はがき宛名印刷【ワード・Word】

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はがき宛名印刷

Word 2007, 2010

年賀状や暑中見舞い作成時に大活躍するWordのはがき宛名印刷機能。
今回はExcelで作成した住所録のデータを、はがきの宛名面に差し込む方法をご紹介します！

まずはWordを起動します。
住所録はExcelで作っても、宛名面にデータを差し込むのはWordの役目ですので、くどいようですが（笑）、Wordを起動してください。

［差し込み文書］タブ、［作成］グループの［はがき印刷］ボタンをクリックします。
【Word 2010】［はがき印刷］ボタンをクリック後、更に［宛名面の作成］をクリックします。

今回は宛名面を作るので、［宛名面の作成］をクリックします。

【Word 2010】
先程リボンで［宛名面の作成］をクリックしているので、このダイアログボックスは表示されません。
次に進みます。

［はがき宛名印刷ウィザード］が起動してきます。

このウィザードに従って進めていけば、宛名印刷の設定が簡単にできます。
［次へ］ボタンをクリックします。

【Word 2010】
Word 2010では下記のようになっています。

【Word 2010】
Word 2010の［はがき宛名面印刷ウィザード］は左の図のような感じです。
2007と見栄えが異なりますが、設定方法は同じです。
［次へ］ボタンをクリックします。

まず、ハガキの種類を選択します。
年賀状の場合はもちろん［年賀／暑中見舞い］を選択します。

宛名面を縦書きにするのか横書きにするのかを選択します。

フォントを選択します。
年賀状の場合は、筆で書いたようなフォントを選択すると感じがでます。

また、前の画面で［縦書き］を選択した場合は、宛先や差出人の住所データの数字を漢数字に自動的に変換するかを選択します。

差出人情報（自分の名前や住所）を宛名面に印刷する場合は、［差出人を印刷する］にチェックをつけ、名前や住所を入力しておきます。

Excelで作成した住所録が保存してある場所を指定します。

［他の住所録ファイルを差し込む］を選択し、［参照］ボタンをクリックすると、

【Word 2010】
［既存の住所録ファイル］を選択し、［参照］ボタンをクリックすると、

住所録ファイルを指定するダイアログボックスが表示されるので、上部のアドレスバーや、左側の［お気に入りリンク］を使って、住所録ファイルのある場所を指定し、住所録ファイルを選択します。

この時、住所録ファイルが表示されない場合には、ダイアログボックス右下で［すべてのファイル］を選択すると表示されます。

住所録ファイルを指定すると、先程のダイアログボックスに戻ってきます。
［住所録ファイル名］に指定した住所録ファイルの保存先とファイル名が表示されているのが分かります。

また、宛名の敬称も選択しておきます。

これで指定は終わりです！
［完了］ボタンをクリックします。

前の画面で［完了］ボタンを押した後、このダイアログボックスが表示されます。

指定したExcelファイルの、どのシートに住所録データがあるのかを指定します。

これで宛名面の完成です。
ここで注意点が1つ。それは下記で！

はがき宛名印刷の仕組み

ここで間違ってはいけないのは、ここまでの宛名面の作成作業は、住所録データ1件1件を流し込むための「型枠」を作った、ということなんです。
印刷を開始することで、Excel側の住所録データが1件分ずつこの型枠に自動的に流し込まれていきます。
この「型枠」という考え方を実感していただくために、［差し込み文書］タブ、［結果のプレビュー］グループの［結果のプレビュー］ボタンをクリックして、OFFにしてみます。

先程まで宛名が表示されていた部分が<<住所_1>>、<<住所_2>>のように表示されます。

「この部分に、指定した住所録ファイルの住所1のデータを持ってきてね～」といった指定がされているわけです。

この<<住所_1>>、<<住所_2>>といった部分のことを差し込みフィールドと言います。
というわけで、作成した「型枠」にデータが差し込まれるとどんな風になるのかを確認するのが、先程の［結果のプレビュー］ボタン。
このボタンがONの状態で、下の図の右三角のボタンをクリックしていくと、次のデータ、次のデータ・・・とデータが差し込まれた結果を確認することができます。