はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)

解説記事内の画像はWord 2013のものですが、操作方法は下記のバージョンで同じです。
  • Word 2013, 2010, 2007

はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)」の続きです。
Excelで作った住所録のデータを整えた後は、早速Wordを使って、住所録のデータをはがきに差し込めるように設定していきます。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-01 まずは「はがき宛名印刷」のページにある作業を一通り操作して、左の図のような、宛名印刷をするための「型枠」を作ります。

はがき宛名印刷」のページでは、一通り作業した後、「はがき宛名印刷の試し印刷と印刷位置の調整」や、「はがき宛名印刷の個別対応と印刷」の2つのページに進むとなっていますが、連名を設定したい場合には、これら2つのページに進む前に、このページにある連名の設定の操作を先に終わらせてから、2つのページに進みます。

[差し込み文書]タブ、[結果のプレビュー]グループの、[結果のプレビュー]ボタンをOFFにすると、
はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-02

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-03 「この部分に、指定した住所録ファイルの、このデータを持ってきてね〜」という、差し込みフィールドが表示された状態に切り替わります。

宛名面は、テキストボックスの中に表が挿入され、その表のセル内に差し込みフィールドが設定されているという状態です。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-05 なので、「様」の辺りでクリックすると、その部分の表や、更にその表を収めたテキストボックスを編集するためのハンドルが表示されます。

テキストボックスの高さを変えるためのハンドル(左の図の矢印の部分)にマウスポインタを合わせ、

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-06 ハガキからはみ出ない程度に下方向にドラッグして、テキストボックスの高さを大きくします。
ハンドルにマウスポインタを合わせた時、マウスポインタが左の図のような両矢印の形になってからドラッグするようにしますヨ。
この作業で、今後の作業がやりやすくなります。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-07 今度は、「役職」「姓」「名」の差し込みフィールドを、一旦削除します。
下の図のようなマウスポインタの形で、「役職」「姓」「名」をドラッグでなぞると、範囲選択されます。
はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-04
範囲選択する際、「役職」「姓」「名」それぞれの前後にある<< >>のような括弧も、しっかり選択します。

この状態で[Delete]キーを押せば・・・

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-08 選択した差し込みフィールドを削除することができました!

更に、先程フィールドを削除したばかりのセル内に文字カーソルを置いた状態で、

[表ツール]の[レイアウト]タブ、[結合]グループの、[セルの分割]ボタンをクリックし、
はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-09

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-10 [列数]を「1」、[行数]を「4」に設定し、[OK]ボタンをクリックすると・・・

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-11 文字カーソルを置いておいたセルが、4つに分割されました!

キレイに見せるために・・・

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-11 さて、なぜ1つのセルを、4つにまで小さく分割したのかというと・・・

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-14 それぞれのセルの中に、こんな風に差し込みフィールドを設定したいからなんです!

(1) 氏名の前の空間
(2) 「姓」(苗字)
(3) 「姓」と「名」の間の空間
(4) 「名」(下の名前)と「連名」

というわけで、それぞれのセルに、各フィールドのデータがきれいに収まるように、セルの高さを調整していきます。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-12 セルの高さを変える時のポイントは、高さを変えたいセルの下側境界線にマウスポインタを合わせること。

まず1つめのセルの高さを変えます。
1つ目のセルの、下側境界線にマウスポインタを合わせ、マウスポインタの形が左の図のような形に変わったら、上下どちらかの方向にドラッグします。

1つ目のセルは、宛名をちょっと下げた位置に見せるための空間部分ですから、今ほど高さは必要ありませんので、上方向にドラッグし、狭めておきます。

ちなみに、この高さの調整は、後からいくらでも変えられますので、とりあえずの目分量で構いません

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-13 今度は2つ目のセル。
2つ目のセルは、「姓」を入れるセルですから、「佐々木」さんや「長谷部」さんなど、3文字の苗字でも大丈夫なくらいの大きさは欲しいです。

というわけで、2つ目のセルの下側境界線にマウスポインタを合わせ、マウスポインタの形が左の図のような形に変わったら、下方向にドラッグし、今より広げておきます。

くどいようですが(笑)、この高さの調整は、後からいくらでも変えられますので、とりあえずの目分量で構いません

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-15 3つ目、4つ目のセルも同様にして高さを調整します。
3つ目のセルは、「姓」と「名」の間の空間ですから、狭くて大丈夫。
4つ目のセルは、「名」(下の名前)と「連名」が入りますから、やはり3文字の名前が入っても大丈夫な位の大きさは確保しておきます。

これで、それぞれの差し込みフィールドを入れるセルができました!

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-14 さて、4つ目のセルは、「名」(下の名前)と「連名」が2行で表示されるようにしたいです。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-18 なので、4つ目のセルのところでクリックし、文字カーソルを置いたら、[Enter]キーを押すと、

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-19 改行されて、2行にすることができました!

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-14 4つ目のセルの下にある、「様」のセルも、2行に渡って「様」が必要です。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-20 「様」の後ろでクリックし、文字カーソルを置いたら、先程と同じように[Enter]キーで改行して、

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-21 2行にしておきます。

差し込みフィールドの再配置

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-22 差し込みフィールドを入れる位置を整えたので、早速、差し込みフィールドを挿入してきます。
2つ目のセルに文字カーソルを置いて、

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-24 [差し込み文書]タブ、[文章入力とフィールドの挿入]グループの、[差し込みフィールドの挿入]ボタンの、[▼]ボタンをクリックします。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-25 一覧が表示されるので、「姓」をクリックで選択します。

ちなみに今回の操作では、Excelで作成した住所録側で、「姓」と「名」が別々のセルに入力されていないと設定できません。
「氏名」や「姓名」として、1つのセルに苗字と名前を入力している場合には、この後の操作もできませんので、まずはExcelの「区切り位置でデータを分割」を参考に、Excelで作成した住所録のデータを整備してみてください。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-26 「姓」フィールドが挿入されました!

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-27 同様にして、4つ目のセルの1行目に文字カーソルを置き、

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-25 [差し込みフィールドの挿入]ボタンの[▼]をクリックし、一覧から「名」をクリックで選択します。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-28 「名」フィールドが挿入されました!

更に、同じセルの2行目に文字カーソルを置き、

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-25 [差し込みフィールドの挿入]ボタンの一覧から、「連名」をクリックで選択します。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-29 「連名」フィールドが挿入されました!

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-30 ちなみに、フィールドを挿入した後、挿入したフィールドの名前が全て見えず、左の図のように一部の名前しか見えていなくても、何の問題もありません!
スペースが狭くて、全て見えないだけですから、全く気にせず、先に進んでください。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-31 最後に、「様」の隣の行に文字カーソルを置き、

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-25 [差し込みフィールドの挿入]ボタンの一覧から、「連名の敬称」をクリックで選択します。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-42 毎度くどくてホントにすみません(笑)。
フィールドを挿入した後、挿入したフィールドの名前が全て見えず、左の図のように一部の名前しか見えていなくても、何の問題もありません!
スペースが狭くて、全て見えないだけですから、全く気にせず、先に進んでください。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-32 さぁ、これで必要なフィールドを設定することができました!

確認と調整

設定が終わったので、実際の印刷はどんな感じになるのか、画面で確認してみます。
[差し込み文書]タブ、[結果のプレビュー]グループの、[結果のプレビュー]ボタンをONにします。
はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-33

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-34 いい感じに表示されているといいのですが、必ずしもそうとは限りません(笑)。

先程ONにした[結果のプレビュー]ボタンの近くにある、[次のレコード]ボタンをクリックしながら、各データがどんな風に表示されるのか確認していきます。
はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-35

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-36 例えば、「佐々木 蔵之新さん」、「希さん」ご夫妻のお名前が、こんな風に表示されるべきなのに、

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-37 スペースが狭くて、「蔵之新」が1行に収まらず、折り返って2行に表示されてしまっていたとします。
そのおかげで、「希さん」のお名前も見えなくなってしまっています。

でも慌てる必要はありません!
スペースが狭くて起きていることですから、スペースを広げればいいだけです!

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-39 このページの最初の段階で、それぞれのセルの高さの調整をしていました。
あの時と同じことをすればいいだけです!
高さを変更したいセルの、下側境界線にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが左の図のような形になったら、上下どちらかの方向にドラッグします。
今回は「蔵之新」が1行に収まるようになるまで、下方向にドラッグします。

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-40 このような感じで、それぞれのセルの高さを調整して、見栄えを整えれば完成です!

連名があるデータは、もちろん綺麗に表示されていますし、

はがき宛名印刷で連名を設定(その2:Wordで設定編)の操作画像-41 連名の無いデータも、きちんと綺麗に表示されます。
今回、住所録側に「連名の敬称」欄を設け、連名の無いデータには、「様」を入力しなかったわけですが、それは、このような連名の無いデータの時に、余計な「様」が表示されないようにするためだったわけです。

さぁ、これで連名の設定は終了です!
次は、はがき宛名印刷の試し印刷と印刷位置の調整に入ります。

スポンサーリンク