の紙をセットしています。

作業ウィンドウで[印刷]をクリック

[印刷]をクリックすると、

[プリンターに差し込み]ダイアログボックス

データをどれくらい流し込むか選択するダイアログボックスが表示されます。

試し印刷は用紙1枚だけで充分

お試し印刷では、ラベルの1片1片に、各データがきれいに収まっているかを見ればいいので、100人とか1,000人とか、全員分をお試しする必要はありません。
現在画面に表示している人の分(この例なら、24片のラベルなので、画面に表示されている24人のデータ分)だけ、データを流し込んで、印刷した感じを確認すればいいので、

[現在のレコード]を選択

[現在のレコード]を選択して[OK]ボタンをクリックし、

[印刷]ダイアログボックス

更に表示された[印刷]ダイアログボックスで[OK]ボタンをクリックすると、印刷が始まります。

「余白が小さすぎます」メッセージ

もし、このようなメッセージが出た場合は、[はい]をクリックすると印刷が始まります。
このメッセージが出た方は、印刷後に、個々のラベルにデータが途切れて印刷されないか、特に上端・下端、左端・右端にあるラベルを中心に、これから下記でご紹介する「透かして見る」ときに、よく確認してください。
印刷したデータが個々のラベル内に収まれば、ラベルシールへの本番印刷でも[はい]をクリックして印刷してください。

ラベルシールのテストプリント用紙

ラベルシールに、テストプリント用紙が付いてきている場合には、

テスト用紙と、試し印刷したものを重ねて透かしてみる

テスト用紙と、試し印刷したものを重ね、透かしてみて、大きなズレがないか、各件のデータが個々のラベルの中に収まっているのかを確認します。
(テスト用紙に直接印刷しなかったのは、テスト用紙を何回も使えるようにしたかったからなだけなので、テスト用紙に直接試し印刷しても、何も問題ありません。)
テスト用紙が付いていなければ、実際のラベル用紙と重ね、透かしてみてください。

作業ウィンドウで[印刷]か[各ラベルの編集]をクリック

試し印刷に問題が無ければ、ラベル印刷の最終局面を迎えます!
試し印刷で見ていただいたように、[印刷]をクリックすると、型枠にExcel住所録データをどんどん流し込み、そのまま即プリンターにかけるので、「ぶっつけ本番」感が満載です。

それに対し、[各ラベルの編集]をクリックすると、Excel住所録データを流し込み終わったものをゆっくり眺められるよう、「差し込み済みラベル」として別個に準備してくれるので、個々のラベルに個別の編集が可能になります。
「この人のラベルだけ個別に見栄えを変えたい」のように、個別の編集が必要な場合は、[各ラベルの編集]をクリックします。
個別の編集がない場合でも、とりあえず一旦眺めてチェックできるので、[各ラベルの編集]をクリックするのがおすすめです。
いやいや、ぶっつけ本番で印刷するわー、という場合は、プリンターに本番用のラベル用紙をセットし、[印刷]をクリックします。
どちらを選択しても、

[すべて]を選択

こういうダイアログボックスが表示されます。
[すべて]を選択し、[OK]ボタンをクリックすれば、Excel住所録すべての人のデータを流し込んでくれます。

チェックを付けなかったデータは除外

もちろん、[すべて]を選択しても、「差し込み印刷ウィザード[3/6]住所録の指定」の段階でチェックを付けなかったデータは除外されます。

ラベルシールの個別編集と印刷

作業ウィンドウの[各ラベルの編集]をクリック

[各ラベルの編集]をクリックしたことで、Excel住所録データをすべて流し込み終わった「差し込み済みラベル」が新たに作られます

作業ウィンドウの[各ラベルの編集]をクリック

一見、先ほどの「型枠」の画面と何も変わらないように見えたりしますが、流し込んだデータがたくさんある場合には、ラベル用紙のページが複数ページになっているはず。
(流し込んだデータが、1枚の用紙に収まる場合には複数ページにはなりません。)

「型枠」のウィンドウと「差し込み済みラベル」のウィンドウの2つが表示されている

また、「型枠」にデータを流し込んで、新たに「差し込み済みラベル」を作ったので、画面には「型枠」のウィンドウと、「差し込み済みラベル」のウィンドウの2つが表示されています。
ウィンドウが重なっていて、2つあることが実感できない方も、

タスクバーのWordのマークにマウスポインタを合わせる

画面下部のタスクバーに、Wordのマークが表示されているので、それにマウスポインタを合わせると、ウィンドウが2つ出ていることが分かります。
「型枠」のウィンドウと、データを流し込んで新たに作った「差し込み済みラベル」のウィンドウの違いが分かりづらいですが、「型枠」には「文書○(○は数字)」、「差し込み済みラベル」には「ラベル△(△は数字)」という、とりあえずの名前が付いています。

Wordウィンドウのタイトルを確認

これから個別編集をしていくので、自分が操作しようとしているウィンドウのタイトルが、「差し込み済みラベル」を示す「ラベル△(△は数字)」という名前になっていることを確認します。

各フィールドに書式を設定

個別編集は、例えばラベルにすべてが入りきらずに、隠れてしまっているデータがあるのなら、すでに設定してある書式を一部解除したりして調整します。
逆に、宛名を見やすく調整すべく、改行を入れたりするのもありです。
データの件数が多ければ、複数ページになっているので、下にスクロールして、どんどん個別編集していきましょう。

個別編集が終わったら、最後に印刷!
プリンターに本番用のラベル用紙をセットします。

[ファイル]タブ

今、画面に表示されている「差し込み済みラベル」は、「型枠」ではなく、「型枠」から生み出された普通の書類なので、印刷も普段の書類を印刷するときと同じ。
[ファイル]タブをクリックして、

[ファイル]タブ

いつも通り印刷します。

差し込み印刷の型枠とラベルシールの保存

作業ウィンドウで[印刷]をクリック

手順6/6で[印刷]を選択した方は、型枠のみでラベルを完成させたので、

画面に表示されているのは「型枠」のみ

画面に表示されているのは「型枠」のみ。
「型枠」には「文書○(○は数字)」という、とりあえずの名前が付いています。

作業ウィンドウの[各ラベルの編集]をクリック

手順6/6で[各ラベルの編集]を選択した方は、

「型枠」と「差し込み済みラベル」が画面に表示されている

「型枠」と、その型枠から生み出された「差し込み済みラベル」が画面に表示されています。
「型枠」には「文書○(○は数字)」、「差し込み済みラベル」には「ラベル△(△は数字)」という、とりあえずの名前が付いています。

保存しておいた「型枠」を開いた

「型枠」を保存しておけば、「型枠」を開くだけで、すでに「ラベルのこの位置に、Excel住所録からこのデータを流し込んでね」という指定が完成しているので、

[差し込み文書]タブ

[差し込み文書]タブの、

[差し込み文書]タブ

[完了と差し込み]ボタンで、手順6/6に相当する操作から開始できるので、Excel住所録にデータが追加されたり変更があっても対応しやすいです。

保存しておいた「差し込み済みラベル」を開いた

型枠から生み出された「差し込み済みラベル」は、データを流し込み終わった普通の書類なので、Excel住所録にデータが追加されたり変更があっても反映されません。
でも、個別編集したものはちゃんと保存されています。

片方だけを保存してもいいですし、両方を保存してもいいですし、完全にお好みで。
もちろん、二度と使わないのであれば、保存する必要もありません。

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