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今回は第1回目なので、PowerPointでスライドを作り始める前の、「準備」についてお話を伺おうと思うんです。
山田さんは、スライドを作り始める前に下書きはしますか？
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下書きしますね、紙に。
早いのと考えをまとめられるからです。
じゃぁ、下書きは、どういうストーリーで書いているかということになると思うんですが・・・
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そうですね、よく「起承転結」と言いますけど、私なんかは極端に言っちゃえばオチを最初に持ってくるみたいな、「起承転結」の順序が入れ替わるのもアリだと思うんですがどうでしょう？
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僕の経験上、仕事におけるプレゼンのストーリーは
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という枠組みでいけばいいと考えています。
今こういう状況だけど（現状）、こうしたいと思う・こうするべきだと思う、だけどそのためにはこういうハードルがあって（課題）、それを解決するためにはこうですよ、という流れです。
こういう枠組みで話していくと、相手も腹落ちがしやすくなるんですね。
もちろん、それぞれを説明する時も、箇条書きでいくのか、図で説明するのか、選択肢があると思うんですね。補足もあるでしょうし。
だけど大まかな枠組みは先程のような流れです。
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確かにこの流れだと聞く方も納得させられますね。
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プレゼンテーションする側もまとめやすいし、話しやすいんですよ。
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ということは、こういう流れで組み立てようということを頭に入れた上で、紙に下書きをしていくわけですね。
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そうです、そうです。僕のは読めないじゃん！って位、汚いですけどね（笑）
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で、先程の枠組みに沿って、プレゼンの内容を考えていくので、やっぱり紙に手書きする方がやりやすいんです。
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プレゼンする側としては、スライド作りはさっさと終わらせたい、だから下書きしないですぐにPowerPointを起動して作り始めちゃうっていう方も結構多いと思うのですが・・・。
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下書きに時間をかけないと、伝わらないスライドになっちゃいます。
「あれ？何の話？」みたいな、よくわからないスライドに。
例えば1枚のスライドにフローチャートで物事の流れを表現したかったとします。
何をどんな風に説明したいのかはっきりしていないうちにとりあえず図形を4つ描いちゃうとか・・・、そういったことをせずに、相手にちゃんと伝わるように考えながら紙に下書きすればいいですね。
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下書きの段階で、フローチャートを描くなら、この四角にはこういうことを書いて、次の四角にはこういうことを書いて、ここにはこういう矢印を引っ張って・・・と下書きの段階である程度書いてしまった方がいいんでしょうか？
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内容を把握するためにも、書いちゃった方がいいですね。
例えば、PowerPointで資料を作らなければいけない時、その資料作成をオーダーした人、資料を作る人、実際にプレゼンする人、マーケティングや開発の担当者など、その資料作成に携わる人たちが多くいるケースもあります。
そういった場合に、下書きが終わった時点で、その内容が把握できれば、「こういうストーリーでいいですか？」「こういう内容でいいですか？」という擦り合わせができます。
各担当者にも、それぞれの意向があるわけですから、「これについてが入ってないじゃないか」「こういう流れで話を持って行ってもらわないと困る」など、意見が出てくることも多々ありますからね。
更に、こういった意見が出てきた時に、下書きせずに最初からPowerPointで資料を作り始めてしまうと、イチから資料を作り直し！という、大きな時間のロスが出ることにもなってしまいます。
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意見をまとめるため、時間のロスを無くすため、そのためには「下書き」と「擦り合わせ」が大切ということですね。
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そうです、ある担当者は価格の安さをプッシュしてほしい、違う担当者はその商品の付加価値をアピールしてほしいなど、意見がバラバラになってしまうこともあるので、それを下書きしたものを使いながら、どうストーリーを持っていくのか、全体の考えとしてまとめていくわけですね。
更に紙なら、ふと思いついたことを端にちょこっと書きとめておくことができます。
あぁ、こういう新製品のメリットもあるな〜とか、こういうストーリーもいいのではないか、などですね。アイディアを逃さないですね。
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この紙への下書き、擦り合わせが終了したら、あとはすぐにPowerPointでの作成作業に入ってしまっていいですか？
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できれば、PowerPointでの作成作業の前に、更に実際にプレゼンする相手に近い人の意見を聞ければベストです。相手企業の中にいる、気心の知れた人とかですね。
こちらが強調したいことと、客先が求めていることとがズレていると困りますし、客先の求めているものがキチンと折り込まれているのかを確認するわけですね。
プレゼンする側は、客先が「安い」を求めていると思って資料を作ったのに、実は客先は「安さ」ではなく、「使いやすさ」を求めていた。ならば「使いやすさ」にボリュームを置いた資料になるよう構成し直すことができます。
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相手の意向を汲んでいるかどうかということを、この段階で確認するわけですね。
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そうです、現状を分析するということはとても大事で、時間をかけなければいけないところなんです。
はじめにもご紹介した下の図で、
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最初の「現状」の把握がしっかりできず、ズレてしまえば、残り全てもズレてしまい、相手にとって内容の薄い資料になってしまいます。
逆にこの「現状」の把握がしっかりしていれば、とても説得力のある資料になります。
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もしプレゼンする相手に近い人の協力が得られない場合はどうすればいいですか？
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インターネットで情報を探します。しかもなるべくたくさんの情報に触れられるよう努力します。私の場合は、インターネットで検索してヒットしたもの、200件程度には目を通します。
こういう意見や、こういう調査結果がありますよといったことを盛り込んでいけば、客先も「何？何？それ知らないから聞かせて！」といった雰囲気に持っていけます。
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こういう段階を経て、ただ「資料を作る」ではなく、相手にとっていい資料を作っていくわけですね。
今回はどうもありがとうございました！
また次回のインタビューでもよろしくお願いいたします！
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こちらこそ、よろしくお願いします！
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