フィルターでデータを抽出！
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（auto-filter.xlsx 15.2KB）
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Excelでは、データベース作成のお作法にのっとって、データを貯め込んでさえいれば、そのたくさんのデータの中から、欲しいデータを抽出することが簡単にできてしまいます。
その、抽出機能のことを「フィルター」と言います！
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フィルターの設定
冒頭にも書きましたが、フィルターを使うためには、その大前提として、データベース作成のお作法にのっとって、データを貯めている必要があります。
そうしたお作法にのっとってデータを貯めたら、フィルターをONにするだけで、すぐに抽出ができるようになります。
フィルターをONにする方法は2通りあり、1つ目が、貯めたデータ全体を「テーブル」に変換すること。
テーブルに変換することで、自動的にフィルターもONになります。
Excelで大量のデータを扱うためには、もはやテーブルなくして語れないほどの超便利機能で、「テーブルに変換」と聞くと難しく聞こえますが、操作はいたって簡単です。
テーブルに変換するだけで、フィルター以外にも便利になることが多いので、2通りあるフィルターONの方法のうち、おすすめは断然テーブルです。
テーブルに変換することで、自動的にフィルターがONになり、その証拠に、貯め込んだデータの先頭にある見出し行に［▼］が表示されます。
もし、テーブルが嫌な場合には、2つ目の方法として、フィルターをONにしたいデータがあるセルならどれでもいいので、どれか1つのセルを選択します。
［データ］タブ、［並べ替えとフィルター］グループにある、［フィルター］ボタンをクリックすると、
フィルターがONになり、その証拠に、貯め込んだデータの先頭にある見出し行に［▼］が表示されます。
抽出の基本
それでは早速、抽出してみましょう！
もし、「会員種別」が「特別優待」になっているデータだけを抽出したい、という場合には、見出し「会員種別」の［▼］をクリックすると、
一覧が表示されます。
ここに表示されるのは、「会員種別」欄に入力されているすべてのデータの種類。
たくさんのデータが入力されていますが、「会員種別」欄には3種類のデータしか入力されていない、ということです。
「特別優待」のデータだけを抽出したいので、「特別優待」にだけチェックが付いた状態にすれば抽出できるのですが、現在はすべての項目にチェックが付いているので、1つ1つチェックを外していくのは面倒。
そこで、（すべて選択）のチェックを外すと、一旦、すべてのチェックが外れるので、
改めて「特別優待」にだけチェックを付ければ簡単です。
（すべて選択のところのチェック欄が黒くなったのは、すべて選択されてはいないけれど、一部が選択されていますよ、という意味です。）
［OK］ボタンをクリックすると、
たくさんあるデータの中から、「会員種別」が「特別優待」になっているデータだけを抽出することができました！
抽出されている証拠に、行番号が青く変わり、飛び番になっていることが分かります。
これは、該当しないデータは無くなったのではなく、隠れているだけですよ、という合図です。
そして、「会員種別」でフィルターをかけていますよ、という意味で、「会員種別」の［▼］がフィルターのマーク付きに変わっています。
複数の項目で抽出
「会員種別」が「特別優待」になっているデータの中から、なおかつ「性別」が「男」のデータだけに絞り込みたいなら、既に「会員種別」では抽出がかかっているので、このままの状態で、更に、見出し「性別」の［▼］をクリックし、
「男」だけにチェックが付いた状態にします。
「性別」欄には2種類のデータしか入力されていないので、先ほどのように（すべて選択）のチェックを外してから「男」だけにチェックを付けてもいいですし、「女」のチェックを外すだけでもいいです。
（また、すべて選択のところのチェック欄が黒くなったのは、すべて選択されてはいないけれど、一部が選択されていますよ、という意味です。）
［OK］ボタンをクリックすると、
「会員種別」が「特別優待」になっているデータしか表示されていない状態で、さらに性別で絞り込みをかけたので、「会員種別」が「特別優待」で、なおかつ「性別」が「男」になっているデータだけを抽出することができました！
「会員種別」と「性別」でフィルターをかけたので、これら2つの見出しの［▼］が、フィルターのマーク付きに変わっています。
フィルターをクリアで抽出条件を解除
設定した抽出条件を解除する方法は2通りあります。
1つは、抽出がかかっている見出しは、［▼］がフィルターのマーク付きに変わっています。
このマーク付きの［▼］をクリックして、
［○○からフィルターをクリア］（○○は見出しの名前）をクリックする方法。
これは、クリアしたその項目での抽出条件しか解除しませんので、抽出を解除した見出しは［▼］に戻りますが、他の項目でも絞り込みをかけていれば、その抽出は生きています。
この方法は、抽出条件を1つ1つ解除する方法です。
（練習用データを操作しながらご覧いただいている方は、次の操作のために［元に戻す］ボタンで、フィルターを解除する前の状態に戻っておきます。）
それに対して、「会員種別」と「性別」での絞り込みを一気に解除したい！という場合には、抽出をかけているデータがあるセルならどれでもいいので、どれか1つのセルを選択し、
［データ］タブ、［並べ替えとフィルター］グループにある、［クリア］ボタンをクリックすれば、
一気に解除できます。
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テキストフィルターで抽出条件を指定してみる
東京都、または横浜市にお住まいの方を抽出したい場合、見出し「住所」で抽出をかければいいので、見出し「住所」の［▼］をクリックします。
チェックが付いた一覧は、この列の中に入力されているデータの種類。
「東京都港区品川○丁目X-X」のような「この住所ドンピシャ！」ではなく、
「東京都または横浜市」と、ある程度ざっくりした抽出となるので、そういった場合は［テキストフィルター］を使います。
［テキストフィルター］にマウスポインタを合わせて表示される一覧は、どれをクリックしても、結局同じダイアログボックスが表示されます。
これはどういうことかというと、
［指定の値で始まる］をクリックすれば、
表示されたダイアログボックスの右側が［で始まる］になっていて、
［指定の値を含む］をクリックすれば、
表示されたダイアログボックスの右側が［を含む］になるだけで、もちろんダイアログボックス右側の［▼］をクリックすれば自分で種類を変えられます。
表示されたダイアログボックスで、1つ目の条件を「東京都で始まる」、2つ目の条件を「横浜市を含む」にします。
（「東京都」や「横浜市」の文字は、自分で入力します。）
2つ目の条件で、「を含む」にしたのは、「横浜市で始まる」にしてしまうと、「神奈川県横浜市○○○」といった、「神奈川県」から始まるデータを抽出できないからです。
そして、「東京都または横浜市」なので、「OR」を選択し、［OK］ボタンをクリックすれば、
東京都、または横浜市にお住まいの方を抽出することができました！
ちなみに、「東京都または横浜市」のように条件が2つではなく、「東京都」だけなら、その1つの条件を指定するだけで、「AND」「OR」は気にする必要がありません。
どちらになっていても問題ありません。
練習用データを操作しながらご覧いただいている方は、次の操作のために、この抽出をクリアして、すべてのデータが表示された状態にしておいてください。
さぁ、ここまでで、基本の抽出方法をご紹介してきましたが、日付データの抽出についてもぜひマスターしておきたいところ。
日付抽出の便利機能もありますので、下記の赤いボタンをクリックして、日付データの抽出について見ていきましょう！
（まだこのページには、最後の章として「フィルターの解除」が残っていますが、下記の赤いボタンをクリックして、抽出方法を先にマスターしてしまいましょう！）
フィルターの解除
「フィルターをクリアで抽出条件を解除」の章でご紹介しているのは、あくまでも抽出条件の解除。
抽出で絞り込まれたデータしか表示されていない状態から、設定した条件を解除して、すべてのデータを表示させる方法です。
条件を解除するだけで、フィルターの機能自体はONになったままですので、引き続き［▼］を使って、抽出を行えます。
ですが、もうフィルターは使いませんよ、だから［▼］も不要ですよというのであれば、フィルターという機能自体をOFFにします。
しかし、テーブルの機能の一部としてフィルターを使っていた方は、そもそもフィルター以外にも利点があってデータをテーブルに変換していると思います。
テーブルも、下記の方法でフィルターのみをOFFにすることができますが、後で見たときに「あれ？テーブルなのに何でフィルター使えないの？」という状態にわざわざ好んでする必要はないと管理人は考えています。
テーブルにしているなら、フィルターという機能自体をOFFにする必要はないんじゃないかな、と考えております。
ちょっと話が反れてしまいましたが、フィルターという機能自体をOFFにするには、フィルターが使えるようになっているデータがあるところならどれでも構わないので、どれか1つのセルを選択し、
［データ］タブ、［並べ替えとフィルター］グループにある、［フィルター］ボタンをクリックしてOFFにすれば、
フィルターの機能自体を解除することができました。
その証拠に、見出しにあった［▼］が無くなっています。
もちろん、またフィルターを使いたくなったら、［フィルター］ボタンをONにすれば、いつでも使えます！
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