年賀状や暑中見舞い作成時に大活躍するWordのはがき宛名印刷機能。
今回はExcelで作成した住所録のデータを、はがきの宛名面に差し込む方法をご紹介します！
まずはWordを起動します。
住所録はExcelで作っても、宛名面にデータを差し込むのはWordの役目ですので、くどいようですが（笑）、Wordを起動し、新規文書が表示された状態から操作を始めます。
［差し込み文書］タブ、［作成］グループの［はがき印刷］ボタンをクリックします。
今回は宛名面を作るので、［宛名面の作成］をクリックします。
［はがき宛名印刷ウィザード］が起動してきます。
このウィザードに従って進めていけば、宛名印刷の設定が簡単にできます。
［次へ］ボタンをクリックします。
まず、宛名を印刷するハガキの種類を選択します。
年賀状や暑中見舞いの場合は、もちろん［年賀／暑中見舞い］を選択します。
［次へ］ボタンをクリックします。
宛名面を縦書きにするのか横書きにするのかを選択し、［次へ］ボタンをクリックします。
フォントを選択します。
年賀状の場合は、筆で書いたようなフォントを選択すると感じがでます。
また、前の画面で［縦書き］を選択した場合は、宛先や差出人の住所データの数字を漢数字に自動的に変換するかを選択します。
［次へ］ボタンをクリックします。
差出人情報（自分の名前や住所）を宛名面に印刷する場合は、［差出人を印刷する］にチェックをつけ、名前や住所を入力しておきます。
入力が終わったら、［次へ］ボタンをクリックします。
Excelで作成した住所録が保存してある場所を指定します。
［他の住所録ファイルを差し込む］を選択し、［参照］ボタンをクリックすると、
住所録ファイルを指定するダイアログボックスが表示されるので、ダイアログボックス上部や、左部を使って、住所録ファイルのある場所を指定後、住所録ファイルを選択し、［開く］ボタンをクリックします。
この時、住所録ファイルが表示されない場合には、ダイアログボックス右下で［すべてのファイル］を選択すると表示されます。
住所録ファイルを指定すると、先程のダイアログボックスに戻ってきます。
［住所録ファイル名］に指定した住所録ファイルの保存先とファイル名が表示されているのが分かります。
また、宛名の敬称も選択しておきます。
［次へ］ボタンをクリックします。
これで指定は終わりです！
［完了］ボタンをクリックすると・・・
こんなダイアログボックスが表示されます。
指定したExcelファイルの、どのシートに住所録データがあるのかを指定し、［OK］ボタンをクリックします。
これで宛名面の完成です。
もしここで、宛先の郵便番号や姓名は表示されているのに、住所だけが表示されないなど、一部の項目が表示されていなかったり、その逆に、余計なところに余計なデータが表示されてしまっているなど、トラブルが出てしまっても大丈夫。
後で対処しますので安心してください。
でも今は、下記ではがき宛名印刷の仕組みを知っておくことが何より大切！
思わぬトラブルが起きた方も、起きなかった方も、まずは下記をご覧ください。
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はがき宛名印刷の仕組み
ここまでの操作で宛名面の設定をしてきたわけですが、ここで大切なのは、この宛名面の作成作業は、住所録データ1件1件を流し込むための「型枠」を作った、ということなんです。
印刷を開始することで、Excel側の住所録データが1件分ずつこの型枠に自動的に流し込まれていきます。
この「型枠」という考え方を実感していただくために、［差し込み文書］タブ、［結果のプレビュー］グループの［結果のプレビュー］ボタンをクリックして、OFFにしてみます。
先程まで宛名が表示されていた部分が<<住所_1>>、<<住所_2>>のように表示されます。
「この部分に、指定した住所録ファイルの住所1のデータを持ってきてね〜」といった指定がされているわけです。
この<<住所_1>>、<<住所_2>>といった部分のことを差し込みフィールドと言います。
というわけで、作成した「型枠」にデータが差し込まれるとどんな風になるのかを確認するのが、先程の［結果のプレビュー］ボタン。
このボタンがONの状態で、下の図の右三角のボタンをクリックしていくと、次のデータ、次のデータ・・・とデータが差し込まれた結果を確認することができます。
また、これは余談になりますが、今回の操作では、一番最初にWordを起動して、「まっさらな文書」が表示されている状態で、更に「型枠」を作成しているので、現時点で「まっさらな文書」と「型枠」の2つのウィンドウが画面に出ている状態です。
ちなみに下図は、Windows 7のタスクバーの図です。
Windows Vistaだとこんな感じになっています。
それでは続きの作業を進めていきましょう。
このページの途中でご案内しましたが、宛先の郵便番号や姓名は表示されているのに、住所だけが表示されないなど、一部の項目が表示されていなかったり、その逆に、余計なところに余計なデータが表示されてしまっている、といったトラブルが起きてしまった方は、下記のページで対処法をご説明しています。
特にトラブルが起きなかった方は、次の工程「試し印刷と印刷位置の調整」に進んでいきましょう！
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