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エクセルで住所録作成【STEP3:使いやすく】
解説記事内の画像はExcel 2010のものですが、操作方法はExcel 2013・2007でも同じです。
Excel 2013, 2010, 2007
STEP3:使いやすく STEP1:項目作り」、「STEP2:入力」の続きです。
STEP3では、ほぼ完成した住所録の使い勝手をグンと良くするべく、最後の工夫を加えます!
五十音順にする
住所録をテーブルに変換したことで、1行目の各項目名には[▼]ボタンが表示されています。
このボタンを使って、簡単に五十音順に並べ替えることができます。

今回はフリガナで五十音順にしてみたいと思いますので、「フリガナ」欄の[▼]をクリックし、[昇順]をクリックすれば、あっという間に五十音順の住所録になりました!

この時、STEP2でご紹介している、余計なテーブル範囲を縮小しておく作業を忘れると、

「フリガナ」で昇順にした瞬間、こんなことになっちゃいますので注意ですヨ。
ウィンドウ枠の固定
データの件数が多いと、下にスクロールした時に、普段は1行目の項目名が見えなくなってしまいますが、テーブルに変換してあるので、テーブル内のどれか1つのセルを選択した状態でスクロールすれば、列番号の部分に項目名が表示されます。


でも、やっぱり項目行である1行目はスクロールしても見えていた方がいいし、横にもスクロールするので、氏名欄であるA列も常に見えていた方がいいといった場合には、ウィンドウ枠の固定を使います。

ウィンドウ枠の固定」でご紹介しているように、固定したい1行目とA列を除いた、一番左上のセルであるB2番地を選択した状態で、
[表示]タブの、[ウィンドウ枠の固定]から、[ウィンドウ枠の固定]をクリックすればOKです。
印刷タイトルの設定

住所録を印刷したい!という方で、データ件数が多く、数ページになる方は、項目行である1行目が全ページに印刷されるよう、

[ページレイアウト]タブの、[印刷タイトル]ボタンで、印刷タイトルを設定します。

もちろん、お好みによって、用紙サイズや印刷の向きなども設定してください。
さぁこれで住所録の完成です!
この住所録はWordの宛名ラベルの差し込み印刷に使ったり、はがき宛名印刷に活用できます!
たっぷり使ってあげてください!
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