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エクセルで住所録作成【STEP1:項目作り】
解説記事内の画像はExcel 2010のものですが、操作方法はExcel 2013・2007でも同じです。
Excel 2013, 2010, 2007
STEP1 項目作り 住所録を作る際のポイントは「どんな項目を作るのか」です!
項目を作るだけで住所録作成の大枠はできたも同然。
そして、後で行うデータの入力時に、Excelの機能をフル活用するために工夫を加えておきます!
項目名の入力
1行目の各セルに、項目名を入力します。
「氏名」の項目以外に、「姓」と「名」の項目も作っておくと、住所録完成後、この住所録をWordの差し込み印刷で利用する時に何かと重宝します。
また、住所は「住所1」と「住所2」という風に分けておくと、実際のデータ入力時に考えやすくなります。
入力時のトラブル回避のために・・・
「住所2」の入力欄に、「8-12」といった番地のみを入力すると、「8月12日」のように日付として入力されてしまうという、「文字列の表示形式」でご紹介しているトラブルを、回避するための設定を行います。
(本当にそうなるのか、実際に操作して、日付として入力されてしまった方は、混乱を回避するため、必ず[元に戻す]ボタンで、入力前の状態に戻しておいてください。)

それでは、トラブル回避の設定を行います。
設定は、1件目のデータを入力するセルだけでOK。(理由は後でご説明します。)
1件目のデータを入力する行の、「住所2」のセルを選択し、選択したセルのところで右クリック、[セルの書式設定]をクリックします。

[表示形式]タブで、表示形式を文字列に設定します。
日本語入力の自動切替
「日本語入力をオンにし忘れてうっかり入力」といったことを防ぐために、選択したセルによって、日本語入力のオン/オフが自動で切り替わるように設定します。
「氏名」「姓」「名」「住所1」「住所2」の欄は、日本語入力がオンの、「ひらがな」入力モードで入力したい欄なので、これらのセルを選択すると、自動でそう切り替わるように設定してみます。
設定は、1件目のデータを入力するセルだけでOK。(理由は後でご説明します。)
1件目のデータを入力する行の、「氏名」「姓」「名」「住所1」「住所2」のセルを選択し、


[データ]タブの[データの入力規則]ボタンをクリックします。
この時、ボタンは絵柄の部分と[▼]の部分の、2層構造になっているので、絵柄の方のボタンをクリックします。
[日本語入力]タブで、「ひらがな」を設定します。
今度は、「郵便番号」や「電話番号」のセル。
これらのセルは、漢字などに変換する必要が無いので、日本語入力はオフでいいわけです。
というわけで、1件目のデータを入力する行の、「郵便番号」「電話番号」のセルを選択し、


先程と同じ[データの入力規則]ダイアログボックスの、[日本語入力]タブで、「オフ」を設定します。
「フリガナ」欄は、後の工程で関数を設定するので、自分でデータを入力する欄ではありませんから、日本語入力の自動切替は設定しなくてOKです。
列幅の調整
データが長くなると思われる列の列幅を広げます
幅は適当で構いません。
また、実際のデータを入力した後など、列幅が足りないな〜と思ったら、いつでも広げてください。
1件目の入力
Excelでの住所録は、「1行に1件を入力」という感じになるため、1つのセルに入力後、[Enter]キーを押してそのセルを確定した際、アクティブセルを下ではなく、右に動くようにした方が入力しやすいです。
というわけで、
【Excel 2013・2010】 [ファイル]タブ−[オプション]をクリック、
【Excel 2007】 [Officeボタン]−[Excelのオプション]をクリック、

表示されたダイアログボックスの[詳細設定]で、Enterキー後のセルの移動方向を「右」に変更します。

【Windows 7/Vista】
また、住所録の入力では、人名や地名の入力がメインとなりますから、日本語入力システムの変換モードを人名/地名にしておきます。
【Windows 8 / 8.1】
【Windows 8や、8.1の環境でOfficeをお使いの方は、このIMEの変換モードを変える操作は必要ありません。



では、後の作業をしやすくするため、1件目のデータを入力します。

「氏名」は、苗字と名前の間にスペースを入力します。
こうすることで、「姓」と「名」の欄はいちいち入力しなくても、この「氏名」を使って後で簡単にデータを生成することができます。
「フリガナ」、「姓」、「名」、「郵便番号」の欄の入力は、後でExcelさんにやってもらいますので、人間様がいちいち入力する必要はありません

「住所1」は実際に住所を入力しなくても簡単に入力できます。
郵便番号を入力して変換すると・・・

その郵便番号に対応した住所に変換することができます。
これは、日本語入力システムの機能によるものです。
今回ご紹介する住所録では、「住所1」の欄を自分で入力し、「郵便番号」の欄をExcelさんに埋めてもらう方法をとります。
ここで、その逆の「郵便番号」の欄を自分で入力して、「住所1」の欄をExcelさんに埋めてもらう方法の方が、いいんじゃない?と思った方もいらっしゃると思います。
今回ご紹介している方法をとったのは、入力をしやすくするための工夫なのですが、その理由は次のSTEP2でご説明しています。


「住所2」には、「住所1」で入力した住所の残りを入力します。
住所録データの英数字は半角で入力するのがオススメです。
特に「住所1」「住所2」欄は、このデータを使ってWordのはがき宛名印刷をする際に、半角で入力しておくことで自動的に数字を漢数字に変換することができるからです。

電話番号は普通に入力します。
これで、人間様が個別に入力しなければならない欄の入力は終了しました。
(1件目だけですが(笑))
フリガナの設定

入力した「氏名」のデータを元に、「フリガナ」欄にフリガナを表示させます。
1件目の「フリガナ」欄であるB2番地に、A2番地のフリガナが表示されるよう、PHONETIC関数を設定します。


フリガナを表示させることができました!
テーブルに変換
2件目以降のデータを入力しやすくするため、住所録をテーブルに変換します。
住所録の項目名、または1件目のデータが入っているセルだったらどれでもいいので、どれか1つのセルを選択した状態で、


[ホーム]タブ、[テーブルとして書式設定]をクリックし、一覧から好みのものを選択します。
選択後に表示されたダイアログボックスで、テーブルに変換する範囲を確認すること、[先頭行をテーブルの見出しとして使用する]のチェックを付けることをお忘れなく。
テーブルに変換することができました!

これで住所録の「大枠」の完成です!
STEP2:入力で、機能をフル活用しながら、2件目以降のデータを入力していきます。
エクセルで住所録作成【STEP2:入力】
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