差し込み印刷で宛名ラベル!

解説記事内の画像はWord 2016のものですが、操作方法は下記のバージョンで同じです。
  • Word 2016, 2013, 2010

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今回ご紹介するのは、Wordの差し込み印刷を使って、Excelで作った住所録からデータを宛名ラベルに差し込む方法。

差し込み印刷

差し込み印刷の前に、そもそも住所録の作り方が分からない!という方は、下記のページをご覧ください。

また、宛名ラベルを作るためには、これからご紹介するWordでの操作前に、ラベルシールを準備しておく必要があります
これは、操作の早い段階で、準備したラベルシールの型番を指定する必要があるからです。
ラベルシールを準備いただいた方から、早速スタートです!

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操作前にExcel住所録で1つだけ確認

Excel住所録のシート名の確認 まずはExcelで作成した住所録を開き、宛名ラベルに使うデータが入力されているシート名を覚えるか、メモっておきます。
後から、このシート名を指定する必要があるからなんです。

シート名の確認が終わったら、Excelで作成した住所録は、出しっ放しにせず、必ず閉じておきます
出しっ放しにしたまま操作を始め、途中で住所録を閉じるようなことがあると、操作がうまくいかなくなるため、この時点で必ず閉じておきます

差し込み印刷ウィザードの起動

それでは早速、宛名ラベルを作成していきましょう!
宛名ラベルに差し込み印刷するのは、Wordの機能なので、Wordを起動します。
くどいですが、もう一回言っちゃいます。
起動するのはWordです。
Excelの住所録は必ず閉じておきます

Wordの新規文書 Wordを起動し、まっさらな新規文書が表示された状態から操作を始めます。

[差し込み印刷の開始]ボタン [差し込み文書]タブ、[差し込み印刷の開始]グループにある、[差し込み印刷の開始]ボタンをクリックし、

[差し込み印刷ウィザード] 一覧から[差し込み印刷ウィザード]をクリックすると、

[差し込み印刷]作業ウィンドウ 画面右側に[差し込み印刷]作業ウィンドウが表示されます。

[差し込み印刷]作業ウィンドウの手順 そして、この[差し込み印刷]作業ウィンドウの一番下には、「手順1/6」と書いてあります。
これを順番に設定していくことになります。

[差し込み印刷ウィザード 1/6] 文書の種類を選択

差し込み印刷ウィザード 1/6 まずは、これから自分が作る文書の種類を指定します。
今回は宛名ラベルを作りたいので[ラベル]をクリックで選択します。
作業ウィンドウ一番下の[次へ:ひな形の選択]をクリックします。

[差し込み印刷ウィザード 2/6] ひな形の選択

差し込み印刷ウィザード 2/6 用意したラベル用紙の、個々のシールの寸法にピッタリ合う枠は、Word文書として既に準備しているのか、それともこれから準備するのかを指定します。
今回は、現在画面に出ているまっさらな文書にレイアウトの変更を加え、シールとピッタリ合う枠を準備するので、[文書レイアウトの変更]を選択し、[ラベルオプション]をクリックします。

[ラベルオプション]ダイアログボックス 表示されたダイアログボックスで、ラベルシールのメーカーや型番を設定するのですが、

ラベルシールのパッケージ ラベルシールのメーカや型番は、準備したラベルシールのパッケージに書いてあります。

[ラベルの製造元]と[製品番号] [ラベルの製造元]で、用意しておいたラベルシールのメーカーを選択、[製品番号]でラベルシールの型番を選択します。
もし、この一覧に、準備したラベルシールのメーカーや製品番号が無い場合には、自分でサイズ登録をするので、「ラベルシールや名刺用紙のサイズ登録」をご覧ください。
[ラベルの製造元]、[製品番号]を選択したら、[OK]ボタンをクリックすると、

ラベルシールの枠が画面に表示された 個々のラベルシールの大きさと、寸法がピッタリ合う枠を、画面に表示させることができました!
もし、この枠が画面に表示されない場合は、枠はあるけど見えていないだけなので、表のグリッド線を表示します。
というのも、実はこの枠、印刷されない「透明な罫線」でできた、いわゆる「」で、個々のラベルシールが表のセルで表されているからです。

[現在の文書を使用] 用意したラベルシールにピッタリの枠を画面に出すことができたので、作業ウィンドウも、先程の[文書レイアウトの変更]を選択した状態から、自動的に[現在の文書を使用]を選択した状態に変わっています。
作業を進めていきましょう。
作業ウィンドウ一番下の[次へ:宛先の選択]をクリックします。

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[差し込み印刷ウィザード 3/6] 宛先の選択

差し込み印刷ウィザード 3/6 ここでは、宛名ラベルに使用するデータが、どの文書ファイルなのかを指定します。
今回は、既にExcelで作ってある住所録を指定したいので、[既存のリストを使用]を選択し、[参照]をクリックすると、

[データファイルの選択]ダイアログボックス ダイアログボックスが表示されます。
宛名ラベルに差し込むデータが収まった住所録が、どこに保存されているのか、画面左側や上部を使って指定し、

住所録の文書ファイルを指定 住所録の文書ファイルをクリックで選択します。
[開く]ボタンをクリックすると、

シート名を選択 このようなダイアログボックスが表示されます。
宛名ラベルで使うデータが、先ほど指定した住所録の、どのシートにあるのか、そのシート名をクリックで選択します。
シート名は冒頭で確認しておいたやつです。
この時、自分が選ぼうとしているシート名の後ろに「_xlnm#Print_Titles」とあるものも表示されている場合には、「_xlnm#Print_Titles」が付いている方は選ばないようにします。
シート名を選択したら、[OK]ボタンをクリックします。

データをチェック 指定した住所録ファイルの、指定したシートにあるデータが一覧になったダイアログボックスが表示されます。
もし、宛名ラベルに含めたくないデータがある場合には、そのデータのチェックを外します。
[OK]ボタンをクリックします。

Next Record すると、画面に表示されているラベルの枠線内、しかも先頭のラベル以外に、<<Next Record>>と表示されます。
これは、次のデータを順に差し込みます、という指令なので消さないようにします。

指定した住所録ファイルの名前が表示された また、作業ウィンドウに、指定した住所録ファイルの名前が表示されていることが分かります!
作業ウィンドウ一番下の[次へ:ラベルの配置]をクリックします。

[差し込み印刷ウィザード 4/6] ラベルの配置

先頭のラベル 今度は、画面に表示されている個々のラベルのうち、先頭のラベルを使って、ラベルのどの位置に、住所録にある何のデータを差し込みたいのかを指定していきます。

宛名ラベル完成図 今回作りたいラベルのイメージはこれ。
ラベルの先頭行には、郵便番号が表示されるようにしたいです。
でも、郵便番号の前には「〒」のマークを付けたい!

「〒」を入力 「〒」のように、どのラベルにも共通して出したい記号や文字などがある場合には、直接キーボードで入力します。
先頭のラベルの、先頭行に文字カーソルがあることを確認して「〒」を入力します。
ひらがなで「ゆうびん」と入力して変換すると、「〒」を入力できます。

「〒」マークの後ろに文字カーソル 「〒」マークの後ろには、郵便番号が差し込まれるようにしたいので、「〒」マークの後ろに文字カーソルがあることを確認してから、

[差し込みフィールドの挿入] 作業ウィンドウの[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックス ダイアログボックスが表示されます。
このダイアログボックスに表示されるのは、

Excelの住所録ファイルの項目名 手順3/6で指定した、Excelの住所録ファイルの項目名。
なので、「エクセルで住所録作成」ページの要領で住所録を作った方は、ここに表示される項目名は図と一緒ですが、それ以外の方はこの図と必ずしも同じ項目名にはなっていないので、「図と一緒じゃない!」心配する必要はありません。

郵便番号を選択 ダイアログボックスで郵便番号にあたる項目を選択し、[挿入]をクリックすると、

「郵便番号」を差し込む領域 「郵便番号」を差し込む領域が挿入されました!

[閉じる]ボタン 次の作業のために、ダイアログボックスを右下の[閉じる]ボタンで、ダイアログボックスを閉じておきます。

宛名ラベルの住所 宛名ラベルには、郵便番号の下の行に住所を入れたいです。

文字カーソルを置く ですので、郵便番号の行の下にある改行マークのところでクリックすると、郵便番号の下の行に文字カーソルを置くことができました。

[差し込みフィールドの挿入] 「住所」を差し込む領域を挿入するために、先ほどと同じように、作業ウィンドウの[差し込みフィールドの挿入]をクリック、

住所を選択 表示されたダイアログボックスで「住所」にあたる項目を選択します。

Excel住所録の「住所1」と「住所2」 この時、Excelで作成した住所録で、住所を「住所1」「住所2」というように複数に分けている場合には、

住所1を選択 住所のはじめ(今回の例なら「住所1」)にあたる項目をクリックで選択し、[挿入]ボタンをクリックします。
住所を分けていない方も、「住所」にあたる項目をクリックで選択し、[挿入]ボタンをクリックします。
(ちなみに、当サイトのExcel住所録の作り方では、「住所A」「住所B」という項目もありますが、これについてはExcel住所録の作り方でご説明しています。ここでは気にする必要はありません。)

[閉じる]ボタン 次の作業のために、ダイアログボックスを閉じておきます。

「住所1」を差し込む領域 「住所1」を差し込む領域が挿入されました!
もちろん、この領域の名前は、Excelの住所録での項目名になりますので、必ずしも「住所1」になっているわけではありません。

Excel住所録の「住所1」と「住所2」 Excelで作成した住所録で、住所を「住所1」「住所2」というように複数に分けている場合は、

「住所1」を差し込む領域 「住所1」の下の行に、「住所2」が差し込まれる領域を作ります。

改行 ですが、この下にはもう改行マークが無く、カーソルを移動できないので、「住所1」が差し込まれる領域の後ろにカーソルを置き、[Enter]キーで改行します。

文字カーソルを確認 改行したので、「住所1」の下に行ができました!
それではここに、「住所2」が差し込まれる領域を作ります。
「住所1」の下の行に文字カーソルがあることを確認し、

[差し込みフィールドの挿入] 作業ウィンドウの[差し込みフィールドの挿入]をクリック、

住所2を選択 表示されたダイアログボックスで「住所2」にあたる項目を選択、[挿入]ボタンをクリックします。
次の作業のために、ダイアログボックスを閉じておきます。

住所2を選択 「住所2」を差し込む領域が挿入されました!
もちろん、この領域の名前は、Excelの住所録での項目名になりますので、必ずしも「住所2」になっているわけではありません。

宛名ラベルの氏名 お次は、住所の下に、氏名が差し込まれる領域を作ります。

改行 ですが、この下にはもう改行マークが無く、カーソルを移動できないので、住所が差し込まれる領域の後ろにカーソルを置き、[Enter]キーで改行します。

文字カーソルを確認 改行したので、「住所2」の下に行ができました!
それではここに、「氏名」が差し込まれる領域を作ります。
住所の下の行に文字カーソルがあることを確認し、

[差し込みフィールドの挿入] 作業ウィンドウの[差し込みフィールドの挿入]をクリック、

氏名を選択 表示されたダイアログボックスで「氏名」にあたる項目を選択、[挿入]ボタンをクリックします。
次の作業のために、ダイアログボックスを閉じておきます。

「氏名」を差し込む領域 「氏名」を差し込む領域ができました!

住所録の「姓」と「名」 もし、住所録側で「姓」と「名」のように項目が別になっている場合には、

「姓」を差し込む領域を挿入 はじめに「姓」を差し込む領域を挿入したあと、

スペースを入力 「姓」と「名」の間にスペースを入れたければ、キーボードでスペースを入力。
(もちろん、スペースは無くても構いません。お好みで。)

文字カーソルを確認 そしてスペースの後ろに文字カーソルがあることを確認して、

「名」を差し込む領域を挿入 「名」を差し込む領域を挿入すればOK。

Excel住所録の項目エクセルで住所録作成」ページの要領で住所録を作った方は、「氏名」もありますし、「姓」と「名」もありますが、「氏名」を使っても、「姓」と「名」の2つを使っても、どちらでも構いません。

スペースと「様」を入力 そして、氏名の後ろには必ず「様」と表示されるようにしたいです。
どのラベルにも共通して出したい文字はキーボードで直接入力します。
図では、氏名の後ろにスペースと「様」を入力していますが、スペースを入れるか入れないかも、完全にお好みです。

というわけで、[差し込み印刷ウィザード 4/6]では、

  1. 差し込む領域を作りたい箇所に文字カーソルを置く。
  2. 作業ウィンドウの[差し込みフィールドの挿入]をクリック。
  3. 表示されたダイアログボックスで項目を選択、[挿入]ボタンをクリック。
  4. ダイアログボックスを閉じる。

を繰り返して、自分が宛名ラベルに入れたいデータを差し込む領域を作っていきます。

[閉じる]ボタン 操作の途中、[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスは、その都度閉じていましたが、これは、ダイアログボックスを出したままスペースを入力したり改行したりすることができないためです。
指定した差し込む領域のすぐ後ろに、次の差し込む領域を作りたい場合には、ダイアログボックスを閉じることなく、そのまま作業できます。

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先頭のラベルだけ、きっちり見栄えを整える

ここまでの操作で、先頭のラベルにだけ、データを差し込む領域を作ったものの、見栄えは整えていません。

範囲選択 というわけで、この例では「氏名」の領域にデータが差し込まれたとき、その文字をやや大きく、中央揃えで差し込まれるように設定してみます。
<<氏名>>となっている領域から、キーボードで直接入力した「様」までを端からドラッグでなぞり、範囲選択します。

範囲選択完了 領域を範囲選択する際は、<<>>の部分が含まれるよう範囲選択するのがポイントです。
また、差し込む領域は、直接入力した文字と比べて、範囲選択すると濃く表示されますが、特に気にする必要はありません。

書式設定 あとは普通の文書のときと同様、フォントサイズを変更したり、中央揃えなどを設定します。

書式設定完了 氏名の部分の見栄えを整えることができました!
今回の例では、氏名の部分に、フォントサイズ12pt、中央揃え、段落前に0.5行の間隔を設定してみました。
もし、他にも見栄えを整えたい箇所があれば、同じ要領で設定をします。

[差し込み印刷ウィザード 4/6]で忘れがちな[すべてのラベルの更新]

先頭ラベルの設定完了 さぁ、これで、先頭のラベルは設定バッチリ。
でも、先頭以外のラベルには、氏名や住所などが入る領域はまだありません。

[すべてのラベルの更新]ボタン そこで、作業ウィンドウの[すべてのラベルの更新]ボタンをクリックします!

すべてのラベルに領域が完成 [すべてのラベルの更新]ボタンをクリックしたことで、先頭以外のラベルにも、住所や氏名を差し込む領域ができました!
もちろん、先頭のラベル以外に最初から付いていた、<<Next Record>>は、絶対に消してはいけません

「差し込みフィールド」という概念を覚えよう!

差し込みフィールド <<住所2>>、<<氏名>>のように、<<>>で囲まれた領域は、データを差し込むための領域です。
「この部分に、指定した住所録内の、住所2のデータを持ってきてね」という指定をした領域なわけです。
この領域のことを「差し込みフィールド」と言います。

すべてのラベルに領域が完成 そして、先頭のラベル以外に<<Next Record>>があることで、「Next(次)」なだけに、次のデータ、そのまた次のデータ・・・と次々に差し込まれていくようになっているわけです。

つまり、今操作している差し込み印刷ウィザードでは、「ラベルそのものを作っている」のではなく、住所録のようなデータの集まりから、データを引っ張ってきてラベルに流し込むための「型枠づくり」をしている、ということになります。

[次へ:ラベルのプレビュー表示] それでは、作業ウィンドウ一番下の[次へ:ラベルのプレビュー表示]をクリックします。

[差し込み印刷ウィザード 5/6] ラベルのプレビュー表示

ラベルのプレビュー ここでは、実際にデータが差し込まれると、こんな風になるよというイメージを確認できます。

差し込み印刷ウィザード 5/6 もし、設定し忘れた領域があったり、見栄えをもう少し整えたい場合には、作業ウィンドウ下部の[戻る]を押して、該当の設定ができる手順まで戻り、設定し直します。
設定のし直しが終わったら、[次へ]で再び、この手順5/6まで進んできてください。

ラベルのプレビュー また、ここでするのは、あくまでも「全体」のイメージ確認。
「この人のデータだけ、この位置で改行したいなぁ」とか、「この人とこの人だけ」といった個々のデータへの調整は、このあとに行います。

[次へ:差し込み印刷の完了] 作業ウィンドウ一番下の[次へ:差し込み印刷の完了]をクリックします。

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[差し込み印刷ウィザード 6/6] 差し込み印刷の完了

[印刷]と[各ラベルの編集] この、差し込み印刷ウィザード 6/6では、ここまでの操作で作った宛名ラベルの「型枠」に、住所録データを流し込みつつ、直に印刷を始めてしまうのか、それとも一旦、住所録データを完全に流し込み終わった「差し込み済みラベル」を作るのかを指定します。

[印刷] ですが、ラベルシールへの本番印刷の前に、まずは普通の用紙に、試し印刷をしておくのがおすすめ。
プリンターに普通の印刷用紙(ラベルシールではなく、普通の用紙)をセットし、[印刷]をクリックします。

現在画面に表示している人の分 お試し印刷では、ラベルの1片1片に、各データがきれいに収まっているかを見ればいいので、100人とか1,000人とか、全員分をお試しする必要はありません。
現在画面に表示している人の分(この例なら、24片のラベルなので、画面に表示されている24人のデータ分)だけ、データを流し込んで、印刷した感じを確認すればいいので、

[現在のレコード] [現在のレコード]を選択して[OK]ボタンをクリックし、

[印刷]ダイアログボックス 更に表示された[印刷]ダイアログボックスで[OK]ボタンをクリックすると、印刷が始まります。

[余白が小さすぎます]メッセージ もし、このようなメッセージが出た場合は、[はい]をクリックすると印刷が始まります。
このメッセージが出た方は、印刷後に、ラベルシールと、試し印刷したものを重ね、透かしてみて、個々のラベル内にデータが収まるか、途切れて印刷されないか、特に上端・下端、左端・右端のラベル部分を中心によく確認してください。
印刷したデータが個々のラベル内に収まれば、ラベルシールへの本番印刷でも[はい]をクリックして印刷してください。

テスト用紙 ラベルシールに、テストプリント用紙が付いてきている場合には、

テスト用紙と、試し印刷したものを重ね、透かしてみる テスト用紙と、試し印刷したものを重ね、透かしてみて、大きなズレがないか、各件のデータが個々のラベルの中に収まっているのかを確認します。
(テスト用紙に直接印刷しなかったのは、テスト用紙を何回も使えるようにしたかったからなだけなので、テスト用紙で試し印刷しても、何も問題ありません。)
テスト用紙が付いていなければ、実際のラベル用紙と重ね、透かしてみてください。

「差し込み済みラベル」で個別編集

[印刷] あまりおすすめではありませんが、試し印刷に問題が無く、そして特に個々のラベルを個別に編集する必要が無ければ、プリンターにラベル用紙をセットし、[印刷]をクリックして、直に印刷を始めてしまって構いません。
この方法は、ここまでの作業で作った宛名ラベルの「型枠」に、住所録データを流し込みながら、直接印刷してしまう方法です。

[各ラベルの編集] ですが、私のおすすめは、[各ラベルの編集]をクリックして、一旦、住所録データを完全に流し込み終わった「差し込み済みラベル」を作ること。

文字が余りのシールにも印刷される この理由は、ラベルシールに余りが出たときに対応できるから。
実は、宛名ラベルへの差し込み印刷では、最後にラベルシールの余りがあると、どのラベルにも共通して印刷されるように、キーボードで直接入力した「〒」や「様」は、余りのシールにも印刷されてしまうんです。
一旦、データをすべて流し込み終わった「差し込み済みラベル」を作っておけば、それを消すことができるのですが、「差し込み済みラベル」を作らずに、直接印刷を開始してしまうと、がっちり印刷されてしまうのです。

改行など、個々の対応 また、一旦、住所録データを完全に流し込み終わった「差し込み済みラベル」を作っておけば、この人のシールだけ、この位置で改行したいなぁといった、個別の対応ができます。

[各ラベルの編集] というわけで、一旦、住所録データを完全に流し込み終わった「差し込み済みラベル」を作っていきましょう。
[各ラベルの編集]をクリックすると、

[すべて] このようなダイアログボックスが表示されるます。
住所録のすべての人のデータを流し込みたいので、[すべて]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

データをチェック もちろん、[すべて]を選択しても、「[差し込み印刷ウィザード 3/6] 宛先の選択」の段階でチェックを付けなかったデータは除外されます。

ラベル用紙のページが複数ページになっている データを流し込み終わった「差し込み済みラベル」が、新しいウィンドウに表示されました。
一見、先ほどの「型枠」の画面と何も変わらないように見えたりしますが、流し込んだデータがたくさんある場合には、ラベル用紙のページが複数ページになっているはず。
(流し込んだデータが、1枚の用紙に収まる場合には複数ページにはなりません。)

ウィンドウが2つ この操作で、差し込む領域が指定された「型枠」に、データを流し込んで新たに「差し込み済みラベル」をつくったので、画面には「型枠」のウィンドウと、「差し込み済みラベル」のウィンドウの2つが表示されています。
ウィンドウが重なっていて、2つあることが実感できない方も、

タスクバー 画面下部のタスクバーに、Wordのマークが表示されているので、それにマウスポインタを合わせると、ウィンドウが2つ出ていることが分かります。
「型枠」のウィンドウと、データを流し込んで新たに作った「差し込み済みラベル」のウィンドウの違いが分かりづらいですが、「型枠」には「文書○(○は数字)」、「差し込み済みラベル」には「ラベル△(△は数字)」という、とりあえずの名前が付いています。
今は確認だけで先に進みましょう。

改行したい位置に文字カーソルを置く 「差し込み済みラベル」は、型枠とは別物なので、それぞれのラベルの個別編集が可能です。
もし、この人の住所だけここで改行したいなぁというのであれば、改行したい位置に文字カーソルを置き、[Enter]キーで改行すれば、

改行完了 そのラベルだけ、例外で改行を整えられます。

余ったラベル また、各ラベルに共通して表示されるよう入力した文字は、最後に余ったラベルにも印刷されてしまいます。

セルを選択 ラベルの枠は、印刷されない「透明な罫線」でできた、いわゆる「」の構造で、個々のラベルが表のセルになっているので、表のセルや行を選択する要領で、余ったラベルを選択し、[Delete]キーで中の文字を消すと、

セルを選択 余ったラベルに、余計な印刷がされることはありません。

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ラベル用紙に本番印刷

試し印刷、個々のラベルへの対応が終わったので、最後はラベル用紙に本番の印刷です。
プリンターに、ラベル用紙をセットしておきます。

セルを選択 前の章で、個々のラベルへの対応を終えた「差し込み済みラベル」を印刷します。
これは「型枠」ではなく、普通の書類なので、普段と同じ[ファイル]タブをクリックして、

[印刷] 印刷します。

保存について

[各ラベルの編集] [差し込み印刷ウィザード 6/6] の[各ラベルの編集]を使っていない方は、

「型枠」のみ 画面に表示されているのは「型枠」のみ。

[各ラベルの編集] [差し込み印刷ウィザード 6/6] の[各ラベルの編集]を使った方は、

「型枠」と「差し込み済みラベル」 画面に表示されているのは「型枠」と、データを流し込み終わった「差し込み済みラベル」の2つ。

これらを保存するかどうかは、完全にお好みです。
「型枠」を保存しておけば、また同じ宛名ラベルを印刷する必要が出た場合に、Excelの住所録にデータが追加されていても、「型枠」なのでなんなく対応できます。
ただし、たとえデータに変更が無かったとしても、毎回「型枠にデータを流し込む」という操作は必要になります。(たいした操作ではないです。)

一方、データを流し込み終わった「差し込み済みラベル」は、普通の書類なので、それをそのまま再び印刷するときには、印刷ボタンを押すだけで手っ取り早いです。
ですが、Excelの住所録にデータが追加されていても、「型枠」ではなく、ただの「差し込み済みラベル」なので、追加されたデータが反映されることはありません。

片方だけを保存してもいいですし、両方を保存してもいいですし、完全にお好みで。
もちろん、二度と使わないのであれば、保存する必要もありません。

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