【Word 2007】はがき宛名印刷の個別対応と印刷

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Word 2016・2013・2010をお使いの方は「【Word 2016・2013・2010】はがき宛名印刷で本番印刷と個別編集」をご覧ください。

はがき宛名印刷ウィザードで宛名面の「型枠」を作り、試し印刷と印刷位置の調整も終わったら、印刷本番!

もし、「この人の分だけ、住所を2行ではなく1行にまとめたい」といった個別対応をしたい方は、次の「はがき宛名印刷の個別対応」の章にお進みください。
特に個別対応する必要は無いヨという方は、下記の要領で印刷本番です!

[アドイン]タブ、[印刷]ボタンから[すべて印刷]をクリックします。
はがき宛名印刷の個別対応と印刷の操作画像1

はがき宛名印刷の個別対応と印刷の操作画像2 指定した住所録の、すべてのデータ分を印刷したい場合は[すべて]を、現在表示されているデータの分だけを印刷したいなら[現在のレコード]を選択します。

また、例えば4件目から6件目のみ印刷したいという場合には、[最初のレコード]に「4」、[最後のレコード]に「6」と入力すればOKです!

[OK]ボタンをクリックすれば、指定した住所録データを、この「型枠」に1件ずつ差し込みながら印刷してくれます。

はがき宛名印刷の個別対応

「この人の分だけ、住所を2行ではなく1行にまとめたい」といった個別対応をしたい場合、今表示されている「型枠」自体を修正してしまうと、全データ分にその修正が影響してしまうので、「型枠」にデータを流し込み終わって出来上がった文書に、修正を加えていきます。

[アドイン]タブ、[印刷]ボタンから[新規文書へ差し込み]をクリックします。
はがき宛名印刷の個別対応と印刷の操作画像3

[新規文書へ差し込み]することで、下図で指定したデータ分を1枚ずつのハガキとして表示してくれるので、個別の対応ができるわけです。

はがき宛名印刷の個別対応と印刷の操作画像4 指定した住所録の、すべてのデータ分を1枚ずつのハガキとして表示したい場合には[すべて]を、現在表示されているデータの分だけなら[現在のレコード]を選択します。

また、例えば4件目から6件目のみのデータ分を1枚ずつのハガキとして表示したい場合には、[最初のレコード]に「4」、[最後のレコード]に「6」と入力すればOKです!

私の場合は、「4件目から6件目だけ個別対応したい」といった場合でも、その個別対応と印刷が終わって、それ以外のデータ分を印刷する時に、4件目から6件目を除外して印刷指定するのが面倒なので、[すべて]を選択して、すべてのデータ分を1枚ずつのハガキとして表示し、その中から必要なハガキに修正を加えています。

はがき宛名印刷の個別対応と印刷の操作画像5 指定したデータ分を1枚ずつのハガキとして表示することができました!

複数のデータ分を新規文書として差し込みしたのに、1枚しか表示されない!と思っても、スクロールしたり、画面の表示倍率を小さくすれば、ちゃんと指定した分が差し込みされていることが確認できます。

ここで個別対応が必要なハガキに操作を加えます。

はがき宛名印刷の個別対応と印刷の操作画像6 例えば左の図のようなハガキがあったとして、「住所1」と「住所2」のデータがあるわけですが、「住所2」が短すぎるので、「住所1」とくっつけて1行にまとめてしまいたいな〜と思ったとします。
私の場合はこれ位は全然気にならないのですが(笑)、あくまでも操作例として・・・。

はがき宛名印刷の個別対応と印刷の操作画像7 「住所1」の最後にカーソルを置き、[Delete]キーでカーソルの後ろの改行マークを削除すれば・・・

はがき宛名印刷の個別対応と印刷の操作画像8 「住所1」と「住所2」をくっつけて、1行に収めることができました!

はがき宛名印刷の個別対応と印刷の操作画像9 ここまでのように個別に操作を加えていき、終了したら、今表示されているのは「型枠」に流し込み終わった後の普通の文書なわけですから、いつも通り[Office]ボタン、[印刷]から[クイック印刷]で印刷できます!

さて、ここまでのはがき宛名印刷の一連の操作では、一番最初にWordを起動して「まっさらな文書」が表示されている状態で、更に「型枠」を作成し、なおかつ今回ご紹介した「個別対応のための、型枠に流し込み終わった文書」も作成しているので、現時点で「まっさらな文書」と「型枠」、そして「個別対応のための、型枠に流し込み終わった文書」の3つが画面に出ている状態です。
(ちなみに下図は、Windows7のタスクバーの図です。)
はがき宛名印刷の個別対応と印刷の操作画像13

それぞれに付いている名前は、「型枠」が「文書○(○は数字)」、「個別対応のための、型枠に流し込み終わった文書」が「レター△(△は数字)」となっています。
これらを保存するかしないかは完全に好みです(笑)。
型枠を保存しておけば、翌年の年賀状などを作る際に、Excelの住所録に追加で送りたい人のデータを付け足しておくだけでOK。
あとはその「型枠」を開いて、プリンタや新規文書に流し込む作業をすれば、もちろんその時に追加したデータも流し込むことができます。
「個別対応のための、型枠に流し込み終わった文書」は、あくまでも「型枠」に流し込み終わった後の普通の文書なわけですから、Excelの住所録に追加したデータがあっても、それが反映されることはありません。
でも、前の年と同じ人たちにしか年賀状を送らないし、たくさんの箇所に個別対応したから、それを残しておきたい!という時には、「個別対応のための、型枠に流し込み終わった文書」を保存しておくと便利です。
来年も最初から同じ操作をするからいいよ、という場合には、「型枠」も「個別対応のための、型枠に流し込み終わった文書」も保存しなくていいので、保存に関しては完全にお好みです。

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