今回作成した会社名・役職付き住所録は、横に長〜いのが特徴。
そこで最後のSTEP 4では、この横に長い住所録をうまく印刷するテクニックをご紹介します！
このページは、「会社名」や「役職」欄のある住所録の作り方のSTEP 4です。
下記の赤いボタンをクリックすると、目次ページからご覧いただけます。
また、「会社名」や「役職」欄は不要という方は、「エクセルで住所録作成（改訂版）」をご覧ください。
今は全列が表示されてる？
これから、印刷が不要な列を非表示にしていくのですが、その前に、既に非表示になっている列があると、この列は表示したままにしたいけど、この列は非表示にしたい、という判断が混乱するので、まずは全列を表示しておくことにしましょう。
「STEP 3から続けて操作しているので、この住所録の印刷は初めて」、または「非表示になっている列は絶対にない」と分かっている方は、この操作はいらないので、次の章「印刷不要の列を非表示に」に進んでください。
列の再表示の基本的な操作では、非表示になっている列の、前後の列を範囲選択することから始まりますが、今回はたくさんの列を非表示にしていることを想定して、その前後の列をいちいち範囲選択せずとも、もっと手っ取り早い方法で再表示します。
列番号の左、行番号の上にある、図の部分をクリックすると、
このシートのすべてのセルを選択することができます。
つまり、このシートの全列・全行を選択したのと同じ状態になります。
全列を選択したのと同じ状態になったので、列番号のところならどこでもいいので右クリックします。
右クリックする時は、先程のすべてのセルを選択した箇所ではなく、列番号のところで右クリックしないと、次の図のような、「列」に対する操作のメニューが表示されないので注意です。
［再表示］をクリックします。
印刷不要の列を非表示に
それでは、印刷する目的に合わせて、印刷する必要のない列を非表示にしていきましょう。
まずは以下に例を挙げますので、例を参考にしながら、自分が非表示にする列を決めてください。
今回作成した住所録は、「会社種別」「種別前後」「社名のみ」のデータを、まとめて「会社名」として表示されるようにしているので、
会社の名前を印刷したければ、「会社名」だけでOK。
住所に関しては、「住所A」と「住所B」をくっつけて表示したものが
「住所1」なので、
住所を印刷したければ、「住所1」と、その続きが入力されている「住所2」を印刷するという方法でもいいですし、
「住所A」「住所B」と、
「住所2」を印刷するという方法でもいいです。
【例 1】電話番号リスト
電話をかけるときに見るためのものなので、会社名と部署、個人の名前と役職、そして電話番号が印刷されればいいという、印刷したい項目が少なめのケース。
印刷したい項目が少ないため、逆に印刷されないよう非表示にする列は必然的に多くなります。
非表示にする列：
「会社種別」「種別前後」「社名のみ」「社名カナ」「フリガナ」「姓」「名」「郵便番号」「住所A」「住所B」「住所1」「住所2」「役職文字数」
【例 2】住所＆電話番号リスト
会社名や部署、個人の名前と役職はもちろん、住所も電話番号も印刷したいという、印刷したい項目が多めのケース。
印刷したい項目が多いため、逆に印刷されないよう非表示にする列は必然的に少なくなります。
非表示にする列：
「会社種別」「種別前後」「社名のみ」「社名カナ」「フリガナ」「姓」「名」「住所A」「住所B」「役職文字数」
非表示にする列を決めたら、その列を選択します。
今回の選択は、ワークシートの列の選択。
テーブルの列の選択ではないので注意です。
非表示にする列を選択したら、選択した列の列番号のところで右クリック、
［非表示］をクリックすれば、
列を非表示にできます。
上記の方法で印刷したくない列を非表示にし、印刷したい列だけが表示されている状態になったら、早速、印刷の設定に入ります。
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印刷で使うプリンタを選ぶ
【プリンターが1台のみの方】
お使いのパソコンに設定してあるプリンターが、1台のみの方は、この章は飛ばして、次の「共通の印刷設定」の章をご覧ください。
【プリンターが2台以上ある方】
お使いのパソコンに、2台以上のプリンターが設定してある方は、各プリンターによって、印刷できる用紙サイズや、最小限必要な余白が異なるため、どのプリンターで印刷するのかを最初に選択しておきましょう。
［ファイル］タブをクリックします。
画面左側の［印刷］をクリックすると、その右側で、どのプリンターを使うかを選択できるので、［▼］をクリックして自分が使いたいプリンターを選択します。
【Excel 2016・2013】
画面左上の［←］をクリックして、元の画面に戻ります。
【Excel 2010】
［ファイル］タブ以外のタブをクリックして、元の画面に戻ります。
共通の印刷設定
それでは、どのサイズの用紙に、どれ位の余白で印刷したいのかという、ページ設定を行っていきます。
この部分の設定は、印刷したい項目が少なめ、多め、どちらの場合でも共通の設定です。
［ページレイアウト］タブ、［ページ設定］グループの、ダイアログボックス起動ツールをクリックします。
図のような、超小っちゃいボタンです。
表示されたダイアログボックスで、まずは［ページ］タブから設定していくことにしましょう。
［用紙サイズ］で、どのサイズの用紙に印刷したいのかを選択します。
今回作成した住所録は、横に長いので、もしA3サイズにも印刷できるプリンタをお持ちなら、［A3］を選択するのがおすすめです。
もちろん、A4サイズでもOK。
ただし、A4サイズの場合は、結構縮小されてしまうので、そこは妥協が必要です。
また、住所録は横に長いので、用紙も横に使って印刷すべく、［印刷の向き］で［横］を選択します。
続いて［余白］タブで余白を設定します。
余白に設定する数字はお好みですが、今回は、横に長い住所録を、用紙に収まるよう縮小して印刷するので、［左］と［右］の余白を少なめに設定すると、縮小が少なくて済みます。
更に、［ヘッダー／フッター］タブで、お好みのヘッダー、フッターを設定します。
今回はフッターに、ページ数と総ページ数が表示されるように設定してみました。
さて、データの件数が多いと、複数ページに印刷されますが、その際、項目行である1行目が全ページに印刷されるようにしたいところ。
そこで、［シート］タブに切り替え、印刷したどのページにも、住所録1行目にある項目行が印刷されるように設定します。
［タイトル行］欄でクリックして文字カーソルを入れたら、
図のように、1行目の行番号をクリックして、1行目を選択します。
どのページにも1行目が印刷されるよう、設定できました。
「$1：$1」は、「1行目から1行目まで」、つまり1行目を指定していますよという意味です。
これで共通の設定は終わりなので、ダイアログボックス右下の［OK］ボタンをクリックします。
次の章以降は、どのように印刷したいかで設定が異なります。
ご自分に合った印刷の設定に、下記のリンクからお進みください。
- 表の横幅が用紙をまたがないような印刷設定にする
（印刷したい列が少ない場合におすすめ） → このまま次の章に進んでください。 - 表の横幅が用紙をまたいで印刷されてもOKという設定にする
（印刷したい列が多い場合）
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表の横幅が用紙をまたがないような印刷設定にする
今回作成した住所録は、横に長いので、同じ会社・同じ人のデータが用紙をまたいで印刷されてしまいます。
そこで、縮小して印刷することで、表の横幅が用紙をまたがないように設定していきます。
縮小率が少なくて済むよう、印刷する項目が比較的少なめのケースで有効な設定です。
［ページレイアウト］タブ、［ページ設定］グループの、ダイアログボックス起動ツールをクリックします。
図のような、超小っちゃいボタンです。
表示されたダイアログボックスの［ページ］タブ、［拡大縮小印刷］で［次のページ数に合わせて印刷］を選択し、［横］を「1」に設定します。
更に［縦］に予め入力されていた数字を消し、［縦］欄を空欄にします。
縮小印刷の設定が、どうしてこうなるか分からない方は、是非「縮小印刷の％をエクセルに決めてもらう」をご覧ください。
これで設定は完了！
ダイアログボックス右下の［印刷プレビュー］ボタンをクリックすると、
どのように印刷されるかを画面で確認できます。
データの件数が少ない方は1ページに収まりますが、データの件数が多い方は複数ページの印刷となるはず。
次のページを確認するには、画面の最下部にあるボタンを使います。
画面最下部にある右三角のボタンを押して、次のページがどんな感じで印刷されるかをさらっと確認してみます。
このまま印刷したい方は、画面左上の［印刷］ボタンをクリックします。
印刷プレビューの確認だけで、まだ印刷はしないよという方は、通常の編集画面に戻りましょう。
【Excel 2016・2013】
画面左上の矢印をクリックします。
【Excel 2010】
［ファイル］タブ以外のタブをクリックします。
これで操作は終わりですが、今後、データを追加したり、別の設定で印刷をするときのために、非表示にしていた列を再表示しておくと、次回操作するときに戸惑わずに済みます。
このページの最初でご紹介した全列を手っ取り早く再表示する操作をしておくのがおすすめです。
さぁ、これで住所録の完成です！
この住所録は、Wordの宛名ラベルの印刷や、はがき宛名印刷、そして文書への差し込み印刷にも活用できます！
どんどん使い倒してください！
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表が横に長すぎるので、表の横幅が用紙をまたいで印刷されてもOKという設定にする
印刷したい列が多いと、表が横に長すぎて、前の章の、表の横幅が用紙をまたがないような印刷設定だと、縮小され過ぎて文字がほとんど読めません。
そんな時には、同じ会社・同じ人のデータが用紙をまたいで印刷されてもOKという設定にします。
次の操作で、横に長い表の、前半の列（表の左側）を使いますので、操作の前に左端までスクロールしておきましょう。
それでは操作を始めます！
まず、前の章のような、縮小印刷の設定が残っていると、この後の操作がうまくいかないので、まずはとりあえずの処置として、印刷倍率を「100%」にしておきましょう。
［ページレイアウト］タブ、［ページ設定］グループの、ダイアログボックス起動ツールをクリックします。
図のような、超小っちゃいボタンです。
表示されたダイアログボックスの［ページ］タブ、［拡大縮小印刷］の［拡大／縮小］を選択し、「100%」に設定します。
設定はまだ続きますので、ダイアログボックスはそのままにしておいてください。
今回は、表の横幅が長いため、同じ会社・同じ人のデータが用紙をまたいで印刷されることになります。
そこで、用紙をまたいでも、どの会社のデータなのかが分かるよう、またいだ用紙にも「No」や「会社名」の列が表示されるように設定します。
［シート］タブの、［タイトル列］欄でクリックして文字カーソルを入れたら、
図のように、A列からF列までの列番号をドラッグして、
A列からF列までを選択します。
またいだ用紙にもA列からF列までが印刷されるよう、設定できました。
「$A：$F」は、「A列からF列まで」という意味ですが、
今回の例ではB列からE列を非表示にしているため、実際のところ用紙をまたいだときに印刷される列は、A列とF列の2列のみになります。
更に同じく［シート］タブで、［ページの方向］が［左から右］のままだと、表の左側だけを全件分印刷してから、表の右側を印刷してくださいね、という意味なので、
最初に表の前半の列だけを全件分印刷し、表の後半の列はその後で印刷されるため、同じ会社・同じ人のページが、表の前半、後半とで離れてしまいます。
これを、同じ会社・同じ人のデータが用紙をまたいだ時、続きのページとして印刷されるようにするため、
表の上側を全部印刷してから、表の下側を印刷してくださいね、という設定で、［ページの方向］を［上から下］に変更します。
ダイアログボックス右下の［OK］ボタンをクリックします。
続いて、表の横幅が用紙をまたぐとき、キリのいいところでまたぐよう、改ページ位置を調整します。
［表示］タブ、［ブックの表示］グループの、［改ページプレビュー］ボタンをクリックします。
【Excel 2010】
このようなダイアログボックスが表示された場合には、［OK］ボタンをクリックします。
画面の表示が変わり、青い点線や実線が表示されます。
これらの線のところでページが変わるよ、という意味です。
印刷したい列や、データの件数が多ければ、その分ページ数は多くなりますので、住所録の状態によって線の種類（点線 or 直線）や、線の本数、線の位置は異なります。
図と同じになってない！と焦ることはありません。
これから、この青い線を動かして、ページが変わる位置（改ページ位置）を調整します。
そして、その調整どおりに印刷されるよう、Excelさんは印刷の縮小率を自動で決めてくれます。
今はどれ位の縮小率なのか見ながら操作するため、［ページレイアウト］タブ、［拡大縮小印刷］グループの［拡大／縮小］を見ながら、これからの操作をしていくことにしましょう。
あくまでも、ここを見ながら他の操作をするだけなので、今の時点ではこの［拡大／縮小］を直接操作することはしません。
それでは、表の横幅が用紙をまたぐとき、キリのいいところでまたぐよう、改ページ位置を調整します。
「1ページ」の右側の点線にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが両矢印の形になったら、左右のどちらかにドラッグし、1ページ目をどの列まで入れたいかを決めます。
例えば、この線を右にドラッグし、
1ページ目に「氏名」の列までが収まるように設定する、といったことができます。
これはあくまでも一例ですので、必ず「氏名」の列までというのではなく、自分の好きな位置でページが変わればそれでOKです。
この例では、表の横幅が2ページにまたぐよう設定していますが、印刷する列が多ければ、表の横幅がかなりあるため、3ページにまたぐことになるかもしれません。
表の横幅がかなりあるのですから、それは仕方がありません。
もし、表の横幅が2ページに収まるようにしたいのに、3ページ目にはみ出してしまっている、という時には、2ページ目のページの境を動かしましょう。
「2ページ」の右側の点線にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが両矢印の形になったら、右にドラッグして、
最後の列まで2ページ目に収まるようにします。
指定した位置でページが変わって印刷されるよう、Excelさんが自動的に印刷時の縮小率を決めてくれました。
もし改ページ位置を調整しているうちに、ページが飛び番になってしまうことがあっても、慌てることはありません。
Excelさんの機嫌がたまたま悪いかも、程度に思って、ちょっとだけ操作をすればOKです。
表の一番右端にある青い線にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが両矢印の形になったら右にドラッグすると、
印刷する範囲が広がり、余計なページができます。
もう一度、表の一番右端にある青い線にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが両矢印の形になったら左にドラッグして、青い線を元の位置に動かすと、
飛び番だったページも、連番の状態に治ります。
表の横幅を何ページにまたがるようにするかの設定が終わったら、最後に縮小率の微調整をします。
改ページプレビューで改ページ位置を操作したことで、指定した列が、指定したページに収まるよう、Excelさんは自動的に縮小率を変更してくれます。
［ページレイアウト］タブ、［拡大縮小印刷］グループの［拡大／縮小］に現在の印刷倍率が表示されます。
当然ですが、ここまで操作してきた設定によって、倍率はそれぞれに異なりますので、図と同じ倍率じゃない！と焦る必要はありません。
さて、このExcelさんが決めてくれた倍率、実はちょっと小さめの時があるんです。
倍率は大きい方が読みやすいので、少しでも大きく印刷できるのならそうしたいもの。
そこで、試しに［▲］を押すと、
5%単位で1段階 倍率が上がります。
先ほど、表の横幅を何ページに収めるのか、改ページプレビューで設定しましたが、表の横幅を2ページに収まるようにした人は2ページに、3ページに収まるようにした人は3ページに収まっているようなら、その倍率まで上げても大丈夫。
更に［▲］を押していって、5%ずつ倍率を上げていって、
それでもまだ表の横幅が当初のページ内に収まっているようなら、その倍率で大丈夫ですし、余計なページが増えて、はみ出してしまったら、
［▼］を押すか、倍率の数字を直接入力して、表の横幅が当初のページ内に収まっていた倍率に戻しておきます。
そして［▲］［▼］では5%ずつしか倍率を調整できないので、もう少し細かく調整したい方は、倍率の数字のところでクリックすると、直接数字が入力できるようになるので、先ほど［▲］［▼］で確認した、ページ内に収まる倍率の範囲内で、1%単位で数字を入力します。
例えば、表の横幅が2ページに収まるようにしたくて、65%では表の横幅が2ページに収まるけど、70%でははみ出てしまうのであれば、65%以上70%未満の間で設定してみます。
この時、「%」の単位は入力しなくてOK。
そして、数字を入力後、このボックス内で文字カーソルが点滅していると、まだ入力を続けますよという状態で、いつまで経っても倍率は変わりませんので、数字を入力したら、［Enter］キーで入力を確定することをお忘れなく。
1%単位の微調整でも、表の横幅が当初のページ内に収まるように調整します。
さぁ、これで改ページ関係の操作は終わりですので、通常の画面表示に戻しておきましょう。
［表示］タブ、［ブックの表示］グループの、［標準］ボタンをクリックすると、
改ページ位置が青い線で表された改ページプレビューから、通常の表示になりました！
さぁ、どんな風に印刷されるのか確認してみましょう。
［ファイル］タブをクリックし、
切り替わった画面の左側で［印刷］をクリックし、
どのように印刷されるかを画面で確認します。
次のページを確認するには、画面の最下部にあるボタンを使います。
画面の最下部にある、右三角のボタンを押して、次のページや、そのまた次のページがどんな感じで印刷されるかも、さらっと確認してみます。
このまま印刷したい方は、画面左上の［印刷］ボタンをクリックします。
印刷プレビューの確認だけで、まだ印刷はしないよという方は、通常の編集画面に戻りましょう。
【Excel 2016・2013】
画面左上の矢印をクリックします。
【Excel 2010】
［ファイル］タブ以外のタブをクリックします。
これで操作は終わりですが、今後、データを追加したり、別の設定で印刷をするときのために、非表示にしていた列を再表示しておくと、次回操作するときに戸惑わずに済みます。
このページの最初でご紹介した全列を手っ取り早く再表示する操作をしておくのがおすすめです。
さぁ、これで住所録の完成です！
この住所録は、Wordの宛名ラベルの印刷や、はがき宛名印刷、そして文書への差し込み印刷にも活用できます！
どんどん使い倒してください！
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