Excel住所録の作り方STEP2：入力の快適テクとトラブル解決

住所録が横長なので、横にスクロールしたい場面も多いはず。
画面右下の水平スクロールバーを使って横スクロールしてもいいですし、

キーボードでCtrlとShiftキーを押したまま、

キーボードでCtrlキーを押したまま、

表示されたダイアログボックスの左側で［詳細設定］を選択し、その右側に表示された［Enterキーを押したら、セルを移動する］の［方向］を、「右」にすれば、右方向の入力のときに便利です。
Step1から操作を続けていらっしゃる方は、すでに「右」になっていますので、「右」のまま進めていきましょう。

住所録への入力が終わった後は、「右」の設定のままだと、自分で設定したにも関わらず、案外びっくりするので、既定の「下」に設定し直します。
最後に、ダイアログボックス右下の［OK］ボタンをクリックします。

この住所録は、テーブルにしてあるので、特に何もしなくても、2件目、3件目...とデータを入力していくだけで、自動的に広がって、日本語入力の自動切り替えや、数式なども引き継いでくれます。
（なので、Step1では数式などを1件目のセルにだけ設定しました。）
でも、テーブルが自動で広がるタイミングは、新しいデータの最初の項目を入力し終わった後。

テーブルの最終行の右下に、小さな直角マークが表示されています。

このとき、テーブルの最後のセルが選択されていると、直角マークではなく、オートフィルで使うフィルハンドルが表示されてしまうので、テーブルの最後のセルは選択していない状態にしてください。

テーブルの最終行の右下、小さな直角マークにマウスポインターを合わせ、

マウスポインターが両矢印の形になったら、真下にドラッグすると、

テーブルを広げることができました！
このテーブルを広げる作業は、足りなくなったらいつでも同じ操作をすればいいので、適当な件数分を広げればOK。
広げすぎても、あとで縮めますので問題ありません。

ただ、広げるときに、斜めや横にドラッグしてしまうと、余計な列が増えてしまうので、

真下にドラッグします。

数式を設定すべきセルを選択すると、数式をコピーしていないのに、テーブル範囲を広げただけで数式が引き継がれていることが分かります！
もちろん、日本語入力の自動切り替えも引き継がれているので安心してください。

「入力順」は、あとでオートフィルで連番を一瞬で振れるので、データ入力時は非表示でOK。
「フリガナ」、「郵便番号」の列は、数式が設定されているので、こちらもデータ入力時は非表示でOK。

そして、「住所1」の列も、数式が設定されているので、非表示でOK。

というわけで、これらの列を非表示にするため、「入力順」、「フリガナ」、「郵便番号」の列と、

そして「住所1」の列を選択します。
くどいですが、選択するのは列。セルじゃないです。
複数の列の選択が不安な方は「［Shift］や［Ctrl］キーで行列の選択」をご覧ください。 続いて、選択した列の、いずれかの列番号のところで右クリック、

列番号のところで右クリックしていないから。
列番号のところで右クリックすれば表示されます。
「正しく選択、正しい場所で右クリック」、めちゃくちゃ大切です！

列を非表示にできました！

この住所録の、入力のポイントは、「住所A」の入力。
「住所A」のセルが選択されていると、

日本語入力ONの状態で、郵便番号を入力し、変換すると、

その郵便番号に対応する住所に変換されます。
変換できない郵便番号があった場合の対応は、「郵便番号で住所に変換できない」の章でご説明しています。
この「住所A」には、郵便番号で変換できた部分だけ入力。

「住所B」は、「住所A」の残りを入力。
建物名は「住所2」に。

右に右に入力するために、Enterキーでの移動方向を「右」に設定していますが、

行の最後だと、次は右じゃないよ...と、Enterキーで入力を確定するときにモヤモヤしてしまうかも。
が、しかーし！
行の最後でも、心配せずにEnterキーで入力を確定します。

すると、自動的に次の行の先頭に移動します！
Step1で、この住所録をテーブルに変換しているので、Excelは表の最後の列を理解しているため、気を利かせてくれるんです。

1つ目の理由が、郵便番号自体が間違っている。
この場合は、正しい郵便番号を調べれば解決するので、郵便局のホームページで確認後、入力します。

2つ目は、正しい郵便番号なのに変換されない。
新しく設置された郵便番号だったり、変更された郵便番号だったりすると、その変更にパソコンの日本語入力システムが追いついていなくて変換できません。
その場合は、どうしようもないので、下記のようにすべて手入力して強行突破します。

強行突破する場合の「住所A」は、郵便番号を入力して変換するのではなく、普通に「みやぎけんせんだいし･･･」のようにいつもどおりの入力をして、

いつもどおりに漢字に変換します。

日本語入力の自動ONが設定されているセルならどれでもいいので、どれか1つのセルを選択します。
「姓」か「名」のデータが入力されているセルだと分かりやすいです。

最初に選択しておいたセルと同じ入力規則が設定されているセル、つまり日本語入力の自動ONが設定されているセルがすべて選択されます。

続いて、日本語入力の自動OFFを解除します。
日本語入力の自動OFFが設定されているセルならどれでもいいので、どれか1つのセルを選択します。
「電話番号」のデータが入力されているセルだと分かりやすいです。

最初に選択しておいたセルと同じ入力規則が設定されているセル、つまり日本語入力の自動OFFが設定されているセルがすべて選択されます。

表示されたダイアログボックスの左側で［詳細設定］を選択し、その右側に表示された［Enterキーを押したら、セルを移動する］の［方向］を、既定の「下」に設定し直します。
最後に、ダイアログボックス右下の［OK］ボタンをクリックします。

全列全行が選択できます。

選択できたら、いずれかの列番号のところで右クリック、

右クリックするところは、いずれかの列番号のところです。

これで非表示になっていた列も再表示できました。
全列を再表示したあとも、全列全行が選択されていますが、

いずれかのセルを選択すれば、選択を解除できます。

「郵便番号で住所に変換できない」の章で、「住所A」を強行突破で入力したところの「郵便番号」のセルは、「住所A」の読み情報が素直に表示されているので、こちらも強行突破で郵便番号を手入力します。

強行突破で手入力するセルを選択したら、特に消す必要はないので、そのまま、

郵便番号を入力します。
Enterキーで入力を確定すると、

本来ならPHONETIC関数で自動的に表示されるようになっているセルに、無理矢理に手入力したので、セルの左上に注意を促す直角マークが表示されます。

そして、直角マークが表示されているセルを選択すると、注意マークが表示されます。
これらの注意を無視して、マークが表示されないようにすることもできるのですが、マークがあった方が強行突破したところが分かるので、そのままにしておきます。

「フリガナ」は、「姓」と「名」を入力するときの読み情報を、PHONETIC関数で表示させてフリガナとして使っているので、「姓」に「なかたに」と入力して漢字に変換していたら、フリガナも「ナカタニ」と表示されます。
でも、本当は「ナカヤ」だった時など、フリガナを修正したいときは、「フリガナ」欄ではなく、「姓」や「名」欄に格納されている読み情報を修正します。

読み情報を修正したい「姓」または「名」のセルを1つ選択。
くどいですが、選択するのは「フリガナ」ではなく、その元となっている「姓」または「名」のセルだということがポイント！

その漢字を入力するときに、どう入力したかの読み情報が表示されるので、正しい読み方を入力します。
カーソルを動かす際、マウスでカーソルを動かそうとすると、漢字の方にカーソルを動かしてしまったりするので、キーボードの←や→キーで動かした方が、フリガナのところだけでカーソルを動かせて便利です。
正しい読み方に修正したら、セル内の文字カーソルが消えるまでEnterキーで入力を確定します。

「姓」や「名」の読み情報を修正したことで、フリガナ欄の表示も変わりました！
この操作を繰り返して、必要な箇所の読み情報を修正します。

テーブルを広げながら入力をしてきたので、全件の入力が終わったけれど、テーブルは余っているという方も多いはず。
余ったままにしておくと、ラベルやはがきに宛名印刷したときに、余ったところもデータがあるものとして扱われてしまい、ムダな印刷が発生します。
そこで、余ったテーブルの行を削除します。

余ったテーブルの行の、行番号をドラッグして行を選択。
選択した行番号のところで右クリック、

行を削除できました！
それにしても、行を削除した直後は、行が選択されているので、見た目的にテーブルの行が削除されたことが分かりづらいです。

そんなときは、いずれかのセルを選択すれば、行の選択が解除されるので、余ったテーブルの行を削除できたことが、尚一層分かりやすいです。

テーブルを広げるときに、この直角マークを使ったので、これを上にドラッグすればいいのでは？と思った方もいらっしゃると思います。

直角マークを上にドラッグする方法でテーブルを縮めると、縮める前はテーブルだったセルに、数式などの設定が残ってしまい、そこもデータがあるものとして扱われてしまうので、

テーブルの行が余ったときには、行単位でまるまる削除したというわけです。