はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたい

解説記事内の画像はWord 2010のものですが、操作方法は下記のバージョンで同じです。
  • Word 2010, 2007

はがき宛名印刷の機能を使って、はがきに宛名を差し込む際、この人の敬称は「様」、この人には「先生」にしたい・・・と、宛先によって敬称を変えたい場合の方法を今回はご紹介します!

はがき宛名印刷」のページ同様、Excelで作成した住所録のデータを差し込むという前提でご説明していきます!

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像01 まず、Excelで住所録を作る際、「敬称」という項目も作り、データを入力しておきます。

住所録が完成したら、Excelは終了しておきます。

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像02はがき宛名印刷」のページでご紹介している要領で、はがき宛名面印刷ウィザードで設定していきます。

ウィザードの途中、[差し込み印刷を指定します]のところで、[宛名の敬称]を「なし」にします。

この続きも「はがき宛名印刷」のページでご紹介している要領と同じです。

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像03 宛名面が完成しました!
ウィザードで、[宛名の敬称]を「なし」にしているので、敬称が無いことがわかります。

ここで、[差し込み文書]タブ、[結果のプレビュー]グループの、[結果のプレビュー]ボタンをクリックでOFFにしてみます。
はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像04

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像05はがき宛名印刷」のページでご紹介しているとおり、先ほど出来上がったばかりのこれは型枠です。
なので、[結果のプレビュー]ボタンをOFFにしたことで、型枠の状態そのままが分かります。

左の図の位置に「敬称」を設定すればいいわけです。

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像06 更に[編集記号の表示/非表示]ボタンをONにすると、この型枠にはタブやスペースが設定されていることが分かり、操作しやすくなります。

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像07 「敬称」を入れたい位置に文字カーソルを置きます。
この時、予め設定されているスペースがあるので、そのスペースの後ろに文字カーソルを置くのがオススメです。
敬称を設定した後、「敬称」と、その上の「名」の間にスペースがあると、くっつき過ぎず、バランス良く見える(ような気がする)からです。
でも、このへんはお好みですヨ。

[差し込み文書]タブ、[文章入力とフィールドの挿入]グループにある、[差し込みフィールドの挿入]ボタンの[▼]をクリックし、
はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像08

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像09 「敬称」をクリックで選択します。

この時、もしExcelで作っておいた住所録の敬称の項目名が「宛先の敬称」という項目名だったら、ここで表示されるのも「宛先の敬称」となるので、それを選択します。

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像10 カーソルの位置に敬称を設定できました。

ここで、実際にデータが差し込まれた時に、どんな感じになるのか確認してみます。
[結果のプレビュー]ボタンをクリックでONにします。 はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像11

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像12 ちゃんと敬称が差し込まれています!

[結果のプレビュー]ボタンの隣にある、下の図のボタンを使って、次のデータや、そのまた次のデータが差し込まれた状態も確認していきます。
はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像13

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像14 そうすると、敬称が「様」だったデータでは良かったものの、「先生」という敬称が差し込まれた場合には、敬称の文字に対して、敬称を収めている領域が狭すぎて、次の行に折り返ってしまっています。

というわけで、敬称を収めている領域を広げます。

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像15 「姓」「名」や、「敬称」のある領域は、「テキストボックスの中に入れられた表」という構造になっているので、表のセルの大きさを調整します。

「名」の下にある境界線にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが左の図のような形になったら、上にドラッグすると、

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像16 「姓」「名」のセルが小さくなり、それのおかげで、隠れて見えなかった「敬称」の下にある境界線が見えるようになりました。

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像17 「敬称」の下にある境界線にマウスポインタを合わせ、下に向かってドラッグすると、

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像18 「敬称」を収めていたセルが広がったので、「先生」の場合でも、1行に収めることができるようになりました!

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像19 これで、敬称が「先生」でも、

はがき宛名印刷で宛先ごとに敬称を変えたいの操作画像20 「様」でも、きれいに収まり、宛先によって敬称を変えることができました!

あとは普段どおり、試し印刷と印刷位置の調整のステップに進みます。

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