データベース機能とは

規則正しく整理された、たくさんのデータの集合体のことをデータベースと言います。
そして、そのたくさんのデータの集合体から必要なデータだけをピックアップ(抽出)したり、集計したりする機能がExcelに備わっているのですが、それらの機能をまとめてデータベース機能と呼びます。
データベース機能とはの操作画像1

Excelでデータベース機能を使うためには下記のような「お作法」にのっとってデータが入力されている必要があります。

【お作法 1】
データベースとして使いたい部分と、それ以外の部分との間には1つ以上の空白行・空白列を作っておくこと。

例えば、下の図のA1番地のようなタイトルを入力したい時、データベースとして使いたい部分との境に1行あるので、この場合はOKですが、
データベース機能とはの操作画像2

下の図のように空白行がなく、くっついた状態だと、データベース機能がうまく機能しません。
データベース機能とはの操作画像3

【お作法 2】
データベースとして使いたい部分の先頭行は、必ず項目名にする。

データベースとして使いたい部分の先頭行には項目名を入力します。
データベース機能とはの操作画像4

下の図のように項目名を作らず、先頭行からいきなりデータだけを入力してしまうと、これまたデータベース機能がうまく機能しません。
データベース機能とはの操作画像5

【お作法 3】
1行1件として入力する

1件分のデータを1行になるように入力します。
データベース機能とはの操作画像6

こんな風に1件分のデータが複数行にまたがるように入力してしまうと、これまたデータベース機能がうまく機能しません。
データベース機能とはの操作画像7

範囲の自動認識

データベースはたくさんのデータの集合体ですから、範囲選択する際、おのずと広い範囲を選択しなければならないと思いきや、実はそんなことはありません。
データベースの中のどれか1つのセルを選択した状態で、データベース機能の操作をすれば、Excelはデータベースの範囲を自動で認識してくれます。
データベース機能とはの操作画像8

Excelが範囲を自動認識してくれるのも、お作法にのっとってデータが入力されているからこそなんです。

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