はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)

この特集では、下記のバージョンのWordとExcelを使用した操作方法をご紹介しています。
  • Word 2013, 2010, 2007
  • Excel 2013, 2010, 2007

はがき宛名印刷」のページでは、Excelで作成した住所録のデータを、はがきの宛名面に差し込む方法をご紹介しています!
このページでは、その際に、連名も一緒に差し込まれるようにする方法をご紹介します。

連名の設定は、

1. Excelでの、住所録のデータ整備
2. Wordでの、はがき宛名印刷ウィザード終了後の設定

と、大きく2つのステップに分かれます。
このページでは、1番目のステップ、Excelで作成した住所録のデータを整備していきます。

住所録の整備

まず、Excelで作成した住所録内に、1列挿入し、その列の項目名のセルに「連名」といった、項目名を入力します。(項目名は適当なので、もちろん他の名前でもOKです)
更に地道に、連名のデータを入力していきます。
(最初から連名を入力してあるもん♪という方は、次に進んでください)
はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-01

更にもう1列挿入し、項目名を「連名の敬称」とします。
(項目名は適当なので、もちろん他の名前でもOKです)
なぜ、連名の分だけ、敬称の欄が必要なのかは、その2の最後まで操作していただければ、自然と把握できると思いますので、今は先に進みましょう!(笑)
はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-02

さて、ここから、「連名」欄に名前が入力されているデータにだけ、「連名の敬称」欄に「様」と入力していきます。
1件1件、いちいち「様」と入力していってもいいのですが、ただ辛いだけなので(笑)、便利な方法を2種類ご紹介します!
どちらかお好きな方で操作してみてください。

IF関数を使う方法

「連名の敬称」欄は、

「連名」欄に名前が入力されていなければ(空欄だったら)
空欄
そうじゃなければ「様」が表示されるように

としたいわけですから、そうです!おなじみのIF関数です!

はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-15 「連名の敬称」欄の先頭のセルを選択し、

「連名」欄が空欄だったら
空欄
そうじゃなければ「様」

という設定をします。

はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-05 この意味がさっぱり分からない!という方は、まずは焦らず、本家 Be Cool Usersの「IF関数 完璧マスター!」をご覧ください。

はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-03 この時、住所録をテーブルに変換している方は、ちょっとだけコツが必要です。

数式を設定している際に、セル番地を指定しようとセルをクリックで選択すると、左の図のようにセル番地ではなく、クリックしたセルの項目名のようなものが表示されます。

これは、「構造化参照」という、テーブルの便利な機能の一つです。
構造化参照についての説明は、先に進みたいので(笑)ここでは省きます。

はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-04 構造化参照でも設定できるのですが、とりあえず今回は、おなじみのセル番地を使った方法でご紹介したいので、セル番地の指定の際、セルをクリックで選択する方法をとらず、「E2」のように、セル番地を示す文字を、直接キーボードで入力します。

数式を設定したら、あとはオートフィルで残りのセルにも数式をコピーすればいいのですが、住所録をテーブルに変換している場合は、いちいちオートフィルしなくても、先頭のセルに数式を設定しただけで、自動で残りのセルにも数式が設定されます。
はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-06

さて、これでExcelでの、住所録のデータ整備は完了です!
次は「その2:Wordで設定編」に進みます!

手っ取り早く入力する方法

「連名」欄に名前が入力されているデータにだけ、「連名の敬称」欄に「様」と入力したいわけですが、関数は苦手で・・・という方には、直接入力する方法をご紹介します。
「1つずつセルに入力していきましょう」なんてことは言いません!(笑)
この方法なら、件数が多くても比較的楽に入力できますヨ。

住所録の作り方をご紹介している「エクセルで住所録作成」の、「STEP 1」で、住所録をテーブルに変換しています。
テーブルに変換すると、住所録の項目行に[▼]が付き、データの抽出が簡単にできるようになります。
まず、[連名]の[▼]をクリックすると、
(「連名」です。[連名の敬称]ではないですヨ)
はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-07

はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-08 [連名]のデータの一覧が表示されます。
その一覧の一番下にある[空白セル]のチェックを外すと、[連名]の欄が空白になっているデータは表示しなくていいですよ〜という指定になるので、[OK]ボタンをクリックします。

はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-09 [連名]欄が空白のデータは表示されないので、[連名]欄にに名前が入力されているデータだけが表示された状態になりました。
(注目するのは[連名]欄です、[連名の敬称]欄ではないですヨ。[連名の敬称]欄はまだ入力していませんから今は空欄ですヨ。)

さてデータが抽出されたので、入力作業に入ります。
[連名の敬称]欄を範囲選択し、
(今度は[連名の敬称]欄です。)

はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-10 範囲選択した状態のまま「さま」と入力し、「様」に変換します。

はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-11 [Enter]キーを1回押すと、まずは「もう変換しませんよ」という合図を送ったことになります。
さっきまで文字の下にあった下線が消えているのが、合図をちゃんと送れた合図です。

さて、ここからは感動が味わえなくなるとガッカリなので、「さぁ!操作をどうぞ!」まで、操作せずにお読みください!(笑)

今はまだ、セル内で文字カーソルが点滅しているので、「まだこのセルに入力しますよ」という状態です。
「もうこのセルには入力しませんよ」の合図となる、2回目の[Enter]キーを押したいわけですが、この時!

はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-12 [Ctrl]キーを押したまま[Enter]キーを押すと・・・
さぁ!操作をどうぞ!
範囲選択していたセルすべてに、同じ文字を入力することができました!
超簡単〜♪

はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-13 今は[連名]欄に名前が入力されているデータだけしか表示されていないので、抽出するまでは[▼]だった[連名]のボタンをクリックします。
([連名の敬称]ではなく、[連名]のボタンですヨ。)

[すべて選択]にクリックでチェックを付け、[OK]ボタンをクリックすると、

すべてのデータが表示され、[連名]欄に名前が入力されているデータにだけ、「様」が入力されたことが分かります!
はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-14

「姓」と「名」に分ける

住所録の作り方をご紹介している「エクセルで住所録作成」では、「氏名」の欄以外に、それぞれを別に表示する、「姓」「名」の欄も設けています。
今回ご紹介する連名の設定に関する操作では、「姓」と「名」が別々のセルに入力されていないと設定することができません。
「氏名」として、1つのセルに苗字と名前を入力している欄しかない場合には、この後の操作もできませんので、まずは「区切り位置でデータを分割」を参考に、データを整備してみてください。
「姓」と「名」に分かれているけれど、「氏名」という風に一緒になってはいないという逆のパターンの場合は、そのままでOKです。
はがき宛名印刷で連名を設定(その1:住所録編)の操作画像-16

さて、これでExcelでの、住所録のデータ整備は完了です!
次は「その2:Wordで設定編」に進みます!

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