エクセルで住所録作成(改訂版)
STEP 3:Excel 住所録管理を便利に

解説記事内の画像はExcel 2016のものですが、操作方法は下記のバージョンで同じです。
  • Excel 2016, 2013, 2010
エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3:Excel 住所録管理を便利に

STEP1:住所録の仕組みづくり」、「STEP2:住所録に入力」に続いて、STEP3では住所録管理を便利に、使いやすくすべく、様々な工夫を加えます。
この工夫でググッと使い勝手が良くなります!

このページは、「エクセルで住所録作成(改訂版)」のSTEP 3です。
下記の赤いボタンをクリックすると、目次ページからご覧いただけます。

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また、以前の住所録作成ページをご覧になりたい方は、「(旧)エクセルで住所録作成」をご覧ください。

いつ見ても入力方法が分かるように

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-01STEP2」までの操作で、はがき・ラベルの宛名印刷や、文書への差し込み印刷にも活用できる住所録として、完成はしていますが、しばらく時が経つと、入力方法を忘れてしまうかも。
そこで、各セルを選択すると、入力のポイントなどがメッセージとして表示されるようにしていきます。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-02 まずは「No」の欄から。
実際のデータが入力されているセルだけを選択したいので、「No」という項目名のセル(図ではA1番地)を除いた、通し番号が入力されているセルすべてを選択します。
この時、入力されている件数が多すぎて、範囲選択が大変な方は、大量のデータを一瞬で範囲選択できちゃう「長〜い範囲も一発選択!」の方法が便利です。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-03 [データ]タブ、[データツール]グループの[データの入力規則]ボタンをクリックします。
この時、ボタンは絵柄の部分と[▼]の部分の、2層構造になっているので、絵柄の方のボタン([▼]じゃない方のボタン)をクリックします。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-57 もし、[データの入力規則]ボタンをクリックして、このメッセージが表示されてしまったら、範囲選択する際に「No」という項目名のセル(今回の例ではA1番地)まで範囲選択してしまっている証拠。
[キャンセル]ボタンをクリックして、もう一度この章を最初からよく読んで操作してください。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-04 話がそれたので本題に戻ります。
先程の[データの入力規則]ボタンをクリックすると、このようなダイアログボックスが表示されます。
[入力時メッセージ]タブの[タイトル]欄と[メッセージ]欄に、好みのメッセージを入力します。
[タイトル]欄には、ポイントを手短に入力した方が、メッセージとしては分かりやすくなります。
今回は図のように入力しました。
[OK]ボタンをクリックします。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-05 この設定をした、いずれかのセルが選択されると、このようにメッセージが表示されます。
[タイトル]欄に設定したメッセージが太字で表示されるので、ポイントとなる言葉を手短に入力して、伝わりやすくしたわけです。


エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-06 続いて「氏名」の欄。
先ほどの操作を、「氏名」の欄でも繰り返して、設定します。
実際のデータが入力されているセルだけを選択したいので、「氏名」という項目名のセル(図ではB1番地)を除いた、氏名が入力されているセルすべてを選択します。
この時、入力されている件数が多すぎて、範囲選択が大変な方は、大量のデータを一瞬で範囲選択できちゃう「長〜い範囲も一発選択!」の方法が便利です。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-03 [データ]タブ、[データツール]グループの[データの入力規則]ボタンをクリックします。
この時、ボタンは絵柄の部分と[▼]の部分の、2層構造になっているので、絵柄の方のボタン([▼]じゃない方のボタン)をクリックします。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-07 [入力時メッセージ]タブの[タイトル]欄と[メッセージ]欄に、好みのメッセージを入力します。
今回は図のように入力しました。
[OK]ボタンをクリックします。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-08 この設定をしたいずれかのセルが選択されると、メッセージが表示されるように設定できました!


エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-09 同様にして、「フリガナ」欄にはこのような設定をします。
もちろん、[タイトル][メッセージ]はお好みで変えてください。


エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-10 メッセージが同じものでいい場合には、そのセルを一緒に選択してしまって構いません。
今回の私の場合は、「姓」の欄、「名」の欄に表示されるメッセージは同じで構わなかったので、一緒に選択しました。
もちろん、実際のデータが入力されているセルだけを選択したいので、「姓」という項目名のセル(図ではD1番地)と、「名」という項目名のセル(図ではE1番地)を除いて選択します。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-11 メッセージはこのように入力しました。


エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-12 「郵便番号」欄にはこのような設定をしました。


エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-13 「住所A」欄にはこのような設定をしました。


エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-14 「住所B」欄にはこのような設定をしました。


エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-12 「住所1」欄にはこのような設定をしました。


エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-16 「住所2」欄は、建物名を入力する欄なので、データが入力されているセルと入力されていないセルがありますが、データの有無に関わらず、「住所2」という項目名のセル(図ではJ1番地)を除いた、住所2の入力欄のセルすべてを選択します。
この時、入力されている件数が多すぎて、範囲選択が大変な方は、他の欄では「長〜い範囲も一発選択!」の方法をおすすめしていましたが、この「住所2」欄は、データが入力されているセルと入力されていないセルがあるため、[Shift]キーを使った範囲選択の方が便利です。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-17 メッセージはこのように設定をしました。


エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-18 「電話番号」欄にはこのような設定をしました。

「見るだけ」「印刷するだけ」の時に不要な列を非表示に

住所録データの追加・修正が頻発しない方は、住所録を「見るだけ」「印刷するだけ」の方が多いと思うので、「見るだけ」「印刷するだけ」の時に「姓」「名」「住所1」の列を非表示にして、住所録を見やすくしておきます。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-19 というわけで、まずは非表示にしたい列を選択します。
非表示にするのは「」なので、「セル」ではなく「」を選択します。
「姓」「名」の列と、

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-20 「住所1」の列を合わせて選択します。
複数箇所の列を、一緒に選択する方法が分からない方は「[Shift]や[Ctrl]キーで行列の選択」をご覧ください。
選択した列の、列番号のところで右クリックします。
右クリックするのは列番号のところ。
セルのところで右クリックしてしまうと、列の操作のためのメニューが表示されないので注意です。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-21 右クリックで表示されたメニューで[非表示]をクリックすると、

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-22 選択した列を非表示にすることができました。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-23 この時、選択していない列まで消えたように感じた方が、中にはいらっしゃるかもしれません。
それは、ウィンドウ枠を固定しているから。
ウィンドウ枠の固定でB列までが常に表示されるようにしている状態で、右側を見るために右にスクロールしていると、B列と後方列との間の、中間の列がそのスクロールで見えなくなっているため、消えたように感じただけです。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-24 左側にスクロールしていけば、見えなくなっていた列を確認することができます。

印刷の設定

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-55 この住所録は横に長いので、表の横幅が用紙をまたいで印刷されないように、設定が必要です。
また、件数が多くて複数ページの印刷となった場合のために、項目行である1行目が全ページに印刷されるように、そして、ページ数も印刷されるように設定していきましょう!

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-25 [ページレイアウト]タブ、[ページ設定]グループの、ダイアログボックス起動ツールをクリックします。
図のような、超小っちゃいボタンです。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-26 表示されたダイアログボックスで、まずは[ページ]タブから設定していくことにしましょう。
今回はA4用紙に印刷することにしたいので、[用紙サイズ]で[A4]を選択します。
また、この住所録は横に長いので、用紙も横に使って印刷すべく、[印刷の向き]で[横]を選択します。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-56 同じく[ページ]タブで設定を続けます。
この住所録は、かなり横に長いので、A4用紙を横に使ったとしても、横幅が収まりきらないです。
そこで、縮小して印刷されるようにしたいわけですが、どれ位の縮小率にすればいいかなんて、自分で考えるのは大変なので、縮小率はExcelさんにお任せします。
[拡大縮小印刷]で[次のページ数に合わせて印刷]を選択し、[横]を「1」に設定します。
更に[縦]に予め入力されていた数字を消し、[縦]欄を空欄にします。
縮小印刷の設定が、どうしてこうなるか分からない方は、是非「縮小率を自動で割り出して印刷」をご覧ください。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-27 続いて[余白]タブで余白を設定します。
余白に設定する数字はお好みですが、今回は、横に長い住所録を縮小して印刷する設定なので、[左]と[右]の余白を少なめに設定すると、縮小が少なく済みます。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-28 [ヘッダー/フッター]タブで、お好みのヘッダー、フッターを設定します。
今回はフッターに、ページ数と総ページ数が表示されるように設定してみました。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-29 [シート]タブで、印刷したどのページにも、住所録1行目にある項目行が印刷されるように設定します。
[タイトル行]欄でクリックして文字カーソルを入れたら、

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-30 図のように、1行目の行番号をクリックして、1行目を選択します。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-31 どのページにも1行目が印刷されるよう、設定できました。
「$1:$1」は、「1行目から1行目まで」、つまり1行目を指定していますよという意味です。

ダイアログボックス右下の[OK]ボタンをクリックすれば、印刷の設定が完了です!

五十音順に並び替える

住所録はやっぱり「あいうえお順」になっていた方が分かりやすい!という方は、並び替えをします。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-32 並び替えをする時には、1行目の各項目に付いている[▼]を使います。
今回は、「フリガナ」で「あいうえお順」にしたいので、「フリガナ」の[▼]をクリックします。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-33 「あいうえお順」にしたいので、[昇順]をクリックします。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-34 一瞬で、「フリガナ」で「あいうえお順」にすることができました!
「フリガナ」の、先程まで[▼]だったボタンが、図のような矢印のボタンに変わっています。
「フリガナ」のボタンが変わっているので、「今現在、「フリガナ」で並べ替えをしていますよ」というお知らせになっているわけです。

入力した順に戻せるのか?

「フリガナ」で「あいうえお順」に並べ替えた後、[元に戻す]が効くうちは、入力したときの順番に戻すことができるわけですが、並べ替えた後、保存して文書を閉じちゃったりすると、当然その時の操作を戻すことができなくなるので、入力したときの順番に戻すことができなくなります。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-35 でも、今回の改訂版の住所録には、入力した順に通し番号を振っておいたので、「No」で並べ替えることで、いつでも入力した順にすることができます。
「No」で並べ替えたいので、「No」の[▼]をクリックし、

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-36 [昇順]をクリックすれば、

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-37 通し番号の若い順に並べ替えることができました!
「No」で並べ替えたので、今度は「No」のところのボタンが、[▼]から矢印のボタンに変わっています!

データを絞り込む

この住所録なら、「住所が東京の人」を探す、なんてことも簡単にできます!

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-38 住所が東京の人を探したい場合、住所の都道府県部分が入力されているのは「住所A」欄ですから、「住所A」の[▼]をクリックします。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-39 データを探すときに使うのが[検索]欄。
この欄に、

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-40 データを探すときのキーワードを入力し、[OK]ボタンをクリックすると、

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-41 そのキーワードに該当したデータに絞り込まれ、「住所A」で絞り込みが行われている合図として、「住所A」のところのボタンが[▼]から「ろうと」のマークに変わっています。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-42 そして、それ以外のデータは、無くなってしまったのではなく、隠れているだけですよ、という合図で、行番号の表示が青くなっています。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-43 すべてのデータを表示させたくなったら、現在は「住所A」で絞り込みが行われているわけですから、「ろうと」のマークに変わっている「住所A」のボタンをクリックします。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-44 現在は絞り込みが行われている状態なので、[すべて選択]の部分が四角く塗りつぶされていますが、気にせずここをクリックすると、チェックを付けることができるので、チェックを付けたら[OK]ボタンをクリックします。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-45 絞り込みが解除され、すべてのデータが表示されたので、「住所A」のところのボタンが「ろうと」のマークから[▼]に戻り、

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-46 行番号の表示も、通常の状態に戻りました。


今度は、氏名に「智」という文字が付く人を探してみます。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-47 人の名前で探したいわけですから、「氏名」の[▼]をクリックし、

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-48 表示されたメニューの[検索]欄に、

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-49 検索のキーワードとなる「智」という文字を入力し、[OK]ボタンをクリックすれば、

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-50 そのキーワードに該当したデータに絞り込まれ、更に「氏名」で絞り込みが行われている合図として、「氏名」のところのボタンが[▼]から「ろうと」のマークに変わりました。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-51 すべてのデータを表示させたくなったら、現在は「氏名」で絞り込みが行われているわけですから、「ろうと」のマークに変わっている「氏名」のボタンをクリックし、[すべて選択]にチェックを付け、[OK]ボタンをクリックします。


このデータの絞り込みの際、特に気を付けたいのが、絞り込んだデータをリセットしてから、別のキーワードで絞り込むのか、それとも、絞り込んだデータの中で、更に絞り込みを行うのか、ということ。

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-52 「住所A」で「東京都」というキーワードで絞り込みを行った後、[すべて選択]で絞り込みの解除を行わずに、そのまま「氏名」の[▼]をクリックすると、

エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-53 それは、絞り込んだデータの中で、更に絞り込みを行う、ということになるので、先程と同じように「氏名」で「智」というキーワードで絞り込みをかけても、「東京都にお住まいで、氏名に「智」という字が付く人」はいないため、「該当なし」と表示されます。
一旦リセットしたいのか、更に絞り込んでいくのかを意識しながら操作していくのがポイントです。


エクセルで住所録作成(改訂版)STEP 3-54 さぁ、これで管理もしやすい住所録の完成です!
この住所録は、Wordの宛名ラベルの印刷や、はがき宛名印刷、そして文書への差し込み印刷にも活用できます!
たっぷり使ってあげてください!

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